vaststellen en kunnen zien of bepaalde informatie historische waarde heeft. In
verband hiermede is het nodig dat de archivaris toegang heeft tot alle archief
bestanden. Ook geeft paragraaf 8 regels voor de toegang van derden tot
archieven in verband met onderzoek en statistiek. Bij postkantoren, universi
teiten, bibliotheken en archivariaten zijn boeken met documentatie ter inzage
gelegd, waarin vermeld wordt hoe men informatie kan krijgen. In totaal zijn
er minstens 8000 punten, waar deze informatie te verkrijgen is.1 Aanvraagfor
mulieren zijn daar aanwezig. Een aanvraag kost 5 dollar.
De Privacywet stelt verplicht dat voor zogenaamde informatiebanken die
over persoonsgegevens beschikken een index wordt uitgegeven waar uit moet
blijken over welke gegevens zij beschikken. Die informatie is voor ieder persoon
die het betreft gratis toegankelijk; onder voorwaarde soms ook voor derden.
De Privacywet is niet van toepassing op stukken overgebracht naar een ar
chief. Een van de redenen hiervoor is dat deze stukken van oudere datum zijn.
De uitvoering van beide wetten ligt bij de Treasury Board. Dit is geen centrale
rekenkamer, maar een soort ministerie, dat taken heeft op het gebied van ad
ministratief en informatiebeleid.
Wat is er zoal het eerste jaar gebeurd? Geen grote toeloop op regerings
instanties. We moeten ook hier zeggen dat het in de wet uitdrukkelijk is vast
gelegd dat het niet de bedoeling is bestaande vormen van informatieverlening
en voorlichting te vervangen, maar dat de wet alleen gebruikt moet worden als
hulpmiddel wanneer men niet de informatie krijgt die men wenst. Ik moet er
bij zeggen dat de burger geen reden behoeft aan te geven waarom de informa
tie gevraagd wordt. Het is een recht, gegeven aan het publiek, men mag zelfs
niet informeren waarom men de informatie vraagt. De vraagstelling moet zijn
of de informatie kan worden geweigerd en wat zijn de redenen daarvoor. Er
waren niet zoveel verzoeken om access. Verzoeken krachtens de Privacywet
liggen veel hoger.
De vraag was of men het zich financieel kon veroorloven zo'n recht in te
voeren. De kosten van invoering van de Privacywet waren echter niet zo hoog
als sommigen dachten.
In de beide wetten is het instituut ombudsman opgenomen. De ombudsman
is een onpartijdig persoon met de bevoegdheid van een rechter c.q. van een po
litieagent. Er zijn twee ombudsmannen, een 'information commissioner on
access' en een 'commissioner on privacy' waartoe burgers zich kunnen wen
den, zonder gebruik te behoeven maken van een advokaat, wanneer er een
verschil van mening is met een departement over een bepaalde access- of priva-
cyzaak. Hiervoor worden geen kosten in rekening gebracht. De commissioner
maakt dan een rapport op. Het departement kan zich hierin schikken of de
burger kan zich tot de rechter wenden. Voor deze zaken is een speciale recht
bank aangewezen, de Federal Court Trial Division. Burgers hebben nu niet
met verschillende rechtbanken te maken. Een ambtenaar, die op grond van
een access-aanvraag, in goed vertrouwen, onterecht informatie verstrekt, is
niet schuldig krachtens de geheimhoudingswet.
De Treasury Board is wettelijk verantwoordelijk voor het uitvoeren en
handhaven van de Privacywet. De rijksarchivaris is gemachtigd, namens de
Treasury Board, om alle bewaartermijnen voor persoonlijke gegevens offi
cieel vast te stellen. Volgens de Privacywet moeten de bewaartermijnen voor
368
persoonlijke gegevens van elke databank gepubliceerd worden in de Privacy-
Index. Minstens eens per jaar moet een volledige inventaris van alle 'personal
information banks' gepubliceerd worden in deze index.
De organisatie van het archiefwezen in Canada is anders dan in Nederland.
De Public Archives of Canada (pac) archiveert regeringsstukken op federaal
niveau, alsmede diverse privé stukken. Er zijn in Canada in de pac twee ope
rationele afdelingen, te weten de Archives Branch en de Records Management
Branch.
Binnen de Archives Branch is er weer een indeling die anders is dan in Ne
derland, namelijk gerangschikt naar soort informatiedrager. De Federal Ar
chives Division en de Machine Readable Archives Division hebben eigenlijk
het meeste te maken met federale regeringsstukken. De handschriften vóór
1867 en de stukken uit de privé-sector, die zich in de Manuscript Division be
vinden, vallen niet onder de Wet openbaarheid.
Sinds vier a vijfjaar is er een soort bevriezing van aankoop van nieuwe dos
sierkasten. Komen er nieuwe archiefbescheiden, dan zal eerst papier afgesto
ten moeten worden. Meestal gebeurt dit als de leiding met vakantie is. De se
cretaresse verzamelt alle dossiers die een tot drie jaar oud zijn, die vervolgens
worden overgebracht naar de depots voor semi-actieve stukken. Vele dossiers
worden in Canada namelijk per jaar gerangschikt. Het bovenstaande geldt
ook voor computerbanden. Volgens de laatste telling is het electronisch ge
heugen ongeveer 100 maal groter dan het papierbestand.
De archivaris heeft als onderdeel van de Records Management Branch voor
de federale regering de volgende taken:
het geven van adviezen en cursussen in records management-,
het vaststellen van bewaartermijnen in overleg met de departementen;
het onderhouden van opslagplaatsen voor semi-actieve stukken;
het vervullen van functies betreffende het beheer van informatie namens de
Treasury Board. Verder is er nog een Records Management Service Division,
die cursussen geeft in records management en de procedure voor wat betreft
de bewaartermijnen evalueert en controleert.
Als laatste kan nog genoemd worden de National Personal Records Centre,
een soort centraal depot voor dossiers van alle oud-ambtenaren, militairen en
rijkspolitie. Deze organisatie verstrekt informatie over personen en stelt de be
waartermijnen vast. Zij hebben daar al aardig veel ervaring opgedaan met het
verstrekken van persoonsgerichte informatie. Getracht wordt zoveel mogelijk
de aanvragen informeel te behandelen en af te werken. De informele vragen
worden wel conform de wet behandeld en alle rechten van het individu worden
gehandhaafd zonder al te veel paperassen (bureaucratie). Als de aanvrager
niet tevreden is of informatie is achterhouden, wordt de aanvrager geïnfor
meerd over het recht een formele aanvraag in te dienen.
Hoewel de Privacywet in 1983 werd ingevoerd, konden de burgers van Ca
nada krachtens deel vier van de Canadian Human Rights Act al aanvragen om
persoonlijke informatie indienen. Op grond van deel 4 van deze Act zijn vanaf
1978 tot en met 1983 gemiddeld 2.300 informele aanvragen gedaan. Formele
aanvragen waren er gemiddeld 59. Dit betekent een percentage van 2,5 ten op
zichte van de informele aanvragen. Krachtens de Privacywet van 1983 zijn er
2.565 informele aanvragen per maand gedaan. Er waren 246 formele aanvra-
369
