zien wij twee medewerkers hebben die kleurenblind zijn, moest dat worden
verworpen. Wij zijn er nog niet uit welk symbool of welke tekst wij moeten
kiezen. Het aangeven, op welke wijze dan ook, op de doos van de beperkte
openbaarheid kan en moet in een aantal gevallen ook leiden tot herverpak
king. Voor het bezwaar dat wel eens wordt geopperd tegen het kenmerken van
dozen, namelijk dat in één doos een stuk kan zitten dat wel openbaar is en een
stuk dat niet openbaar is, is een eenvoudige oplossing: de inhoud dient over
twee dozen verspreid te worden. Als na verloop van tijd mocht blijken dat de
beperking van de openbaarheid van het ene stuk kan worden opgeheven, dan
moet die sticker er maar afgehaald worden of u draait de doos om en dan hebt
u de goede kant voor.
Ik til niet zo zwaar, als collega Meeuwissen, aan de mogelijke aantrekkings
kracht van die stippen of andere kenmerken voor het personeel. Ik denk dat u
juist door de veelheid van stippen of andere kenmerken in de bewaarplaats, en
door een duidelijke uitleg dat dat een bescherming is voor een kerkbestuur of
voor een bedrijf, mogelijke vermoedens en overspannen verwachtingen over
in archieven verborgen bedrijfs- en staatsgeheimen bij uw medewerkers wel de
kop in kunt drukken.
Een probleem vormt de glijdende schaal: archiefbescheiden overgebracht
of in bewaring gegeven met de bepaling dat de stukken van de laatste vijftig,
dertig, of vijfentwintig jaar niet volledig openbaar zijn. Elk jaar komt dus een
deel van dat archief vanuit de grijze zone in de witte zone van de openbaar
heid. Ik pleit ervoor dat in deze gevallen in de inventaris en op de dozen het
jaar vermeld wordt waarin die stukken openbaar worden. Bijzondere aan
dacht vragen dan nog archiefbestanddelen die lopen over een periode waarvan
de openbaarheid opschuift. Bijvoorbeeld: er is een notulenboek over de perio
de 1900-1960, waarvan een gedeelte openbaar is en een ander deel nog niet.
Laten we ook daar een sticker gebruiken met bijvoorbeeld: notulen van de
laatste x jaar niet openbaar. Op een heel eenvoudige wijze - ik geef toe dat dat
alleen voor middelgrote diensten of voor kleine diensten geldt - kunnen we
bereiken dat dat notulenboek toch in de studiezaal, misschien onder speciaal
toezicht kan worden geraadpleegd. Bijvoorbeeld door voor de duur van de
raadpleging klittenband om het gedeelte wat nog niet openbaar is te bevesti
gen. Op het moment dat de klittenband wordt opengeritst maakt dat zo'n
lawaai in de studiezaal dat u weet dat de onderzoeker in overtreding is. Met
enige inventiviteit kunt u zelf nog andere middeltjes bedenken om toch die ge
deeltelijk openbare notulenboeken maar ter inzage te kunnen geven.
Dan is er de raadpleging die afhankelijk is van bijzondere toestemming, de
derogatie. Indien enigszins mogelijk worde de bevoegdheid tot derogatie, dus
het verlenen van toestemming tot de inzage, gelegd in handen van de archiva
ris in plaats van deze bij de archiefvormende instelling, persoon of familie te
laten. Anders dan Meeuwissen ben ik van oordeel dat we die bevoegdheid bij
de archivaris moeten laten. Ik bevind mij in het goede gezelschap van de heer
Dekkers die zei: 'Het is beter dat de algemene secretarie over verzoeken tot
raadpleging en over de toestemming tot publikatie beslist dan dat de beleidsaf
deling zulks doet'.
Ik geloof dat het ons métier is om de tegenstrijdige belangen van de open
baarheid versus privacybescherming af te wegen. Wij archivarissen komen da-
gelijks in aanraking met feiten en omstandigheden in het verleden die sub
specie aeternitatis niet of niet meer schokkend zijn, maar die voor de archief
vormer zelf of voor zijn/haar familieleden, wanneer die feiten en omstandig
heden geïsoleerd zijn uit hun historische context, een steen des aanstoots vor
men. Ik geloof dat archivarissen die verantwoordelijkheid niet uit de weg
mogen gaan: als wij het niet doen, wie moet het dan doen? Ik kan het nog an
ders formuleren: als wij ook deze taak van ons afschuiven, dames en heren,
wat blijft er dan in hemelsnaam nog over van ons eigenlijke beroep als archi
varis? Dan zijn we alleen maar papierbeheerders zonder dat we ons bekreunen
om de openbaarheid en het gebruik van die archiefbescheiden voor historisch
onderzoek. Het zal u duidelijk zijn dat ik, anders dan collega Meeuwissen,
ook de toestemming tot publikatie uit niet-openbare archieven in handen van
de archivaris wil leggen en dat niet wil overlaten aan de archiefvormer of aan
de nabestaanden. Al ben ik het er helemaal mee eens dat we bij het aanvaarden
van particuliere archieven vooral niet te snel tot beperking van de openbaar
heid moeten overgaan.
Vaak wordt de beperking van de openbaarheid geformuleerd als: 'beschei
den betreffende nog levende personen zijn niet openbaar'. De notariële ar
chieven 1896-1905 worden thans met zo'n clausule overgebracht naar de rijks
archieven en in bewaring gegeven aan de gemeentearchieven. Voor de daaraan
voorafgegane periode, 1842-1895, die u nu al in huis heeft, geldt dat beschei
den betreffende nog levende personen, anders dan voor wetenschappelijk on
derzoek, niet toegankelijk zijn. Dat is een slechte formule. In de eerste plaats
het criterium 'wetenschappelijk onderzoek', dat is al afdoende gekritiseerd in
het rapport van de VAN-commissie Regeling Openbaarheid, dus daarop hoef
ik niet verder in te gaan. In de tweede plaats houdt die clausule geen rekening
met artikel 839 van het Wetboek van burgerlijke rechtsvordering1, dat de
archivaris verplicht om afschriften van notariële minuten uit te reiken aan de
onmiddellijk belanghebbende personen en aan hun erfgenamen of rechtver
krijgenden. In de derde plaats slaat die clausule kennelijk alleen op de 'ver
schijnende personen': het testament van de overleden testateur is openbaar
ook al zijn de erfgenamen of sommige van die erfgenamen in leven. Bij een an
dere interpretatie zouden we de notariële archieven beter kunnen laten waar ze
nu zijn, want dan zijn ze nog voor vele decennia niet openbaar omdat er altijd
nog wel ergens een achterkleinkind leeft dat bedacht is in het testament.
De clausule is niet alleen onjuist, maar ook erg onpraktisch. We kunnen niet
van alle onderzoekers eisen dat ze aankomen met het bewijs dat de testateur of
de partijen bij een akte van huwelijkse voorwaarden of bij enige ander akte,
opgemaakt sedert 1842, inmiddels overleden zijn. Ik pleit voor een praktische
oplossing die zowel in de rijks- als in de gemeentearchieven uniform zal moe
ten worden gehanteerd. In het algemeen zal de partij bij het opmaken van de
akte 18 jaar oud zijn geweest. In het algemeen neemt men in de notariële prak
tij k ook aan dat iemand die honderd jaar geleden geboren is, inmiddels wel zal
zijn overleden. Het komt slechts sporadisch voor dat iemand ouder dan hon
derd jaar wordt; honderdtien jaar is in deze en in de vorige eeuw slechts twee
keer voorgekomen.2 We zouden dat statistisch misschien nog wat kunnen ver
fijnen, maar notariskantoren hebben een laatje met doden en daarin zitten
ook alle mensen die honderd jaar of langer geleden zijn geboren. Dit betekent
353
352
