Lezers van het Nederlands Archievenblad - althans velen onder hen-plegen
verslagen van vergaderingen, congressen en buitenlandse reizen ongelezen te
laten. Eigenlijk zou een dergelijk lot juist dit verslag niet' moeten treffen. Het
hoofdonderwerp van het archiefcongres in Bonn was namelijk een probleem
waar iedere archivaris tegenwoordig direct mee te maken krijgt: de vraag hoe
hij met beperkte middelen op personeel en financieel gebied het hoofd kan
bieden aan de steeds toenemende hoeveelheid nieuwe taken waarmee hij in on
ze snel veranderende informatiemaatschappij wordt geconfronteerd.
Zestien sprekers uit even zovele landen hebben deze 'uitdaging aan de ar
chieven' en de manier waarop men daarop zou kunnen reageren van diverse
kanten belicht voor een gehoor van meer dan 1000 archivarissen uit 103
landen - 'van Albanië tot Zaïre'. Onder hen bevonden zich ruim dertig Neder
landers, waarvan een aantal 'ambtshalve' aanwezig was, als spreker (J.P.
Sigmond en B. J. Slot), als officieel vertegenwoordiger van Nederland bij de
Internationale archiefraad (afgekort ica) of als lid van een van de internatio
nale commissies. In dit verslag wordt informatie gegeven over de activiteiten
waarbij zij aanwezig dan wel betrokken zijn geweest.
Het grote congresthema kwam aan de orde in drie plenaire zittingen, waarop
telkens één onderdeel centraal stond. De eerste dag was dat de 'uitdaging aan
de archieven', op de twee daaropvolgende dagen kwamen de 'antwoorden'
-respectievelijk beter management gecombineerd met een adequate toepas
sing van de moderne technische hulpmiddelen en een betere inzet van de men
sen die in archieven werkzaam zijn-aan bod. De laatste ochtend was er een
vierde plenaire zitting gewijd aan een speciaal onderwerp: de internationale
uitwisseling van archiefstukken in kopievorm.
De plenaire zittingen, die telkens een hele ochtend duurden, kenden allemaal
een zelfde verloop. Men begon met een introductie in het onderwerp van de
dag door een hoofdspreker - achtereenvolgens O.Gauye (Zwitserland),
M. Swift (Canada), B. Brachmann (ddr) en L.Körmendy (Hongarije)-en
vier, vijf of zes collega's met aanvullende bijdragen. Na de lezingen kregen de
deelnemers in de zaal de gelegenheid om zich te uiten. Dat gebeurde niet door
het stellen van directe vragen aan de sprekers, laat staan door middel van een
vrije discussie, maar in de vorm van 'interventies', tevoren opgestelde verkla
ringen die in een tijdsbestek van maximaal drie minuten per persoon konden
worden voorgelezen. Per zitting maakten gewoonlijk een twintig personen ge
bruik van deze interventie-mogelijkheid; tot hen behoorden op de tweede
respectievelijk de derde zitting de Nederlanders Ketelaar, Renting en Woelde-
rink. De teksten van hun interventies zijn hierachter in een bijlage afgedrukt.
Na de interventies kregen de sprekers nog de gelegenheid om te reageren,
waarop het geheel door de secretaris van de zitting werd samengevat.
De teksten van de lezingen en van de interventies zullen, zoals gewoonlijk,
over een aantal jaren gepubliceerd worden in het tijdschrift Archivum. Als
voorproefje volgen hier alvast samenvattingen van wat er tijdens de plenaire
zittingen allemaal is gezegd.
De uitdaging Caspar van Heel en AW. M. Kooien
De eerste plenaire zitting begon met een analyse van de problemen in het ar
chiefwezen. De Zwitser O. Gauye zocht de oorzaken daarvan vooral buiten de
archieven: de maatschappelijke ontwikkeling, de toenemende overheidsbe
moeiing en de voortgaande technocratisering van het overheidsapparaat heb
ben geleid tot enorme kwalitatieve en kwantitatieve veranderingen in de re
gistratuur, zonder dat daarmee altijd een verbetering van het archiefbeheer ge
paard is gegaan. Dit had onmiddellijke invloed op de archieven en veroor
zaakte volledig nieuwe problemen bij de acquisitie, de bewaring en de restau
ratie. In haar interventie voegde S. Ricci (Italië) daar nog aan toe dat de pro
blemen ook bij de inventarisatie merkbaar zijn en worden vergroot door de
toename en intensivering van de raadpleging. Daarbij komt nog de toenemen
de eis aan archieven om hun wetenschappelijke en culturele waarden te pre
senteren, centra van culturele uitstraling te zijn en het historische gevoel of het
gevoel van nationale identiteit en afhankelijkheid te stimuleren. Worden de
omvangrijke uitdagingen tegenover de personele en financiële mogelijkheden
geplaatst dan valt een toenemende discrepantie te constateren.
De volgende spreker, F. Michailowitsch Waganow, toonde vanuit de
Sovjetrussische praktijk aan dat de informatie-explosie - gevolg van maat
schappelijke ontwikkelingen - ook in socialistische landen heeft geleid tot
groeiende betekenis van de archieven en tot meer gecompliceerde archiefpro
blemen. Hij wees op de nieuwe en gewijzigde acquisitie-inzichten, een sterke
toename van het aantal bezoekers, de vervolmaking van het wetenschappelijk
informatieproces ook door de automatisering - en de verbetering van de sa
menwerking met de archiefproducerende instellingen en pleitte voor een in
houdelijke en systematische verbetering van de opleiding en de nascholing, het
vastleggen van de juridische grondslag van het archiefwezen, grensoverschrij
dende uitwisseling van ervaringen en internationale samenwerking.
Op de speciale uitdagingen aan archieven in een ontwikkelingsland ging
vooral Jean Pierre Bitoumbou (Kongo) in. Hij wees op de noodzaak van een
systematisch en realistisch archiefprogramma en gaf een blauwdruk van de
kern van zo'n programma. Zijn uiteenzetting - maar ook die van Lily Tan uit
Singapore - maakte duidelijk, dat in de jonge staten - meer dan in landen met
een lange archieftraditie - de archieven vooral de legitimatie, de betekenis en
het nut van archieven moeten aantonen. Ook hier kan internationale samen
werking en bijstand heel belangrijk zijn.
Lily Tan bracht een speciaal probleem naar vorennamelij k de vraag wat de
archivaris kan doen ter verbetering van de bijzondere overleveringstraditie in
staten, die nog niet lang onafhankelijk zijn en die geen eigen schriftelijke tra
ditie hebben. Heel nadrukkelijk bepleitte zij de deelname van archivarissen
aan 'oral history'-of 'oral tradition'-programma's.
Aan de hand van Braziliaanse voorbeelden wees Norma de Goés Monteiro
op de bijzondere moeilijkheden, waarmee archivarissen in een grote federa
listische bondsstaat met een gecompliceerde administratieve structuur, die te
gelijk in de derde wereld ligt te maken krijgen. Erg interessant zijn de uit de ar
chiefgeschiedenis voortgekomen problemen. Een nationaal archiefsysteem,
een systematische conceptie voor de acquisitie en de appreciatie van archieven
283
282
