scheid te maken beoog ik aan te geven dat de raadpleging van stukken niet
voor een ieder mogelijk is, hetgeen wel het geval is met de kennisname van de
verkregen resultaten. In het vervolg van mijn betoog zal dit nader worden aan
gegeven
Ik beperk mij tot het beschikbaar stellen van archivalia door de rijksadmi
nistratie, waarbij zoveel mogelijk wordt uitgegaan van de werkwijze bij het
ministerie van Economische Zaken. Deze verbijzondering is noodzakelijk
daar niet bij alle ministeries dezelfde uitgangspunten worden gehanteerd.
Voordat hierop nader wordt ingegaan, wil ik eerst het terrein met u afpalen:
1 Uitgangspunt, als formele grondslag, is artikel 21 van het Koninklijk besluit
algemene secretarie-aangelegenheden rijksadministratie. Hierin staat vermeld
dat de secretaris-generaal richtlijnen geeft omtrent het beslissen van verzoeken
van derden om archiefbescheiden te mogen raadplegen en dat het hoofd alge
mene secretarie zorgdraagt voor de afhandeling van de ingewilligde verzoe
ken.
2 Het gaat om archiefbescheiden, welke nog niet zijn overgebracht naar de
rijksarchiefdienst of die naar deze dienst zijn overgebracht onder beperkende
bepalingen met betrekking tot de openbaarheid.
3 De archiefbescheiden hebben de semi-statische fase bereikt, hetgeen impli
ceert dat de desbetreffende gegevens niet meer in bewerking zijn; een van de
bijzondere uitzonderingsgronden als bedoeld in artikel 1 van de Wet open
baarheid van bestuur.
Raadpleging van archivalia door derden houdt in dat stukken ter inzage wor
den gegeven waarin de persoonlijke beleidsopvattingen van ministers of amb
tenaren zijn vervat. Hier wordt dus voorbijgegaan aan een andere bijzondere
uitzonderingsgrond van de wob. Het zijn juist deze stukken waarvoor de on
derzoeker de grootste belangstelling zal hebben.
Door het noemen van het woord onderzoeker geef ik een zekere profilering
van de raadplegers. Bijna alle verzoeken die bij ons ministerie worden inge
diend, zijn afkomstig van medewerkers of studenten van instellingen voor het
wetenschappelijk onderwijs. Hiermee land ik aan bij de daadwerkelijke prak
tijk.
De ervaringen die ik hiermee heb zal ik belichten aan de hand van de gevolg
de procedure, welke in drie delen is te onderscheiden:
1 Behandeling van het ingediende verzoek
2 Daadwerkelijke raadpleging
3 Toetsing van het manuscript
Een verzoek om archiefbescheiden in te mogen zien moet schriftelijk worden
gedaan en worden gericht aan de secretaris-generaal. Het verzoek dient ten
minste te bevatten:
Het doel van het onderzoek (mondt het uit in een dissertatie, doctoraalscriptie
of andersoortige publikatie)
Hetgeen men wenst te onderzoeken (onderwerp en periode)
Onder wiens verantwoordelijkheid het onderzoek wordt verricht
Als aan deze drie voorwaarden is voldaan, dan wordt het verzoek in behande
ling genomen'. De eerste actie die hierop volgt is het intern archiefonderzoek.
Hieronder versta ik dat wordt gekeken of zich in het archief stukken bevinden
die betrekking hebben op het te onderzoeken onderwerp en de aard van de in
houd. Voor wat dit laatste betreft, wordt de vraag gesteld of de desbetreffende
bescheiden ter inzage kunnen worden gegeven. Bij het maken van deze keuze
wordt een aantal wegingsfactoren gehanteerd, die nagenoeg overeenstemmen
met de absolute en relatieve uitzonderingsgronden als genoemd in artikel 4 van
de wob. Bij een aantal collegae is het gebruikelijk dat alvorens toestemming
wordt verleend, de ter inzage te geven archivalia zeer consciëntieus worden be
zien. Het gevolg hiervan is dat de onderzoeker zeer lang, naar mijn mening te
lang, op antwoord moet wachten. Zelf gaan wij meer uit van het repressief
toezicht, maar dit behandel ik liever bij het door mij als derde aangehaalde
punt in de procedure: de toetsing van het manuscript.
Mochten de resultaten van het intern onderzoek niets schokkends opleveren
dan wordt raadpleging toegestaan, mits de meegezonden verklaring wordt on
dertekend en geretourneerd. Als belangrijkste punten in deze verklaring kun
nen worden genoemd dat
de raadpleger het manuscript voorlegt alvorens tot publiceren wordt overge
gaan, waarbij de minister zich het recht voorbehoudt dat publikatie van gege
vens of een deel daarvan niet wordt toegestaan (uiteraard voor zover dit be
trekking heeft op gegevens verkregen uit het archief van zijn ministerie),
de onderzoeker gegevens die hem bij het onderzoek bekend zijn geworden niet
aan anderen bekend zal maken.
Ook hier zitten niet alle ministeries op dezelfde lijn. Er zijn ministeries die
geen verklaring eisen. Als argument wordt gebezigd: als de toestemming is ver
leend houdt het op. Zelf hecht ik eraan dat hier een zelfde gedragslijn wordt
gevolgd uitmondende in een uniforme verklaring gebruikt door alle ministe
ries. De Werkgroep semi-statische archieven van de Coördinatie-commissie
algemene secretarie-aangelegenheden, waarvan ik toendertijd voorzitter was,
heeft een modelverklaring opgesteld en deze aan voornoemde commissie
voorgelegd.
Diverse keren heb ik onderzoekers ontmoet die het vreemd vonden dat de
toestemming en de voorwaarden zoveel uit elkaar lagen bij de diverse ministe
ries. Veelal wordt de minute van de uitgaande brief waarin de toestemming
wordt verleend, aan het desbetreffende beleidsonderdeel ter medeparafering
aangeboden. Op dat moment wil er weieens een meningsverschil ontstaan. De
beleidsafdeling is dan van mening dat de desbetreffende stukken niet beschik
baar kunnen worden gesteld. Ter illustratie de volgende gebeurtenis.
Een paar jaar geleden verzochten twee studenten om het archief van de zui
veringscommissie voor het bedrijfsleven te mogen raadplegen. Zij wilden de
rechtspleging toetsen. Uit het intern onderzoek bleek dat in het archief veel ge
gevens over personen aanwezig waren. Met de studenten werd overeengeko
men dat zij geen namen in hun doctoraalscriptie zouden vermelden. De desbe
treffende beleidsafdeling had de grootste bezwaren tegen inwilliging van het
verzoek. Je wist maar nooit waartoe het kon leiden; de affaire rond de heer
Aantjes had men ook daar nog vers in het geheugen. Na veel discussie, gewe-
341
340
