en het wekken van interesse bij de bestuurders voor de archieven (trefwoord:
schaduwverfilming) zijn hier enkele voorwaarden voor de beveiliging van ar
chiefmateriaal.
Speelde in de analyse van De Goés Monteiro de politieke centralisatie een
grote rol, bij José Manuel Mata Castillon (Spanje) stonden politieke
decentralisatie-tendensen en hun invloed op de archieven centraal in zijn be
toog. Als hoofdproblemen werden het behoud van een uniforme archiefpoli-
tiek en de onderlinge acquisitie-competentie uitgewerkt. Eckhart Franz wees
in een interventie op de belangrijke rol van de opleiding, de beroepsverenigin
gen en de deskundige competentie van de coördinerende instanties.
Zowel in de referaten als in de interventies is met succes geprobeerd de he
dendaagse uitdagingen van de archieven, de bijzondere opgaven die de archie
ven tegenwoordig tegemoet komen, in al zijn verscheidenheid en complexiteit
onder het oog te brengen. Hoewel de continentale, nationale en regionale ver
schillen, die uit de respectievelijke economische, maatschappelijke, politieke
en historische context voortvloeien, duidelijk werden, lieten de voordrachten
ook wereldwijde overeenkomsten zien. Dit geldt zowel voor de belangrijkste
uitdagingen als voor de bij de oplossing van de problemen ter beschikking
staande personele en financiële mogelijkheden in de huidige economische situ
atie.
Om te voorkomen dat de problemen en de oplossingen, de taken en de
taakuitvoering, de uitdagingen en hun overwinningen uit elkaar groeien, om
te bereiken dat het uit elkaar groeien vertraagd of zelfs omgekeerd wordt,
moeten niet alleen grotere prestaties geleverd worden en nieuwe technische
hulpmiddelen ingezet worden, maar ook inhoudelijke en methodische innova
ties gepleegd worden, vooral op het juridische, personele en organisatorische
vlak. Daarbij kan algemeen als uitgangspunt genomen worden dat aanvullen
de financiële middelen niet of nauwelijks ter beschikking zullen staan.
Management en technische hulpmiddelen R. L. Koops
Het eerste antwoord op de uitdaging kwam van de Canadees Michael Swift,
die stelde dat het in een tijd waarin de middelen waarover archiefdiensten kun
nen beschikken gelijkblijven of teruglopen, niet alleen een uitdaging, maar
zelfs pure noodzaak is om meer met minder te doen. Archivarissen moeten
hun respectieve overheden ervan overtuigen dat zij goede managers zijn en
daardoor hun vertrouwen winnen en de eigen geloofwaardigheid bevestigen.
Zij moeten duidelijk aantonen dat de spaarzame middelen waarover zij kun
nen beschikken op de meest effectieve wijze worden aangewend.
Het eerste wat elke archiefdienst daartoe nodig heeft is een nauwkeurige en
formeel vastgestelde taakomschrijving. Daarin moeten in algemene termen de
verantwoordelijkheden en het werkterrein van de dienst, gebaseerd op de
wetgeving - bij voorkeur een archiefwet - worden omschreven. Hiermee kan
de dienst zijn koers bepalen en de eigen medewerkers duidelijk maken wat de
eigenlijke functie van de dienst is. Ook kan men dan het hoofd bieden aan ex
terne en interne druk om oneigenlijke taken op te nemen en geeft het de moge
lijkheid het beleid van het verantwoordelijke ministerie te toetsen.
284
Ten tweede moet zo helder mogelijk worden vastgelegd welke doelstellingen
uit die opdracht voortvloeien. Iedere organisatie moet vastgelegd hebben wel
ke korte- en lange-termijn-doeleinden men nastreeft. Deze doelstellingen
moeten niet alleen van hogerhand zijn goedgekeurd, maar het is evenzeer van
belang dat zij op alle niveaus binnen de organisatie bekend zijn en onderschre
ven worden. Bij het formuleren van de doelstellingen dienen lange-termijn
planning en doelstellingen op korte termijn duidelijk onderscheiden te wor
den. Het is tevens van het grootste belang dat de doelstellingen niet te hoog ge
grepen zijn en dat zij binnen een realistisch geschatte termijn verwezenlijkt
kunnen worden. Zo niet dan krijgt men een boomerang-effect waarin de plan-
ningsexcercitie zich als een oefening in frustraties tegen de eigen organisatie
keert.
Als complement voor de doelstellingen moet de dienst kunnen beschikken
over basis-maatstaven waarnaar verwezen kan worden wanneer men externe
beoordelaars de taak en de werkbelasting wil duidelijk maken. Wanneer er
overeenstemming bestaat over de doelstellingen van de dienst en over de volg
orde van verwezenlijking ervan, dan dient een werkprogramma te worden ont
wikkeld. In het werkprogramma moeten de te bereiken doeleinden en de er
voor benodigde tijd en personeel nauwkeurig omschreven worden. Het werk
programma moet gedurende het jaar regelmatig geëvalueerd worden en flexi
bel aan zich wijzigende omstandigheden aangepast kunnen worden.
Een factor van groot belang in ieder werkprogramma, zeker in een tijd
waarin culturele instellingen niet op alle verlangens kunnen ingaan, is priori
teitsstelling. Als wij niet alles kunnen doen wat nuttig en wezenlijk is dan moe
ten wij er in ieder geval voor zorgen dat de beschikbare tijd en middelen
besteed worden aan die aktiviteiten die werkelijk gedaan moeten worden. Het
stellen van prioriteiten is echter lang niet altijd even eenvoudig, maar het is
duidelijk een verantwoordelijkheid van de dienstleiding om te beslissen over
de relatieve waarde van de met elkaar concurrerende factoren en om duidelijk
vast te stellen wat de prioriteiten van de dienst moeten zijn. Pas dan kunnen
beslissingen over de toewijzing van middelen op logische basis genomen wor
den. En mocht het budget werkelijk worden gekort, dan garandeert de aanwe
zigheid van een planningsraamwerk met gestelde prioriteiten dat de beperkin
gen op een logische manier worden opgelegd. Ook het begrotingssysteem
moet kunnen garanderen dat de beschikbare middelen worden besteed voor
aktiviteiten die prioriteit genieten. Het vaststellen van plannen en prioriteiten
moet nauw verbonden zijn met het beheer van de uitgaven, anders heeft het
management weinig effectieve beheersing van wat in werkelijkheid wordt ge
daan.
Om te kunnen vaststellen in welke mate de plannen worden gerealiseerd en
de doeleinden bereikt, moet de dienst een of ander systeem hebben om de re
sultaten te meten: 'als het niet gemeten kan worden, kan het ook niet worden
gemanaged'Of het meetsysteem eenvoudig of ingewikkeld is, hangt af van de
omvang van het programma van de dienst. Basiselement van een meetsysteem
is het vermogen tot vastlegging van inputs (besteding van personele en finan
ciële middelen) en de outputs van het verrichte werk. Als managers niet over
deze basisinformatie beschikken kunnen zij nooit beoordelen of ze ook werke
lijk de beschikbare middelen in de juiste mate aan de aktiviteiten met de
285
