zen op de 'zekerheid' van de verklaring, ging men door de bocht en werd
toestemming verleend. De studenten hadden de verklaring ondertekend en ge
retourneerd waarna zij een afspraak maakten voor een bezoek aan de archief
bewaarplaats. Hun eerste bezoek zal ik niet gauw vergeten. Twee aardige jon
gens die hun eigen omgangsvormen er op nahielden. Zo stonden ze ineens op
een woensdagmorgen in de kamer onder het motto: 'Binnen zonder kloppen'.
Witte gymschoenen, draagtasje met een opschrift tegen iets waar men bij ez
nu juist weer voor is. Na de regels ten aanzien van het archiefgebruik te heb
ben doorgenomen zei een van hen: 'Ik kan niet de gehele week, want vrijdag
moet ik naar Hilversum'. Ter verduidelijking vulde zijn lotgenoot hem aan: ja
want meneer is free-lance-medewerker bij de vpro, afdeling documentaires.
Op zo'n moment denk je waar gaat dit toe leiden en waarvoor heb ik mij sterk
gemaakt.
Zover ik mij herinner is er één keer een verzoek afgewezen. Het betrof hier
een verzoek van een familielid van een persoon waaraan prof. L. de Jong in
één van zijn boeken aandacht had besteed. Bedoeld familielid wilde de stuk
ken van zijn overleden verwant inzien om de bewering van prof. De Jong te
kunnen weerleggen. Het familielid van de verzoeker was in de oorlogsjaren
een vooraanstaand ambtenaar van het departement. Na bestudering van de
stukken was het voor mij duidelijk dat hier een afwijzing op moest worden ge
geven. Dit zou echter niet mogelijk zijn als prof. De Jong de desbetreffende
stukken wel had ingezien. Na telefonische raadpleging van de hoogleraar
bleek mij dat hij onze stukken niet had geraadpleegd. De in het boek beschre
ven persoon was na de oorlog voor een zuiveringscommissie verschenen. Di
verse mensen en collegae hadden belastende verklaringen over hem afgelegd.
Om de verzoeker toch tegemoet te komen is overwogen de desbetreffende
stukken te depersonifiëren, door de namen van de getuigen weg te lakken. Dit
alternatief bleek onwerkbaar, daar de desbetreffende persoon gehuwd was
met zijn secretaresse, die feilloos in staat moest worden geacht de weggelakte
namen in te vullen.
Thans ben ik gekomen aan het tweede gedeelte van de procedure, het raadple
gen van de stukken. Met behulp van de inventaris of de magazijnstaat maakt
de onderzoeker een keuze van hetgeen hij of zij wil inzien. Aan de onderzoe
ker worden alle stukken voorgelegd die hij voor zijn onderzoek relevant acht.
Mocht dit niet het geval zijn, dan wordt dit hem of haar uitdrukkelijk medege
deeld. Het is mij bekend dat anderen niet zo te werk gaan en soms stukken
achterhouden zonder dat de onderzoeker hier weet van heeft. Deze handelwij
ze heeft niet mijn instemming, sterker nog, ik vind het een vorm van geschied
vervalsing. De onderzoeker veronderstelt dat hem alle gegevens bekend zijn,
waarna hij zijn conclusies trekt.
Tot deze constatering ben ik diverse keren gekomen, daar onderzoekers mij
mededeelden dat zij gerubriceerde brieven van of aan onze minister, die zich
ook in het archief van zijn ambtgenoot hadden moeten bevinden, niet hadden
aangetroffen. Bij navraag bleek mij dat ze aldaar uit de desbetreffende map
pen waren gelicht.
Voor mij is echter een probleem wanneer men vraagt fotokopieën te mogen
maken. Als je dit toestaat ben je wel de greep op de desbetreffende stukken
kwijt. Een alternatief in deze is de fotokopieën na gebruik terug te verlangen.
De onderzoeker moet echter de gemaakte kopieën betalen, terwijl het vervaar
digen van een kopie van de verstrekte kopie niet kan worden tegengehouden.
Hier is naar mijn overtuiging een scherpe selectie van wat wel en wat niet mag
worden gekopieerd op z'n plaats.
Dan kom ik nu bij het laatste punt van de procedure, de toetsing van het ma
nuscript. Middels de al genoemde verklaring heeft de onderzoeker zich ver
plicht de voorgenomen publikatie voor te leggen. Er wordt veel onderzoek in
archieven verricht, maar de resultaten hiervan zijn, kwantitatief gezien, niet
overweldigend. Nu heb ik er op zich geen problemen mee als een onderzoeker
niets inzendt. Het is ook niet zo dat wij archiefonderzoekers er regelmatig op
wijzen dat wij nog geen conceptpublikatie mochten ontvangen.
De in de verklaring geëiste toezending van het manuscript beoogt een zorg
vuldig omgaan met de uit archivalia verkregen gegevens en dat onjuist gebruik
zoveel mogelijk wordt tegengegaan. Dit behoeft nadere toelichting, ik wil dit
proberen aan de hand van onze toetsingkriteria duidelijk te maken. Wij, en
dan bedoel ik de afdeling Algemene Secretarie van het ministerie, bestuderen
nauwgezet de toegezonden conceptpublikaties, waarbij in het bijzonder gelet
wordt op de punten of
er geen meningsverschillen tussen ministers in staan vermeld, welke thans nog
grote politieke repercussies zouden kunnen hebben. De officiële uitdrukking
hiervoor is dat de eenheid van de Kroon in gevaar zou kunnen komen,
het belang van de Staat of één der bondgenoten in ernstige mate door publika
tie zou kunnen worden geschaad.
fabrikage- en bedrijfsgegevens niet op een voor het bedrijf schadelijke manier
worden weergegeven. Bij twijfel wordt contact opgenomen met het desbetref
fende bedrijf. In vele gevallen is dit al gedaan alvorens de toestemming voor
inzage werd verleend.
de publikatie geen gegevens bevat over personen die beledigend voor hen zijn
of hun onevenredig zouden kunnen benadelen.
Onze aanmerkingen hebben er tot heden toe geleid dat in overleg met de
auteur de tekst door hem of haar werd aangepast. Ik heb het reeds eerder ge
zegd, maar ik wil het nogmaals herhalen: voor zover het gegevens betreft die
uit het archief van ons ministerie zijn verkregen. Dit betekent dat zeer scherp
op de noten wordt gelet en ook wordt gekeken waar deze vermeld hadden
moeten zijn, dus naar onze mening ontbreken.
De toetsing van het manuscript gebeurt door de afdeling Algemene Secreta
rie. De reden hiervoor is dat openbaarmaking wordt vergemakkelijkt. Indien
de toetsing door het beleidsonderdeel zou worden gedaan, loop je het gevaar
dat deze het onderzoek zelf gaat beoordelen of zelfs bekritiseren, terwijl door
ons een meer objectieve belangenafweging van administratie versus onderzoe
ker wordt beoogd. Simpel gezegd: de mening van de onderzoeker zal me een
zorg zijn. Het onjuist overnemen van gegevens en/of gebruiken van gegevens,
wat ongewenst wordt geacht, is onze bemoeienis.
De vraag zou bij u kunnen bovenkomen: wat zijn de sancties als een onder
zoeker tot publikatie overgaat voordat hij het groene licht heeft gekregen? Het
342
343
