Automatisering van historische
bevolkingsboekhouding
Bank meent, dat er geen reden tot paniek behoeft te zijn, wanneer met zulke
stijgende aantallen er zo weinig ongelukken zijn. Wuisman merkt nog op, dat
bij een ongeluk de beheerder van een archiefdienst in feite in de beklaagden
bank zit; deze zal duidelijk moeten maken, dat hij passende voorzorgsmaatre
gelen heeft genomen.
Woelderink vraagt zich af of de beveiliging bij de Rijksarchiefdienst en de
grotere archiefdiensten geen probleem zal gaan worden gezien het feit, dat de
ze diensten bij de veranderende omstandigheden in zo zware mate moeten
steunen op vele hulpkrachten. Meijer zegt, dat ieder er bij gebaat is het aantal
niet-openbare archieven zo laag mogelijk te houden. Volgens hem is de rijks
archiefdienst niet ingericht voor het bewaken van geheimen. Er zouden zo min
mogelijk 'echt' geheime stukken bewaard moeten worden. Wellicht zou de
termijn van overdracht voor dit soort stukken opgeschort moeten worden.
Ketelaar is het hiermee eens voor wat betreft de particuliere archieven, maar
niet voor wat betreft de overheidsarchieven. De wens om de openbaarheid op
te schorten mag nimmer een argument zijn om de overdrachten op te schor
ten. Dat past niet in het systeem van de Archiefwet; dan behoren er beperken
de bepalingen te worden gesteld in het proces-verbaal van overdracht. Machti
ging tot opschorting van de overdrachtstermijn mag alleen worden verleend,
indien de administratie de stukken nog dagelijks nodig heeft.
Nadat drs. H. Bordewijk de verschillende sprekers en drs. B. Woelderink be
dankt heeft voor hun lezingen en bijdragen in de discussie sluit hij het sympo
sium.
Noot
1 Zie bijvoorbeeld Nederlands Archievenblad 85
(1981), 376-377.
376
Eindrapport van de projectgroep*
Inleiding
De Stuurgroep Automatisering van de van besloot in 1982 tot het instellen van
een projectgroep Automatisering Historische Bevolkingsboekhouding. Het
was gebleken dat enkele archiefdiensten overwogen elektronische gegevens
verwerkende apparatuur in te zetten bij het beheer van onder andere negen
tiende en twintigste eeuwse demografische bronnen. De ontwikkelingen op
het gebied van de automatisering van de aktuele bevolkingsboekhouding,
die-zo het zich liet aanzien-in een beslissend stadium waren gekomen,
speelden bij het besluit van de Stuurgroep eveneens een rol.
De projectgroep kreeg als taakomschrijving:
1 het opstellen van een program van eisen betreffende de vorming van een met
een computersysteem beheerd bestand van gegevens uit vaste en losbladige
bevolkings- en volkstellingsregisters, berustende in een gemeentelijke archief
bewaarplaats, zo mogelijk ook koppeling met de gegevens en de toegangen
van de persoonskaarten die bij het Centraal Bureau voor Genealogie berusten.
Onderscheiden
a geautomatiseerde toegang op het in conventionele vorm (hetzij in oorspronke
lijke of gereproduceerde vorm) bewaarde gegevensbestand;
b geautomatiseerde toegang op het geautomatiseerde complete gegevensbe
stand;
c geautomatiseerde toegang op een deel van het gevormde historische gegevens
bestand;
2 zoveel mogelijk zal rekening moeten worden gehouden met reeds bestaande en
toekomstige automatisering van de aktuele bevolkingsboekhouding;
3 zo nodig zal de projectgroep de automatisering van de burgerlijke stand mede
bij de systeemontwikkeling betrekken.
De opzet van het eindrapport is als het volgt. Begonnen wordt met een analyse
van de huidige problemen rond de informatieverstrekking uit de historische
bestanden van de Burgerlijke Stand (bs) en het Bevolkingsregister (br). Ande
re negentiende en twintigste eeuwse demografische bronnen zullen conform de
taakomschrijving in het eindrapport niet ter sprake komen. Bij deze analyse is
377
