7 Er zullen uitgewerkte voorschriften voor deze foutencontrole moeten worden
opgesteld, waarin zowel de te volgen procedure bij de gegevensinvoer moet
worden vastgelegd alsmede de manier waarop de software behulpzaam is bij
de foutencontrole.
8 Gegevens uit het reeds geautomatiseerde aktuele bestand moeten op eenvoudi
ge wijze in te voeren zijn. Daarom ook is het noodzakelijk op de hoogte te blij
ven van ontwikkelingen op dit gebied (zie bijlage 2).
3-2-4 Het doorvoeren van mutaties; aanvullen van bestanden
In principe is muteren van de eenmaal ingevoerde gegevens niet meer nodig,
omdat het hier gaat om historische gegevens, die niet meer aan wijziging on
derhevig zijn. (Hierbij blijft het onderdrukken van varianten, zoals boven be
schreven, hetgeen opgevat kan worden als het uitvoeren van mutaties, buiten
beschouwing.) Toch lijkt het noodzakelijk over een mogelijkheid tot muteren
te beschikken, bijvoorbeeld wanneer achteraf blijkt dat, ondanks controle bij
de invoer, er in die fase iets mis is gegaan. Een uitgebreide faciliteit behoeft dit
niet te zijn. Daarnaast is het corrigeren en vooral aanvullen van het opge
bouwde bestand uit andere bronnen dan de BR/BS-bestanden denkbaar. De
projectgroep meent dat dit soort aanvullingen niet aan te bevelen zijn:
a op deze wijze werkend zullen na verloop de BR/BS-gegevens volledig onderge
sneeuwd zijn (uniformiteit loopt gevaar);
b de vraag lijkt gerechtvaardigd waar het einde bij de aanpak ligt.
Uiteraard is elke archiefdienst vrij om naast het BR/BS-systeem andere bestan
den op te bouwen en zelfs koppelingen aan te brengen. Ook gegevens uit de
huwelijksbij lagen zullen niet in het systeem opgenomen moeten worden; wel
leek het de projectgroep raadzaam om door middel van een eenvoudige ver
wijzing op de huwelijksbijlagen te attenderen.
Te stellen eisen
9 De in het systeem op te nemen gegevens komen uitsluitend uit de bs- en BR-be-
standen.
10 Het systeem moet enkele eenvoudige mogelijkheden bevatten om te attende
ren op elders aanwezig, al of niet geautomatiseerd materiaal.
11 Het moet niet onmogelijk zijn om de ingevoerde bs- en BR-gegevens te koppe
len met andere systemen voor het beheer van persoonsgegevens.
3-2-5 De mogelijkheid om manipulaties in het bestand uit te voeren
Voorop moet staan de eis dat het bestand zo gestructureerd is dat van te voren
geen enkele belangrijke zoekprocedure onmogelijk gemaakt wordt. Deze eis is
het gevolg van de verwachting dat het herstructureren van operationele
bestanden ten behoeve van manipulaties waaraan later behoefte bestaat, veel
moeite en geld kost. Wordt met deze eis vanaf het begin rekening gehouden
dan zullen vele manipulaties zonder grote meerkosten ook in de toekomst mo
gelijk zijn. Mocht evenwel blijken dat de genoemde eis tot onaanvaardbaar
hoge kosten zou leiden, dan dient er een afweging plaats te vinden. Ten behoe-
384
ve van een juiste afweging zullen dan eisen moeten worden geformuleerd ten
aanzien van de gewenste manipulaties, waarbij een indeling in categorieën zo
als toegepast is bij het minimumpakket (3-2-2) vruchtbaar zal kunnen werken.
In het bestand zal een aantal standaardprocedures moeten worden uitge
voerd. Een greep:
a het sorteren van de records op (in hiërarchische volgorde):
geslachtsnaam gezinshoofd (alfabetisch-lexicografisch)
voorna(a)me(n) (alfabetisch-lexicografisch)
geboortedatum (chronologisch)
voornaam van de vader (alfabetisch-lexicografisch) in het geval dat er niet op
geboortedatum gesorteerd kan worden. Het gesorteerde bestand moet uitge
print worden (off-line configuratie).
b het vervaardigen van indices op de totale uitgeprinte lijst met records, zoals:
naamindex op alle voorkomende namen (alfabetisch-lexicografisch)
index op de adressen zoals die in de BR-bestanden voorkomen (off-line confi
guratie)
c bij opgave van naam, voornaam, exacte geboortedatum: levering van het
record/de records waarin de naam vermeld is (on-line configuratie)
d bij opgave van naam, voornaam, benadering van de geboortedatum (bijvoor
beeld tussen 1843 en 1846): levering van alle records die voldoen aan de selec
tiecriteria (on-line configuratie).
Bij in tweede instantie gewenste manipulaties kan onder meer gedacht worden
aan:
a opgave van alle personen met dezelfde geslachtsnaam (eventueel inclusief op
gegeven of door de machine zelf bijeengezochte varianten daarop), al dan niet
beperkt tot een bepaalde periode;
b het uitsorteren van records op een groot aantal selectiecriteria;
c telprocedures en statistische bewerkingen, zowel voor derden (demografisch
onderzoek) als ten behoeve van de eigen dienst (frequentie raadpleging, raad
plegingspatronen).
Bovendien kan gedacht worden aan het geautomatiseerd samenstellen van pa-
rentelen, kwartierstaten en stambomen. In dit verband werd de mogelijkheid
geopperd om aan elke persoon een identificatienummer toe te kennen. Door
het gebruik van gezinsrecords, waarop zowel ouders als kinderen van het ge
zinshoofd en echtgeno(o)t(e) staan (drie generaties) moet een dergelijke proce
dure door middel van identificatienummers tot de mogelijkheden behoren.
Tenslotte moet gewezen worden op handelingen die gericht zijn op privacy-
bewaking. Wanneer het systeem faciliteiten bevat om bepaalde gegevens al
leen via een geheime sleutel prijs te geven, levert dit de vrij algemeen gewenste
mogelijkheid tot overbrenging van persoonsgegevens van recent overledenen
of zelfs van nog levende personen op. Er zullen dan termijnen moeten worden
gesteld voor de sluiting van deze gevoelige gegevens.
Te stellen eisen
12 De structuur van de gegevensopslag in het systeem moet een dusdanige flexibi
liteit hebben, dat het aantal beperkingen dat aan denkbare zoekprocedures
385
