meegemaakt, dat een ambtenaar die bij ons op dat moment leeszaaldienst
had, de niet-openbare kerkeraadsstukken behorend tot het archief van een
kleine reformatorische gemeente in handen gaf van een aantal bezoekers. Bij
navraag bleek, dat die bezoekers zich bekend hadden gemaakt als lidmaten
met een bijzondere belangstelling voor de geschiedenis van hun gemeente.
'Als dat nu nog niet vertrouwd is', had de onschuldige leeszaalambtenaar ge
dacht, niet bedenkend, dat de kerkeraad deze stukken nog liever aan de paus
ter inzage had gegeven dan uitgerekend aan de eigen gemeenteleden.
Concluderend wil ik zeggen, dames en heren, dat moedwillige schending
van de privacy van derden door archiefmedewerkers wellicht nooit geheel kan
worden voorkomen, maar dat de kans daartoe zoveel mogelijk moet worden
beperkt. Schending van de privacy die het gevolg is van onachtzaamheid of
vergeeflijke onwetendheid van medewerkers, kan'wél worden vermeden. Het
is de taak van beheerders van archieven daar alert op te zijn en daar zelf steeds
een voorbeeld in te geven.
Tenslotte nog dit, dames en heren. Privacy - het recht om met rust gelaten
te worden - is een rekbaar begrip. Of de openbaarmaking van bepaalde gege
vens, mede gelet ook op de context waarbinnen dat geschiedt, een inbreuk op
iemands privacy betekent, kan naar mijn mening het beste beoordeeld worden
door degene wiens privacy het betreft. Ik wil er daarom voor pleiten, dat in
schenkings- of inbewaargevingsakten de schenker of bewaargever wordt aan
gewezen als de persoon of instantie, welke bepaalt of een derde niet-openbare
bescheiden mag raadplegen en in voorkomend geval mag publiceren. Ik ben
van mening, dat een archiefbeheerder die ten behoeve van een derde een ar
chief opneemt, schoont, materieel verzorgt en toegankelijk maakt - en dat al
les meestal om niet-niet nog eens naast de aansprakelijkheid voor geheim
houding binnen zijn dienst de garantie op zich moet nemen voor de betrouw
baarheid van onderzoekers. Hierbij komt nog dat het controleren, of in een
publicatie de grenzen van het toelaatbare niet worden overschreden, erg ar
beidsintensief kan zijn. Ik denk, dat wij onze tijd beter behoren te besteden.
Lezing F. C. J. Ketelaar
U bent hier naar toe gekomen om een aantal voordrachten aan te horen over
het onderwerp openbaarheid en privacybescherming. Het spijt me echter dat
ik moet zeggen dat de voordrachten van vanmiddag niet openbaar zijn en dat
ik u allen - met uitzondering van professor Bank en misschien ook van mijn
heer Arlman, als hij belooft 'wetenschappelijk' te werk te gaan - moet vragen
om maar weer op te staan en te gaan wandelen en weer terug te komen als het
openbare gedeelte aan de orde is.
Stelt u zich eens de bezoeker van de studiezaal van een archief voor, bij
voorbeeld de studiezaal van het jubilerende gemeentearchief. Hij komt daar
aanzetten in het vertrouwen daar openbare archieven aan te treffen en die in
gevolge de wet te kunnen raadplegen. Zoals u hier in goed vertrouwen naar toe
bent gekomen in de verwachting dat u een aantal lezingen zou kunnen aanho
ren. Bij het bezoek merkt onze onderzoeker echter dat allerlei overheids- en
particuliere archieven juist niet openbaar zijn en dat hij net als u maar beter
kan gaan wandelen. Maar, zult u tegenwerpen, die onderzoeker had zich moe
ten voorbereiden. Er zijn archievenoverzichten en daarin kan hij toch zien van
welke archieven de openbaarheid beperkt is; een sterretje immers geeft aan dat
de openbaarheid beperkt is.
Als u het overzicht van het Haagse gemeentearchief raadpleegt ziet u dat het
archief van de architect Co Brandes, 1906-1955, een ster heeft, maar dat de
even oude (of even jonge) archieven van zijn collegae Van Nieukerken en De
Wolf geen ster hebben. Het archief van de Armenraad, later Sociale raad,
1944-1972, heeft géén ster, het archief van de gemeentelijke sociale dienst,
1921-1964, wel. Was het nu maar zo dat de sterren hetzelfde betekenden maar
zo'n ster kan er op duiden dat het héle archief gesloten is, verzegeld misschien
wel of dat alleen de laatste vijftig of de laatste dertig jaar niet toegankelijk zijn
of dat inzage slechts onder bepaalde voorwaarden mogelijk is. Kortom, een
heel scala van mogelijkheden verbergt zich achter die ene ster: per ast ra ad
aspera\ de onderzoeker moet er wel astrant van worden. Het is overigens niet
het gemeentearchief van Den Haag aan te wrijven dat men die sterretjes heeft
gestrooid', dat is overeenkomstig de richtlijnen van de landelijke commissie die
heeft vastgesteld dat alle beperkingen van de openbaarheid met die ene ster
moeten worden aangeduid. In de praktijk ben ik tot de conclusie gekomen dat
dit een verfoeilijk systeem is. Mocht het tot een tweede druk of op zijn minst
tot een supplement van de huidige serie archievenoverzichten komen, dan
moeten we de kenmerking van niet-openbare archieven meer nuanceren. Het
doet wat komisch aan om bij een archief, laten we zeggen van de diakonie van
de hervormde gemeente te 's-Gravenhage, 1583-1956, een ster te zien staan.
Wij vermoeden dan wel dat dat dan alleen de laatste vijftig jaar geldt, maar de
argeloze onderzoeker weet dat niet.
De gebruiker moet weten waar hij of zij aan toe is. Dat geldt ook voor de
overzichten, gidsen en inventarissen die de onderzoeker ter plaatse raadpleegt.
Niet alleen in het gemeentearchief hier, maar bij alle archiefdiensten dienen de
beperkende bepalingen duidelijk gepubliceerd te worden: in de inleiding op de
inventaris. Maar omdat we allemaal weten dat dat het minst gelezen deel van
de inventaris is, bepleit ik dat ook al in de aanvraaginstructie (die buitenop of
op de eerste bladzij behoort te zijn aangebracht) vermeldt wordt: 'nota bene:
archiefbescheiden uit die periode (of die en die nummers) zijn niet of slechts
onder bepaalde voorwaarden, namelijk deze en deze, openbaar'.
Daarnaast dient het personeel in de studiezaal eenduidig geïnstrueerd te zijn
volgens welke procedure en door wie toestemming tot raadpleging van beperkt
openbare archieven kan worden verleend. Dat geldt voor al het personeel, ook
de invallers, de stagiaires en de depotbedienden die dienst doen in de studie
zaal. Zij allen dienen met het systeem van de beperkingen op de openbaarheid
vertrouwd te zijn. Dat is niet alleen een zaak voor het hoofd externe dienstver
lening of de staf. Deze zaak is te belangrijk om alleen binnen de staf te blijven.
Wie van uw medewerkers bijvoorbeeld weet het verschil tussen de beperking
van de openbaarheid van de notariële archieven en de beperking van de open
baarheid van de gevangenisarchieven?
Ook de stukken zelf dienen een aanduiding van de beperking van de open
baarheid te hebben. Bij collega Meeuwissen zijn dat rode stippen. De moge
lijkheid daartoe is in het Rijksarchief in Groningen overwogen maar aange-
351
