17 feitelijke datum vestiging uit c.q. vertrek naar het buitenland
18 decoraties
D Eventueel weg te laten
19 aktenummer van overlijden
20 distributiestamkaart
21 gegevens uit de vakken 23, 24 en 35 van de persoonskaart.
Sommige gegevens zijn in principe aan muteren en aanvulling onderhevig.
Uiteraard moeten de verouderde gegevens bewaard blijven, voor elk gegeven
echter met de datum van wijziging.
De projectgroep is verder van mening dat de gegevens uit het br en de BS bij
automatisering in één bestand zouden moeten worden opgenomen. Tenslotte
stelt de projectgroep voor de gegevens per gezin te structureren. Dit sluit het
beste aan bij de oorspronkelijke opzet van het br, terwijl ook de huidige per
soonskaart veel trekken vertoont van de oude gezinskaart. Het geautomati
seerde bestand bestaat dan als het ware uit gezinskaarten; hierdoor zijn veel
bij elkaar behorende gegevens in één oogopslag te overzien, hetgeen een forse
besparing bij de zoekhandelingen zal opleveren. Deze 'gezinskaart' is het
record waaruit het bestand is opgebouwd. Zoals hiervoor vermeld is het mini
mumpakket gebaseerd op de huidige persoonskaart; bij geïntegreerd beheer
van br- en BS-bestanden zal wellicht kunnen blijken dat er aan dit minimum
pakket een aantal gegevens zullen moeten worden toegevoegd, die voorkomen
in de BS-bestanden. Het minimumpakket is dus geen ontwerp voor een record-
format.
Te stellen eisen
1 Gegevens uit de bs en het br moeten in één geautomatiseerd bestand worden
opgenomen.
2 De gegevens moeten in het geautomatiseerde systeem zo worden gestructu
reerd, dat de gegevens over één gezin bijeen staan. Het record is als het ware
een gezinskaart.
3 Het systeem moet alle wijzigingen bevatten die in de loop der tijd in de gege
vens van een persoon zijn aangebracht.
3-2-3 De gegevensinvoer
De projectgroep heeft zich niet bezig gehouden met de wijze waarop de gege
vens ingevoerd moeten worden on-lineoff-line)', veel hangt er hierbij af van
de lokale situatie (met name de beschikbare financiën). Wel is er aandacht ge
geven aan de foutencontrole.
Bij de invoering van zowel br- als BS-gegevens zullen regelmatig verschillen
geconstateerd worden in gegevens die eigenlijk identiek zouden moeten zijn
(spelling namen, geboortedatum etc.). Wanneer ook volkstellingsregisters
worden ingevoerd, zullen de afwijkingen ten opzichte van BS-gegevens zeer
talrijk zijn. De BS-gegevens zullen vanwege de grotere betrouwbaarheid de
voorrang moeten hebben. Wanneer op deze wijze een variant is onderdrukt,
zal dit in het record kenbaar moeten worden gemaakt (bijvoorbeeld door het
aanbrengen van een 'sterretje' bij het gegeven). Zo kan de raadpleger ervan op
de hoogte zijn dat in het br een afwijkend gegeven voorkomt.
Wanneer er twijfel bestaat of de gegevens uit beide bronnen op dezelfde
persoon slaan, moeten er twee records aangemaakt worden, die naar elkaar
verwijzen. Denkbaar is ook een oplossing met twee soorten records: de nor
male records en kleine verwijzingsrecords ('voor x, zie y'). In de verwijzings
records moeten dan alle varianten opgenomen worden waarvan duidelijk is
dat ze één persoon betreffen. Bij twijfel blijft de noodzaak tot het aanmaken
van twee records; dit laatste zal naar verwachting weinig voorkomen.
Het is uitgesloten om bij invoer van de gegevens, of bij de voorbereiding er
van, ontbrekende of kennelijk foutieve gegevens aan te vullen, respectievelijk
te controleren door middel van andere dan de in te voeren bronnen. Door een
sluitend systeem van verwijzingen wordt de raadpleger op een eventueel ver
band gewezen, waarna hij zelf onderzoek kan doen om uit te maken of tot
identificatie besloten kan worden.
In de op het geautomatiseerde systeem gemaakte indices zullen alle varian
ten moeten voorkomen, ook de onderdrukte. De opzet van index en basis
bestand zal dusdanig moeten zijn dat door raadpleging van de index geen en
kele variant aan de raadpleger kan ontsnappen. Deze eis behoeft met zover te
gaan dat een naamthesaurus ontworpen zou moeten worden. De projectgroep
heeft zich niet gebogen over het probleem van de patronimica en de met
gestandaardiseerde spellingswijze van achter/bijnamen die vóór 1811 in ge
bruik zijn. Uitgewerkte procedureregels voor een foutencontrole en een slui
tend systeem op (naams)varianten zijn op dit moment niet op te stellen; daar
voor zal eerst een uitgebreid proefbedrijf nodig zijn. Twee randvoorwaarden:
a 'Variantenonderdrukking' mag niet leiden tot interpretatiefouten door de
raadpleger
b De bij de 'variantenonderdrukking' vereiste zorgvuldigheid mag met leiden
tot het overvloedig aanmaken van nieuwe records bij elke variant.
In de praktijk moet het optimum gevonden worden. Een en ander betekent
wel dat het systeem faciliteiten moet bieden om bij invoer van gegevens over
een bepaald persoon onmiddellijk te zoeken of er over deze persoon al gege
vens zijn opgeslagen. Ook kan gedacht worden aan het invoeren van gegevens,
alleen gecontroleerd op eensluidendheid met het origineel. Het systeem moet
dan een faciliteit bevatten, die al die records ter controle kan aanbieden die
een bepaalde van te voren vast te stellen mate van overeenkomst vertonen.
Te stellen eisen
4 Bij invoer zullen BS-gegevens in het algemeen de voorrang verdienen boven
BR-gegevens vanwege hun grotere betrouwbaarheid.
5 Evenzeer zullen jongere gegevens voorrang moeten hebben boven oudere ge
gevens, die gemiddeld iets minder betrouwbaar zullen zijn. Invoer van het br
daarom beginnen met de persoonskaarten (cbg, zie 3-2-7).
6 De invoer dient niet strict 'neutraal' te geschieden, dat wil zeggen eensluidend
met het origineel. Foutencontrole moet verder gaan dan een controle op die
eensluidendheid, namelijk het corrigeren van de oorspronkelijke gegevens,
waar die kennelijk foutief zijn.
382
383
