te kunnen binnenhalen. De onrustbarende groei van het aantal rode stippen in
mijn eigen depots is zeker voor een deel hierop terug te voeren. Iedere archiva
ris moet echter wel bedenken, dat een overeenkomst met openbaarheidsbeper-
kende bepalingen misschien wel in een eufore stemming over de aanwinst kan
zijn aangegaan en in alle vriendschap kan zijn gesloten, maar dat het nooit een
gentlemen's agreement is. Het is een normale juridische overeenkomst met
keiharde afspraken, waarvan de archivaris maar moet zien, of hij ze kan nako
men. En niet alleen moet hij ze nakomen, hij moet er ook voor in kunnen
staan, dat zijn medewerkers dat zullen doen. Dit laatste realiseert men zich
niet altijd even helder, maar het is wel zo, dat de openbaarheidsbeperkingen,
gesteld bij de overbrenging van een archief niet alleen gelden voor een derde
onderzoeker, die vaak zelfs schriftelijk moet verklaren, dat hij zich eraan zal
houden, maar evengoed voor de archiefbeheerder en al zijn medewerkers, aan
wie zo'n verklaring niet gevraagd wordt.
Openbaarheidsbeperkende bepalingen in een akte van overdracht, inbe-
waargeving of schenking, dames en heren, houden voor een beheerder van een
archiefbewaarplaats gewoonlijk minstens twee, soms drie zaken in, waarvoor
hij zal moeten instaan. De eerste is de zekerheid van een goed afgeschermde
berging der bescheiden. In de tweede plaats zal de archiefbeheerder moeten
kunnen instaan voor zijn eigen betrouwbaarheid en voor die van zijn mede
werkers. Tenslotte zal hij eventueel ook nog de betrouwbaarheid moeten kun
nen garanderen van onderzoekers, die toestemming hebben het archief te
raadplegen. Ik zei 'eventueel', want dit laatste hangt af van de vraag, wie een
dergelijke toestemming gaat verlenen. Dat kan de archivaris zelf zijn, maar
degene die het archief heeft overgedragen kan zulks ook aan zich willen hou
den.
Ik kom straks nog terug op de kwestie, wie nu het meest geëigend is toestem
ming tot raadpleging te verlenen. De andere partij, degene dus die het archief
gaat overdragen, behoort te weten, dat de beheerder van een archief nooit
voor de volle honderd procent kan garanderen, dat er nooit iets mis zal gaan
met de door hem verlangde totale of beperkte niet-openbaarheid. Eerst dan
kan hij verantwoord de keuze van wel of niet overdragen maken. De beheer
der van de archiefbewaarplaats dient te beseffen, dat hij nooit zijn ambtelijke
aansprakelijkheid kan uitsluiten, ook al heeft hij bij het sluiten van het con
tract nog zo duidelijk zijn eigen beperkingen of die van zijn dienst aangege
ven. Verder moet hij goed weten, dat hij met het sluiten van een overeenkomst
met openbaarheidsbeperkende bepalingen ook zijn medewerkers een last op
hun schouders legt, waarvan zij terdege op de hoogte moeten worden gesteld.
Tenslotte nog dient hij in zijn achterhoofd te houden, dat hij ambtelijk ver
antwoordelijk is, maar dat hij ook nog meerderen heeft die bestuurlijk voor
hem en zijn dienst verantwoordelijk zijn.
Zoals gezegd, dames en heren, moet een archiefbeheerder kunnen instaan
voor een veilige berging van de niet-openbare stukken. De meest ideale oplos
sing hiervoor zou zijn, dat alle dergelijk geaarde stukken, tot welk archief ook
behorend, afzonderlijk in een apart daarvoor gereserveerde ruimte werden
bijeengeplaatst. In die ruimte zouden verder geen andere stukken mogen wor
den geborgen en de sleutel ervan zou onder één persoon, denkelijk de archief
beheerder zelf, moeten berusten. Die afzonderlijke ruimte behoeft geen af-
346
zonderlijk depot te zijn - dat zou wat al te luxueus zijn - maar kan bestaan uit
een deugdelijk afgeschoten depotgedeelte, voorzien van een stevige deur.
Goedkoper is het natuurlijk om een paar stevige stalen kasten aan te schaffen,
waarvoor dan ook weer een sleutelbewaarder zou moeten worden aangesteld.
Zelf beschik ik te Nijmegen in een van de depots over zo'n kast, waarin ik ma
teriaal bewaar, dat niet alleen privacy-gevoelig is maar bovendien snel te ge
bruiken, voor wie kwade bedoelingen heeft. Het zijn stukken van uiteenlopen
de aard. Er zijn ambtelijke stukken bij, afkomstig uit het archief van het kabi
net van de burgemeester, van de gemeentesecretaris als diensthoofd en uit ons
eigen dienstarchief. Verder een aantal verslagen van geheime raadzittingen
met bijlagen en de u bekende inventaris van het archief van Zwart Front, uit
gegeven door het Rijksarchief in Noord-Brabant. In diezelfde kast bewaar ik
ook stukken, afkomstig van particulieren, zoals oorlogsdagboeken, de per
soonlijke stukken van enige Nijmeegse politici van lokaal belang en zelfs lief
desbrieven. Dit laatste proza is niet opgeweld uit enig Nijmeegs smachtend ge
moed, maar uit dat van Mussert en ons onlangs door een onbekende geschon
ken. Ik zal er graag aan meewerken, dat zij van mijn geheime kast overgaan
naar die van de algemene rijksarchivaris. De genoemde oorlogsdagboeken heb
ik nog eens extra in een afsluitbare metalen kist moeten bergen. Dat was name
lijk één van de voorwaarden van de schenkingsakte. Verschillende andere be
scheiden heb ik in enveloppen gedaan, die ik persoonlijk heb verzegeld en van
het opschrift voorzien, dat zij alleen door de gemeentearchivaris mogen wor
den geopend. Het klinkt alles bij elkaar wat primitief misschien, maar tot nu
toe werkt dit systeem doeltreffend.
Om nu echter terug te komen op de berging in stalen kasten: bij kleinere
diensten kan daar waarschijnlijk wel mee worden volstaan. Bij grotere al spoe
dig niet meer. Voor die diensten zou het misschien de beste oplossing zijn om
alle privacy-gevoelige archiefstukken te microfilmen en de originele beschei
den te vernietigen. De microfilms of-fiches zouden dan natuurlijk deugdelijk
opgeborgen moeten worden, bij voorkeur in een afsluitbare kast in het depot.
Zelf denk ik op deze manier een einde te kunnen maken aan mijn zorgen over
de vele meters aan personeelsdossiers, die weliswaar vernietigbaar zijn, maar
die ik toch niet weg wil doen, en niet te vergeten mijn angsten over onze twee
advocatenarchieven. Het gaat hier over moderne archiefbescheiden zonder in
trinsieke waarde, zodat tegen substitutieverfilming geen bezwaren lijken te
zijnMicrofilms of -fiches zijn niet alleen veel compacter en dus veel makkelij
ker weg te sluiten dan originele stukken, zij hebben ook het voordeel dat zij
niet op een stille middag snel even in het depot kunnen worden doorgebladerd
door een kwaadwillende medewerker van de dienst.
Inmiddels zijn we nog niet zover in Nijmegen. De niet-openbare archief
bestanddelen, die zich niet in mijn geheime kast bevinden, staan normaal tus
sen de andere stukken in de depots. Alleen zijn zij voorzien van een rode stip.
Daar gaat uiteraard geen enkele preventieve werking van uit tegenover het per
soneel. Integendeel zou je zelfs kunnen zeggen. De rode stippen kunnen im
mers ook juist een uitdaging vormen. Sommige collega's vinden dat de reden
om toch vooral geen bijzondere kenmerken op niet-openbare archiefbestan
den aan te brengen. De bedoeling van onze rode stippen is echter in de eerste
plaats te voorkomen dat bij vergissing een verkeerde doos of portefeuille
347
