3
Program van eisen
3-1 De globale doelstellingen bij de automatisering
Uitgaande van de knelpunten, zoals in hoofdstuk 2 uiteengezet, kunnen de
doelstellingen als volgt geformuleerd worden. Een geautomatiseerd systeem
zal er in aanzienlijke mate toe moeten bijdragen dat:
1 de zoektijd verkort wordt,
2 de vindkans vergroot wordt,
3 de schade aan het geraadpleegde materiaal vermindert,
4 een frequenter gebruik niet leidt tot een evenredig grotere personeelsinzet.
Deze eisen zijn te beschouwen als gericht op interne besparingen, dat wil zeg
gen een efficiëntieverbetering binnen de archiefdienst. Dit neemt met weg dat
ook de bezoekers ruimschoots van de verbeteringen zullen profiteren die het
gevolg zullen zijn van realisering van de vier eisen.
Als laatste eis kan geformuleerd worden:
5 Het bieden van nieuwe mogelijkheden voor onderzoek.
De projectgroep was van mening dat deze eis niet op zich zelf mag staan, maar
een afgeleide kan zijn van de resultaten door verwezenlijking van de andere ei
sen behaald; met weinig extra inspanning kan er ongetwijfeld veel tot stand
worden gebracht op het gebied van het aanbieden van nieuwe faciliteiten aan
bezoekers.
3-2 Eisen toegepast op een geautomatiseerde situatie
3-2-1 Inleiding
Knelpunten ondervindt elke archiefdienst die BS- of BR-bestanden beheert. Dit
blijkt ten overvloede ook uit de huidige belangstelling voor inschakeling van
een computer bij deze taak. Bij de archiefdiensten van Groningen, s-Herto-
genbosch en Amsterdam bestaan plannen om over te gaan tot een vorm van
geautomatiseerd beheer van de demografische bronnen of delen daarvan. Bij
de gemeentearchieven van Leeuwarden, Vlissingen en Zwolle en bij het streek
archief Zuid-Oost Brabant bestaat belangstelling (stand 4 mei 1983, enquête
Stuurgroep Automatisering april 1983).
Toch ondervindt niet elke archiefdienst alle knelpunten in gelijke mate. Dit
zal mede tot gevolg hebben dat de rol van de computer bij de automatisering
van BR- en BS-bestanden eveneens zal verschillen. Zo is de index op het bevol
kingsregister van Amsterdam over een bepaalde periode vrij chaotisch
gestructureerd. Het gemeentearchief van Groningen is een van de archief
diensten waar zelfbediening door de bezoekers mogelijk is door middel van
microfiches. De alfabetische personenindex op het gehele br tot 1910 is echter
niet ter inzage voor het publiek in verband met het feit dat dit bestaat uit een
kaartsysteem met fiches van uiteenlopende maten en indelingen. De raadple
ging van deze index vormt bij de zelfbediening een bottle-neck. Beide archief-
380
diensten zullen bij automatisering hun specifieke problemen het eerst op wil
len lossen.
De projectgroep is er vanuit gegaan dat het te ontwerpen systeem alle moge
lijkheden moet bieden om lokale knelpunten als eerste uit de weg te ruimen,
daarna kan het systeem naar wens uitgebouwd worden. In laatste instantie zul
len geautomatiseerde bestanden overal op dezelfde wijze beschikbaar zijn. De
inrichting van de negentiende en vroeg twintigste eeuwse bevolkingsregisters
kan per plaats en periode aanzienlijk verschillen. De projectgroep heeft geen
onderzoek gedaan naar de vraag of deze verschillen van dusdanige aard zijn
dat daarmee rekening gehouden zal moeten worden bij het opbouwen van een
geautomatiseerd systeem, met name bij het aspect van de gegevensinvoer. De
mogelijkheid tot complicaties in dit verband lijkt niet uitgesloten; de project
groep beveelt aan om in een later stadium dit aspect in nauw overleg met de
VAN-commissie Broncommentaren aan te pakken.
3-2-2 De in te voeren gegevens
Uitgaande van de huidige persoonskaart heeft de projectgroep een lijst met
persoonsgegevens ontworpen, mede ten behoeve van het vaststellen van het
minimumpakket voor de geautomatiseerde Landelijke Bevolkings-Admini
stratie (lba), de plannen voor automatisering van de aktuele bevolkingsboek
houding. Het hieronder weergegeven minimum-pakket wijkt op twee punten
af van het ontwerp van de projectgroep ten behoeve van de lba: aan gegeven 5
is de reden voor ontbinding toegevoegd; gegeven 10 is nieuw toegevoegd.
De gegevens zijn onderverdeeld in vier categorieën.
A Volstrekt onmisbaar
1 geslachtsnaam en voornamen
2 geboorteplaats en -datum
3 geslacht
4 huwelijksdatum en -plaats
5 datum ontbinding huwelijk en reden ontbinding ('O' of -s')
6 plaats en datum overlijden
7 geslachtsnaam, voornamen, geboorteplaats en -datum echtgenoot/note
8 geslachtsnamen, voornamen, geboorteplaats(en) en -data ouders
9 geslachtsnaam, voornamen, geboorteplaats en -datum kinderen
10 geslachtsnaam, voornamen, geboorteplaats en -datum overige gezinsleden
(met name van kinderen uit een eerder huwelijk)
11 beroepen
B Erg belangrijk
12 afvoeringsgegevens kinderen, huwelijksgegevens kinderen, overhjdensgege-
vens kinderen
13 woonplaatsen
c Interessant
14 godsdienst
15 woonadressen
16 postcode
381
