Fasering is verder nog te beschouwen als het gespreid aanschaffen van appara
tuur en programmatuur. In de eerste fasen zal het automatiseren bestaan uit
het invoeren, verwerken en uitvoeren van de gegevens op papier of micro
fiches, waarmee ze voor raadpleging beschikbaar komen (zogenaamde batch-
verwerking). Voor een dergelijke opzet is weinig apparatuur nodig. De meeste
handelingen, met name verwerking en uitvoer van gegevens, kunnen elders
plaatsvinden, in de meeste gevallen zal dit via batchverwerking kunnen ge
schieden. In een latere fase kan het mogelijk gemaakt worden de ingevoerde
gegevens direkt op te vragen uit het geheugen van de computer. Raadpleging is
dan mogelijk door middel van een beeldscherm in een vraag- en antwoordpro-
ces (interaktief werken).
Te stellen eisen
20 Het systeem moet zo zijn opgebouwd dat het gefaseerd kan worden ingevoerd.
De fasen zouden zó moeten worden gekozen dat de investering per fase door
een gemiddelde archiefdienst kan worden opgebracht.
21 Archiefdiensten moeten het tempo van invoering zelf kunnen bepalen.
22 De fasering moet het ook mogelijk maken dat de individuele archiefdiensten
hun specifieke knelpunten het eerst aan kunnen pakken.
23 Voorbijgaand aan de financiële haalbaarheid op dit moment zal het systeem
het in de laatste fase mogelijk moeten maken dat er een landelijk gekoppeld
net van databanken met historische persoonsgegevens ontstaat, dat on-line
bevraagbaar is.
3-2-8 Overige eisen
24 Het is gewenst om een aantal vrije velden te reserveren om enige speelruimte te
creëren voor speciale toepassingen, te denken valt hierbij aan coderingen, zo
als plaatsnamen en beroepen.
25 Een aantal systeemfaciliteiten (in een later stadium nader te specificeren) zal
een dusdanige gebruikersvriendelijkheid moeten hebben dat in latere fasen di-
rekte raadpleging van het systeem door de gemiddelde bezoeker mogelijk is.
Het gebruiksgemak van de overige faciliteiten zal globaal dusdanig moeten
zijn dat een gemiddelde archiefmedewerker met een korte inwerkperiode
(minder dan vijf dagen) alle routinehandelingen met het systeem kan verrich
ten.
26 Het systeem zal uitgebreide waarborgen moeten bevatten voor bewaren van
eenmaal ingevoerde gegevens (kopieënvervaardiging e.d.).
27 De eis van landelijke koppelbaarheid (hetzij permanent, hetzij incidenteel)
brengt mee dat archiefdiensten in principe geen eigen versies van het systeem
moeten ontwerpen. Er zal een vorm van systeembeheer ingericht moeten wor
den waarmee de uniformiteit van het totale systeem bewaakt wordt.
28 Per archiefdienst zal één persoon de functie van systeembeheerder op zich
moeten nemen.
388
4
Aanbevelingen
In een volgend voorbereidend stadium zal een kosten-baten-analyse gemaakt
moeten worden. Daartoe zal een globaal ontwerp van het systeem vervaardigd
moeten worden. In deze analyse zal ook plaats ingeruimd moeten worden
voor moeilijk op geld waardeerbare grootheden, zoals de verwerking van de
output van het geautomatiseerde aktuele br en de maatschappelijke baten.
Zonder een proefbedrijf zullen de praktische problemen bij systeembouw niet
boven water komen. De projectgroep stelt daarom twee betrekkelijk overzich
telijke projecten voor:
a invoer van het bevolkingsregister van de geannexeerde gemeenten berustende
in het gemeentearchief van 's-Hertogenbosch
veel diverse gegevens per record (alle)
weinig records
b invoer van de toegang op het bevolkingsregister van de gemeente Groningen
tot 1910
weinig gegevens per record (ca. 5)
veel records.
Met deze keuze van twee elkaar aanvullende proefprojecten hoopt de project
groep de meeste praktische problemen zichtbaar te kunnen maken. Bovendien
zijn de projecten relatief beperkt van aard zodat de eerste resultaten op redelij
ke termijn te verwachten zullen zijn. De projectgroep heeft na een eerste
oriëntatie geen verdere pogingen gedaan om een overzicht te krijgen van akti-
viteiten op het gebied van beheer van databanken met historische persoonsge
gevens in het buitenland. Al in een vroeg stadium bleek dat de verwante activi
teiten in het buitenland vooralsnog geen vruchtbaar aanknopingspunt vorm
den voor verdere bestudering. Het zal echter niet uitgesloten moeten worden
dat bij verdergaande systeemontwikkeling profijt getrokken kan worden van
resultaten bij projecten die slechts geringe overeenkomst vertonen met de
automatisering van de historische persoonsgegevens uit de negentiende en
twintigste eeuw.
5
Bijlagen
1 Frequentie van de raadpleging van de historische br- en BS-bestanden
Het als eerste in hoofdstuk 2 genoemde knelpunt, de toename van het gebruik,
doet alle andere knelpunten des te sterker gevoelen. Om een idee te krijgen van
het huidige gebruik is er een poging gedaan om het totale gebruik van dtb-,
br- en BS-bestanden op dit moment te kunnen benaderen. Voor een kosten-
baten-analyse in het vervolg van de werkzaamheden van de projectgroep kun
nen de hieronder gepresenteerde cijfers van nut zijn.
De gemeentelijke archiefdiensten van Amsterdam en Rotterdam (steden
waar ca. 10% van de Nederlandse bevolking woont) tellen tezamen 15.500 ge
nealogische bezoeken per jaar. Alle gemeentelijke archiefdiensten beslaan ca.
389
