wordt meegenomen naar de leeszaal en daar wordt voorgeschoteld aan een be
zoeker, die de stukken niet mag hebben, maar ze niettemin met graagte door
neemt. Het is maar waar je voor kiest: voor vertrouwen in je eigen personeel of
in willekeurige bezoekers.
Behalve het beplakken met rode stippen kennen wij in Nijmegen nog een
andere, wat betere methode van beveiliging, zij het dat ook die nog lang niet
sluitend is, zeker niet tegenover het eigen personeel. Deze bestaat uit het dicht-
plakken van de dozen, waarin niet-openbare bescheiden zijn geborgen. Soms
worden deze dozen ook nog verzegeld. Als deze bescheiden nog regelmatig
worden geraadpleegd, wat bijvoorbeeld bij onze al eerder genoemde advoca-
tenarchieven gebeurt, dan betekent dat, dat de dozen steeds moeten worden
geopend door een speciaal daartoe bevoegde medewerker en dat deze na terug
ontvangst weer deskundig moeten worden afgeplakt. Ik zeg terugontvangst
want zij worden namelijk nogal tamelijk frequent uitgeleend aan de advoca
tenkantoren, waarvan ze afkomstig zijn. U vindt dat misschien gekkenwerk
van ons, maar dat was één van de voorwaarden, waarop we indertijd die ar
chieven konden krijgen. Zij waren anders grotendeels vernietigd, terwijl het
belangrijke archieven zijn en daarbij komt, dat we nog geen enkel advocaten-
archief bezaten.
Aan de berging op zichzelf, die al problemen genoeg met zich brengt, dames
en heren, gaan nog een aantal fasen vooraf, welke evenzovele eigen problemen
en risico's met zich meebrengen. Ik noem: de selectie ter plekke bij het opha
len van een archief, het vervoer naar de archiefbewaarplaats, de tijdelijke
opslag in een quarantaineruimte, het opzenden van gedeelten van het archief
ter ontsmetting, de verdere selectie en de vernietiging, de vervaardiging van
een magazijnlijst of van een inventaris, de definitieve nummering en plaat
sing. Dit zijn allemaal evenzovele momenten, waarop het materiaal extra
kwetsbaar is. Bij al deze onvermijdelijke handelingen gaat een archief immers
door de handen van en komt onder ogen van allerlei medewerkers. Zoals de
archivaris vroeger alleen inzage in een archief mocht verlenen aan personen
die hem 'bekend en vertrouwd' waren, zou ik u willen aanraden alle bovenge
noemde handelingen alleen te laten verrichten door uw eigen vaste personeel,
dat u door en door vertrouwt, hoe geëigend dit soort van klussen ook lijkt om
te worden uitgevoerd door jonge en energieke hulpkrachten, die ook wel eens
gaarne een dagje onder uw alziend oog vandaan willen doorbrengen.
De meest kritieke fase, van alle die ik zojuist heb opgesomd, is die van het
toegankelijk maken van een archief met privacy-gevoelige gegevens. 'Heren
lezen eikaars brieven niet', maar wij archivarissen moeten wel! Om te berei
ken, dat deze en andere inbreuken op de privacy van derden, die nu eenmaal
onvermijdelijk zijn, al was het alleen maar om de grenzen van die privacy te
kunnen vaststellen, zo discreet mogelijk te laten verlopen, wil ik u een aantal
aanbevelingen aan de hand doen. Deze aanbevelingen betreffen het personeel
van een archiefdienst in zeer ruime zin, dat wil zeggen de ambtenaren in tijde
lijke of vaste dienst en ook al degenen die bij een archiefdienst in wat voor an
der verband dan ook werkzaam zijn, zoals personeel in wsw-verband, erkend
gewetensbezwaarden, stagiaires, wvM-ers, vrijwilligers enz. enz. Voorop
gesteld zij, dat ik van mening ben, en u zult deze mening met mij delen, dat zo
lang wij met mensen werken, de kans op het maken van fouten altijd blijft
bestaan, wat voor regeling je ook treft. Het gaat erom die kans op fouten zo
veel mogelijk te verkleinen. Daartoe staan ons verschillende middelen ter be
schikking, waaronder enkele erg voor de hand liggende. Maar juist, omdat zij
zo vanzelfsprekend zijn, vraag ik me af, of zij in de praktijk wel altijd worden
toegepast.
Ten aanzien van de medewerkers in vaste dienst, de ambtenaren dus, geldt
altijd een Algemeen Ambtenaren Reglement, gebaseerd op de Ambtenaren
wet van 1929. Een dergelijk reglement pleegt steevast de bepaling te bevatten,
dat de ambtenaar verplicht is tot geheimhouding van hetgeen hem in of in ver
band met zijn betrekking ter kennis is gekomen, voor zover die verplichting uit
de aard der zaak volgt. Verder is het hem verboden ten eigen bate gebruik te
maken van hetgeen hem in verband met zijn betrekking ter kennis is gekomen.
Het zou nu een vaste gewoonte van elk diensthoofd moeten zijn om elke nieu
we medewerker/ambtenaar bij zijn indiensttreding eens met nadruk deze be
palingen onder ogen te brengen. Men kan zelfs nog verder gaan en van de
nieuweling een eed of belofte op dit punt vragen. Omdat mensen nu eenmaal
van nature geneigd zijn het bestaan van voorschrften in hun geheugen te laten
wegzakken, kan het geen kwaad die geheugens bij tijden eens op te frissen.
Zelf doe ik dit regelmatig met de regels inzake ziektemelding, tijdregistratie en
het stallen van fietsen. Met ingang van de volgende week ga ik ook de geheim
houdingsplicht in herinnering brengen. Dat is dan één van de resultaten van
dit symposium.
Overigens zijn niet alleen de ambtenaren bij ons tot geheimhouding ver
plicht. Ook de medewerkers in ander verband, hoe kort dan ook, worden
daartoe bij indiensttreding contractueel verplicht. Ik kan u dat alleen maar
aanraden.
Wil men een stap verder gaan, dan kan men alle personen, ongeacht de aard
van de functie die ze bij de dienst gaan vervullen, tevoren op hun gedrag laten
screenen door de politie. Ik heb dit wel eens gedaan in een enkel geval ten aan
zien van personen, van wie ik me niet helemaal zeker voelde. Voor het overige
ga ik af op referenties en mijn eigen feilbare intuïtie en mensenkennis. Van
screening mag men natuurlijk niet alles verwachten. De uitslag van een scree
ning kan een indicatie geven voor iemands betrouwbaarheid, maar geen ga
rantie voor een absolute en levenslange integriteit. Van de andere kant. laat
men het na, dan kan men er spijt van krijgen het niet gedaan te hebben, wan
neer het ooit zover komt dat men aansprakelijk wordt gesteld voor schending
van privacy, die binnen de dienst heeft plaatsgevonden.
Ik heb daar straks al gezegd, dames en heren, dat je de omgang met met-
openbare archiefstukken zou moeten overlaten aan medewerkers, die je door
en door vertrouwt. In de praktijk is dit zeker bij een grotere dienst vrij moei
lijk. Toch zijn er op dit terrein best maatregelen te bedenken. Een ervan is bij
voorbeeld, dat medewerkers, die niet uit hoofde van hun functie in de depots
behoeven te komen, daar ook nooit toegang toe mogen hebben. Een andere is
om nooit toe te laten, dat mensen, die nog maar net in dienst zijn of dat niet
voor lange tijd zullen zijn, een taak krijgen ten aanzien van niet-openbare ar
chiefbescheiden. Ook niet als hulp van een vertrouwde medewerker. Ook
heeft het zijn nut om eens met de medewerkers die het aangaat de openbaar-
heidsbeperkende bepalingen van een contract door te spreken. Zelf heb ik
349
348
