op hoofdzaken naar volledigheid gestreefd; in onderdelen is uitbreiding ad
infinitum mogelijk, zonder dat hiermee nog iets wezenlijks aan de strekking
kan worden toegevoegd. Vervolgens worden de doelstellingen van een toe
komstige automatiseringsopzet weergegeven. In hoofdstuk 3-2 worden deze
doelstellingen nader toegelicht door middel van meer gedetailleerde eisen die
aan een geautomatiseerd beheer van bs- en BR-bestanden gesteld kunnen wor
den. Daarbij bleek het onvermijdelijk hier en daar een stap te doen op de weg
naar een systeemdefinitie. Met nadruk zij hier dan ook vermeld dat het niet de
bedoeling is geweest een poging tot een systeemdefinitie te wagen. Die passa
ges die opgevat kunnen worden als elementen van een toekomstige systeem
beschrijving hebben slechts gediend als vingeroefeningen en vormen nu een
toelichting bij de gedetailleerde eisen. Besloten wordt met een aantal aanbeve
lingen.
Tenslotte moet vermeld worden dat de projectgroep zich uitgebreid bezig
heeft gehouden met de aanstaande automatisering van de aktuele bevolkings
boekhouding. Zij was hier toe gehouden gezien haar taakomschrijving, voor
wat betreft de gevolgen van deze automatisering voor het op te stellen pro
gram van eisen. Daarnaast bleken de plannen van het ministerie van Binnen
landse Zaken een aantal gevolgen te hebben, waarmee ook de archiefwereld te
maken zal krijgen, hetgeen de projectgroep er toe verleid heeft zich van de
plannen en hun consequenties op de hoogte te stellen. De leden van de van
zijn hierover inmiddels via een 'Mededeling van de Stuurgroep in het Nieuws
van archieven geïnformeerd. Om die reden is de 'Mededeling' niet in het eind
rapport opgenomen, maar als bijlage daaraan toegevoegd.
2
De huidige situatie
Het raadplegen van de registers van de Burgerlijke Stand en het Bevolkingsre
gister is een proces met vele knelpunten, zowel aan de kant van de raadpleger
als van de beheerder.
De navolgende knelpunten kunnen worden onderscheiden:
1 Het gebruik van br- en BS-bestanden is de laatste jaren sterk toegenomen en
zal ongetwijfeld nog blijven toenemen. De projectgroep raamt het huidige ge
bruik van beide bestanden op circa 5.000.000 raadplegingen per jaar over het
gehele land (zie bijlage 1).
2 De gegevens ter identificatie van individuele personen zijn zeer verspreid aan
wezig.
De gegevens over één persoon kunnen worden aangetroffen
in verschillende archiefbewaarplaatsen
in verschillende bestanden (bijvoorbeeld br en bs)
binnen één bestand in verschillende systemen (br, los- en vastbladig)
binnen één bestand op vele plaatsen.
3 De complexiteit van het onderzoek en de onduidelijkheid van de stukken (bij
voorbeeld de leesbaarheid) leveren voor de gemiddelde onderzoeker veel vra
gen op. Velen zien er van af om voor ieder probleem een beroep te doen op een
studiezaalambtenaar. In de huidige situatie betekent dat voor velen een aan
zienlijke drempel om tot een hogere kwaliteit van hun onderzoek te komen.
378
4 Indices zijn voor de br- en BS-bestanden onmisbaar, maar in de praktijk vaak
uiterst lastig te hanteren; een greep uit de voorkomende problemen:
soms zijn indices geheel afwezig voor een bepaalde periode;
losbladige indices kunnen zonder voorzorgsmaatregelen niet aan het publiek
ter inzage worden gegeven, hetgeen er op neer komt dat ze uitsluitend door
tussenkomst van het personeel raadpleegbaar zijn;
indices beslaan vele kleinere perioden (tienjaarlijkse 'tafels');
alfabetische indices zijn later aangevuld, waardoor de alfabetische opbouw
verstoord is;
verwijzingen zijn onjuist of verouderd.
5 De informatie in de bestanden zelf is-met name in de vroegere perioden-
gebrekkig of slecht leesbaar. Namen zijn inconsequent gespeld en geboorte
data en -plaatsen niet gegeven.
6 Door veelvuldig gebruik slijten de originelen en de bijbehorende toegangen,
niet in de laatste plaats door veelvuldig kopiëren. De slechte kwaliteit van het
negentiende en begin twintigste eeuwse papier vergroot dit probleem.
7 Substitutiefotografie kan verbetering brengen, maar ook deze bestanden slij
ten. Belangrijker nog is de constatering dat substitutiefotografie (fotoko
pieën, microfilms en -fiches) nooit tot een beter resultaat kan leiden dan het
geen de originelen mogelijk maken. Veel bovengenoemde problemen blijven
derhalve onverminderd gelden. Tenslotte kan de slechte kwaliteit van de af
drukken voor nieuwe problemen zorgen.
8 Bij losbladige systemen bestaat altijd het gevaar van verstoring van de volg
orde.
9 De meeste BR-bestanden kennen geen dubbelen.
10 De dienstverlening op de studiezaal samenhangend met de BS- en BR-
bestanden levert problemen op voor het personeel, zowel wat betreft de fysie
ke als de tijdsbelasting:
het hanteren van zware originelen
terugzetten van microfiches en aanwezigheidscontrole
indices die alleen door tussenkomst van het personeel raadpleegbaar zijn
het verstrekken van inlichtingen omtrent het gebruik.
11 Uitgebreid, met name kwantificerend, onderzoek is praktisch onmogelijk
door bovengenoemde problemen.
Bovengenoemde problemen kunnen grofweg aldus samengevat worden:
1 er bestaat een lange zoektijd voor raadplegingen in de bs- en BR-bestanden;
2 er worden minder gegevens gevonden dan mogelijk is;
3 het onderzoek gaat gepaard met relatief grote schade aan het geraadpleegde
materiaal;
4 er is een onevenredig groot deel van het personeel belast met de begeleiding
van de raadpleging van genoemde bestanden.
379
