■I
gesteld kan worden minimaal is. Impliciet betekent dit ook dat in principe alle
denkbare indices op het bestand moeten kunnen worden vervaardigd.
13 Een beperkt aantal nader te definiëren zoekprocedures moet in de eerste fase
van het systeem standaard aanwezig zijn.
14 Door toekenning van een kenmerk aan elke persoon die deel uitmaakt van het
ingevoerde bestand (te denken valt aan een identificatienummer) kunnen de
gebruiksmogelijkheden van het bestand vergroot worden; daarvoor zullen
velden vrijgehouden moeten worden.
15 Een faciliteit die bepaalde gegevens afschermt ten behoeve van privacy-bewa-
king is een nuttig instrument bij het beheer van bestand van relatief recente da
tum, uitgaand van een verkorting van de termijn van overbrenging.
3-2-6 De wijze van gegevensuitvoer
Uitvoer van de gegevens in de gewenste vorm en volgorde kan geschieden op:
a papier off-lineook on-line in combinatie met c)
b comfiches off-line
c terminal met beeldbuis (on-line), meestal samen met een printer.
Beslissend voor een keuze zijn de beschikbare financiën en de eisen die een ar
chiefdienst stelt. Het goedkoopst zijn de comfiches. De huidige leesapparaten
kunnen ook dienen voor de raadpleging van comfiches; de enige eis die gesteld
moet worden is een vergrotingsfactor van 48, waarop ook fiches met een ver
kleiningsfactor van 42 kunnen worden geraadpleegd. De projectgroep meent
in verband met de landelijke uniformiteit dat uitvoer volgens de wijze van a en
b in ieder geval moet geschieden op alfabetisch-lexicografische volgorde van
de namen van de gezinshoofden, hoewel daarnaast andere uitvoervolgordes
denkbaar zijn. Via indices kan dit bestand op andere wijze toegankelijk wor
den gemaakt; de indices kunnen ook op comfiches worden afgedrukt. Ook
een uitvoer van het volledige gegevensbestand in meer volgordes dan de boven
verplicht gestelde is denkbaar.
In de uitvoer van de records moet af te lezen zijn welke gegevens ontleend
zijn aan de BS, de overige gegevens zijn dan BR-gegevens. Dit kan geschieden
door bijvoorbeeld een afwijkend lettertype. Vooraf moet het de raadpleger
duidelijk gemaakt worden welke gegevens aan beide bronnen ontleend kun
nen zijn.
De eenmaal ingevoerde gegevens moeten te allen tijde machineleesbaar be
waard blijven. Dit bestand vormt niet alleen een tweede schaduwarchief, van
minstens zoveel belang is dat vanuit het machine-leesbare bestand uitbreidin
gen en veranderingen kunnen worden doorgevoerd en extra manipulaties mo
gelijk worden gemaakt. Tevens kunnen kopieën van het bestand ter beschik
king van derden worden gesteld ten behoeve van eigen data-verwerking. De
projectgroep onthoudt zich van een oordeel over de vraag of de door de com
puter bewerkte gegevens tegen betaling van een vergoeding ter beschikking
van de bezoekers moeten worden gesteld. Het probleem is analoog aan de ak-
tuele kwestie omtrent raadpleging tegen betaling van microfiches, bij sluiting
van de originelen.
386
Te stellen eisen
16 Alle eenmaal ingevoerde gegevens moeten altijd in één of andere vorm machi
neleesbaar bewaard worden. Deze vorm dient zo te worden gekozen dat uit
wisselbaarheid optimaal is.
17 Machineleesbare kopieën van het ingevoerde gegevensbestand moeten om drie
redenen bewaard worden:
a als veiligheidskopie ten opzichte van de originelen én het uitgevoerde bestand
op papier of comfiches,
b om veranderingen te kunnen doorvoeren en extra manipulaties mogelijk te
maken,
c om diensten voor derden te kunnen verrichten.
18 Uitvoer van het gehele bestand om te dienen ter raadpleging op de studiezaal
moet in ieder geval gebeuren in de vorm van 'gezinskaarten': records, die
alfabetisch-lexicografisch zijn gerangschikt op de naam van het gezinshoofd.
19 De gebruiker van het systeem (zowel on-line als off-line) moet er op een een
voudige wijze achter kunnen komen aan welke bron (bs of br) een bepaald ge
geven ontleend is. Bovendien moet hij er op gewezen worden welke gegevens
afwijken van wat er in de originelen staat; samenhangend daarmee moet een
gebruiker zich op de hoogte kunnen stellen van de manier waarop de fouten-
controle heeft plaatsgehad (zie ook 3-2-3).
3-2-7 Fasering
De projectgroep acht het van groot belang dat het te ontwerpen systeem zo
flexibel is dat vrijwel elke archiefdienst in zijn eigen tempo en tegen aanvaard
bare kosten zijn eigen knelpunten kan aanpakken. Dit zal de bereidheid tot sa
menwerken aanmerkelijk groter maken dan het geval zal zijn wanneer geïnte
resseerde diensten gedwongen zouden zijn het complete systeem in een keer
aan te schaffen. Financieel lijkt dit laatste in vele gevallen al totaal onhaal
baar, maar ook zal een flink deel van het personeel gedurende langere tijd
voor andere taken uitgeschakeld zijn. De kosten wegen dan niet op tegen de
baten; fasering is een absolute voorwaarde om de drempel tot automatisering
zo laag mogelijk te maken.
Fasering voor wat betreft de invoer van gegevens kan geschieden naar perio
den en bestanden. Bij fasering naar perioden valt er veel voor te zeggen met
het jongste en daardoor meest betrouwbare bestand te beginnen. In dit ver
band is het te overwegen om met automatisering van het totale persoonskaar
tenbestand bij het cbg te beginnen. Gemeenten die tot automatisering willen
overgaan kunnen de BR-gegevens dan in machine-leesbare vorm van het cbg
betrekken. Voor fasering per bestanden is al eerder de voorkeur voor een aan
vang bij de bs uitgesproken in verband met de grotere betrouwbaarheid. Een
absolute voorwaarde kan dit echter niet zijn. Als afzonderlijke bestanden
kunnen in dit verband ook indices op originele, al dan niet via substitutie
fotografie beschikbare bestanden beschouwd worden.
Overigens is de fasering geheel afhankelijk van de lokale noden en wensen;
daarom is er ook geen optimale faseringsopzet te geven. Idealiter zal in laatste
instantie de situatie ontstaan zijn dat alle gegevens uit br- en BS-bestanden
machine-leesbaar zijn gemaakt. De realiteit gebiedt evenwel te onderkennen
dat veel archiefdiensten (voorlopig?) niet aan deze situatie zullen toekomen.
387
