gen per maand. Dit is een percentage van 8,8. Het percentage gaat dus om
hoog. Het National Personal Records Centre heeft in totaal ongeveer
5 500.000 dossiers in beheer.
Wat zijn de ervaringen van het eerste jaar voor het archief? Er was geen
grote toeloop op het archief of op de ministeries ten aanzien van de Wet op de
openbaarheid. De meeste activiteiten hadden betrekking op de Wet op de pri
vacy, maar dat gaf geen problemen. Wat voor het archief wel gevolgen gaf,
was dat men meer systematisch te werk moest gaan, omdat men immers geno
men beslissingen zou moeten kunnen verdedigen. Men kon niet volstaan met
te zeggen 'van historisch belang'. In de Verenigde Staten gebruikt de onder
zoeker soms de Wet op de openbaarheid om bewaartermijnen en vernieti
gingsprocedures buiten werking te stellen. Bij vernietiging neem je echter het
recht tot openbaarheid weg. De Research Division of American Historica! As
sociation heeft uit hoofde daarvan aan de leden een brief geschreven met het
advies zo snel mogelijk stukken aan te vragen voordat deze bescheiden vernie
tigd worden. Dit is voor de archivaris een groot probleem.
&Komen door de invoering van de Privacywet meer of minder bezoekers naar
het archief? Dat is moeilijk te kwantificeren. We hadden namelijk al de regel
dat de stukken na 30 jaar openbaar werden, tenzij er gegronde redenen waren
de openbaarheid te beperken. De laatste vijf jaar heeft men al gewerkt onder
een access-directieve, een kabinetsinstructie, om in de geest van openbaarheid
te werken. De Public Archives probeert zoveel mogelijk de vragen informeel
te behandelen. Zo werd het in het verleden gedaan en men gaat er in Canada
gewoon mee door. De onderzoekers worden geïnformeerd als er stukken zijn
achtergehouden. De redenen hiervoor worden medegedeeld. De mogelijkheid
wordt gegeven een formele aanvraag in te dienen. Alle aanvragen, formeel en
informeel, worden volgens de wet behandeld. De betrouwbare onderzoeker
krijgt nog steeds gemakkelijk toegang. Zij gebruiken hun wettelijke rechten
niet en zijn meestal bereid om zich bij publicaties aan restricties te houden.
Volgens de wet geldt openbaarheid voor iedereen. Dat is nieuw voor de ar
chivarissen, die altijd meer op hun persoonlijke manier hebben gewerkt. Van
1 juli 1983 tot en met 31 maart 1984 zijn op de Archives Branch 1.528 dossiers
behandeld, 210.000 pagina's gekeurd voor 187 onderzoekers. Er waren maar
43 formele aanvragen. De problematiek van wie is een 'researcher' met specia
le toegang tot persoonlijke gegevens is nog niet getest. Er is zo'n zes maanden
gesproken over definities, theorieën e.d. Uiteindelijk is voor de volgende pro
cedure gekozen. Wanneer iemand als researcher toegang krijgt tot archieven
op grond van de ontheffingsclausule van de Privacywet, wordt er een comité
samengesteld, bestaande uit de Dominion Archivist, een access-coordinator
van het departement en een of twee academici of andere deskundigen. Dit
blijkt een goede manier van werken te zijn; veel problemen zijn hierdoor voor
komen. De meeste aanvragen komen binnen bij de ministeries, die ook de
meeste gegevens hebben.
De Public Archives zijn bezig een ervaring op te doen in o en p (openbaar
heid en privacy)-zaken vooral wat computergegevens betreft en met name de
verbanden tussen de verschillende bestanden. Bij de Public Archives is een
speciale groep belast met kwesties over access en privacy. Dit zijn mensen die
langere tijd ervaring hebben met het begeleiden van onderzoekers en ervaring
op dit gebied hebben. Verder hebben we problemen met de Archiefwet van
1912. Er zijn in de Canadese wetgeving geen regels voor vernietigen van gege
vens. We hebben wel wettelijke bepalingen over het creëren van gegevens,
maar niets over het vernietigen ervan.
De toeloop van sensatiezoekers en knoeiers geeft geen problemen, behalve
dan een individu die rode inkt heeft gegooid over een origineel handschrift van
de nieuwe grondwet als protest tegen het testen van kruisraketten. Hij kwam
op het archief en zei dat hij handschriften bestudeerde en graag de constitutie
wilde zien waarmee koningin Elizabeth ons de vrijheid heeft gegeven. De
goedwillende archivaris deed dat, waarop die kerel prompt een flesje rode inkt
over de constitutie gooide. Degene die dat deed kreeg 89 dagen gevange
nisstraf. De rode vlek blijft.
Noot
1 Op het gemeentearchief van 's-Gravenhage lig
gen ter inzage:
Access Register 1983
Personal Information Index 1983
Interim Policy Guide: Access to Information
Act and the Privacy Act.
Guidelines for the Disclosure of Personal Infor
mation for Historical Research at the Public
Archives of Canada.
Verslag van de discussie
Dr. F. C. J. Ketelaar vraagt aan dr. Th. J. Meijer of in het huidige voorstel tot
wijziging van de Archiefwet 1962 ook het voorstel vervat is om alle beperkin
gen van de openbaarheid in beginsel na 100 jaar te laten vervallen, zoals dat
ook al is voorgesteld door de Archiefraad en een commissie van de van.
Meijer meent, dat in het nieuwe wetsvoorstel dit element in ieder geval voor
wat betreft de overheidsarchieven zou moeten worden opgenomen. Het is hem
nog niet geheel duidelijk of dit ook voor particuliere archieven zou moeten
gelden.
Mr. M. W. van Boven vraagt waarom er onderscheid gemaakt wordt tussen
overheidsarchieven en particuliere archieven in openbare archiefbewaarplaat
sen. Zouden de wettelijke regels voor overheidsarchieven niet ook moeten gel
den voor particuliere archieven? Meijer wijst er op, dat particuliere archieven
in openbare archiefbewaarplaatsen berusten op grond van privaatrechtelijke
overeenkomsten. Deze zijn niet zo maar door de wet ongedaan te maken. De
archivaris heeft volgens hem wel een grote verantwoordelijkheid bij het aan
gaan van dergelijke overeenkomsten. Prof.dr.J. Th. M. Bank proeft in de
vraag van Van Boven de mening, dat de overheid soms wijzer is dan de parti
culier. Hij meent, dat het omgekeerde vaak het geval is, en dat bij het be1./ r
van particuliere archieven aan de overheid een zo klein mogelijke invloed ge
geven moet worden. Wanneer particulieren om allerlei motieven hun privé-
archief zo openbaar mogelijk willen houden, dient de overheid zich hierin niet
te mengen.
Ketelaar wijst op de praktijk: door het accepteren van particuliere archieven
met beperkende bepalingen op de openbaarheid kan men nog wel eens een ar
chief van de ondergang redden in de hoop dat later alsnog dat archief open
baar kan worden. Het onderhandelen over de beperkingen op de openbaar-
371
370
