vraag aan Hustinx. De gedachtengang is, dat deze stukken niet bestemd zou
den zijn om te berusten bij de overheid en derhalve niet onder de Archiefwet
zouden vallen. Den Teuling stelt, dat ook vernietigbare stukken niet bestemd
zijn om blijvend te berusten bij de overheid. Het woord 'blijvend' is in de wet
zelfs opzettelijk weggelaten. Wie bepaalt wat bestemd is om niet uit te wissen?
De Archiefwet heeft hiervoor procedures. Begeeft men zich door daar aan te
tornen niet op gevaarlijk terrein? Hustinx meent dat het een intrigerend pro
bleem is. Hij zegt, dat niet alles wat bij de overheid binnen komt, onmiddellijk
archiefbescheiden zijn. Daar zijn diverse voorbeelden van. Bij de kamerbe
handeling van de Archiefwet vond men kennelijk ook al dat niet alles aange
merkt behoefde te worden als archiefstuk. Hij denkt, dat we ons die vraag nu
weer zouden kunnen stellen; wellicht komen we tot een ander antwoord dan
toen. Daar is ook niets op tegen. Basisbegrippen in wetgeving mogen een flexi
bele interpretatie mogelijk maken, mits die interpretatie functioneel is. Hem
leek het verstandig om hierover eens te discussiëren, hoewel hij op de vraag
geen antwoord heeft. Wellicht zijn het de rechters, die in archiefzaken komen
te oordelen, of het bevoegde overheidsorgaan, welke zullen bepalen wat
bestemd is om te bewaren. Ketelaar merkt hierover nog op, dat de archivaris
sen bij hun inspectie meer duidelijkheid hierover zullen moeten verschaffen.
Hij wijst er bovendien op, dat stukken, die geen archiefstuk in de zin van de
Archiefwet zijn, wel documenten in de zin van de wob kunnen zijn.
Knoppers zegt, dat men in Canada het probleem kent van de 'cultural elec
tronic heritage'. In sommige ministeries wordt reeds gewerkt aan een systeem,
dat informatie welke electronisch wordt verwerkt, ook electronisch archiveert
en plaatst in de 'historical master file'. Men probeert het archiveren in de pro
gramma's van de computer zodanig vast te leggen, dat van belangrijkste brie
ven automatisch een kopie naar het electronische archief gestuurd wordt.
Drs.F. C. Berkenvelder vraagt aan H. H. M. Dekkers wat de criteria zijn bij
Economische Zaken bij het al dan niet verschaffen van fotokopieën van niet-
openbare archieven aan onderzoekers die toestemming tot inzage in die ar
chieven hebben gekregen. Dekkers zegt, dat men bij zijn ministerie op de tast
reageert. Men kijkt naar de inhoud van het te kopiëren stuk; echte criteria zijn
er niet. Wuisman merkt op, dat de Afdeling rechtspraak van de Raad van Sta
te heeft bepaald, dat het verschaffen van een fotokopie een grotere aantasting
van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer of van de vertrouwelijk
heid van gegevens kan inhouden, dan het ter inzage geven van een stuk.
Woelderink zegt, dat voor hem een van de meest verrassende zaken uit de le
zing van Dekkers was, dat er bij de verschillende ministeries zoveel verschillen
de openbaarheidsregelingen bestaan. Hij pleit voor één sluitende en algemene
regeling. Ketelaar voegt hieraan toe, dat de Archiefraad al in 1974 hier voor
heeft gepleit, doch dat dit advies in een bureaulade van het ministerie is ver
dwenen. Dekkers reageert hier op door te verwijzen naar de pc din. De werk
groep semi-statische archieven van deze commissie is bezig richtlijnen te ont
werpen, welke vereist zijn volgens artikel 21 van het kb asar. Zijn wens en die
van vele onderzoekers is, dat er uniforme aanwijzingen komen, zodat men
weet waar men bij de rijksadministratie aan toe is. Hij onderstreept, dat het
hem niet te doen is om de openbaarheid te beperken, maar meer duidelijkheid
te scheppen bij die ministeries, waar de openbaarheid nog gebrekkig geregeld
is.
Als reactie op de opmerking van Ketelaar meent Meijer, dat het eigenlijk
wel goed is, dat de mogelijkheid bestond om in een periode waarin zoveel ge
beurd is een aantal zaken af te tasten. Op grond van de ervaringen, die er tot
nu toe zijn opgedaan, zou er binnenkort wel een regeling ontworpen kunnen
worden. Hij vindt overigens, dat deze materie tot de competentie van het mi
nisterie van Binnenlandse Zaken behoort.
Bank is bevreesd voor ambtelij k misbruikHij vraagt zich af of het toch niet
beter zou zijn de zaak nog even te laten rusten, zodat ook de politici zich er
mee kunnen gaan bemoeien. Hij wijst op de misstanden rond het archief van
het Kabinet van de Koningin, waar de onderzoeker volledig afhankelijk is van
ambtelijke uitvoerders. Dekkers vindt, dat er bij de diverse overheidsorganen
veel koudwatervrees is. In de pc din is de top van het ambtelijk management
verzameld: dit is het geëigende orgaan om voorstellen aan de minister van Bin
nenlandse Zaken te doen. Knoppers wijst er op, dat in Canada bij ieder mi
nisterie een 'access and privacy' coördinator aangesteld moet worden, evenals
een zaaltje waar het publiek de verschillende voorschriften, handboeken en in
ventarissen kan raadplegen. In de Canadese wetgeving bestaat geen verschil
tussen dynamisch, semi-statisch en statisch archief.
Sv. E. Veldhuijzen vraagt aan Meeuwissen, waarom in Nijmegen een naar zijn
mening zo omslachtig systeem gebruikt wordt met rode stippen. Hij meent,
dat er bij het aanvragen van niet-openbare archieven alle tijd genomen moet
worden om de aanvrage te controleren. Desnoods zou de aanvrager maar wat
langer op zijn stukken moeten wachten. Ook de chef studiezaal zou hierbij een
rol kunnen vervullen. Meeuwissen geeft toe, dat het systeem omslachtig is,
maar hij prefereert dit systeem boven het risico te lopen, dat onterecht niet-
openbare stukken bij een klant in de studiezaal terecht komen. Hij is het ech
ter volstrekt oneens met de opvatting, dat de aanvrager langer zou moeten
wachten op niet-openbare stukken. Ketelaar meent, dat het systeem van rode
stippen van tijdelijke aard zal zijn. Op korte termijn zullen middelgrote en
grote archiefdiensten toch genoodzaakt zijn om hun depotbeheer te automati
seren. In zo'n geautomatiseerd systeem zal het heel eenvoudig zijn om ook de
beperkende bepalingen op te nemen.
S. F. M. Plantinga vraagt aan Meeuwissen hoeveel gevallen van ambtelijk
misbruik van niet-openbare archieven hem bekend zijn, afgezien van de affai
re in het Rijksarchief in Noord-Brabant afgelopen jaar. Meeuwissen kent er
geen. Hij wijst er evenwel op, dat het van groot belang is op te kunnen som
men welke voorzorgsmaatregelen er genomen zijn, indien er iets mis is gegaan.
Ketelaar verwijst naar een Amerikaanse collega, die ooit eens heeft geschre
ven, dat het grootste probleem bij archivarissen is, dat zij de beveiliging niet
als een probleem zien. Hij vindt dat we alert moeten zijn en dat we ons niet
mogen verschuilen achter het feit, dat er nog nooit iets misgegaan is, en er der
halve ook nooit iets mis zal gaan in de toekomst. Door de drastische toename
in de laatste jaren van het aantal particuliere archieven in openbare archiefbe
waarplaatsen, door het toenemend aantal hulpkrachten bij archiefdiensten en
door de grotere openbaarheid in de maatschappij is de druk groter geworden.
374
