ces cannot be measured in terms of degree of user satisfaction or in terms of all
demands the holdings are able to satisfy. Unlike libraries, the composition of
archival holdings cannot be directed to satisfy user demands.
In the Netherlands, as in the usa, Canada, the gdr and the Sowjet Union,
valuable guidelines for performance measurement ans evaluation of archival
services have been developed. But these studies are for internal use only. What
our profession needs and urgently needs to respond to the challenges facing
modern archives-is the development of universally applicable methods and
guidelines concerning evaluation of archival systems and services.
Tekst van de interventie van R.A.D. Renting op de tweede plenaire zitting
Die niederlandischen Gemeindearchive sind ebenso wie die britischen und
die in der Bundesrepublik von der staatlichen Archivverwaltung unabhangig.
Sie werden von den Gemeinden finanziert, welche-unter Aufsicht der
Provinzen -
1 eine gesetzliche Verpflichtung haben, öffentliche Archivraume einzurichten,
die den diesbeziiglichen Forderungen entsprechen;
2 berechtigt sind, einen zustandigen Archivdirektor zu ernennen.
In 35% der Gemeinden mit 60% der Staatsbevölkerung ist zur Zeit ein Ge-
meindearchivar in Amt. In etwa 70 Gemeinden ist das der eigene Archivdirek
tor, in etwa 215 Gemeinden ein Archivar, dessen Zustandigkeit sich auf meh-
rere zusammenarbeitende Gemeinden erstreckt. Eine neue Regelung wird an-
gestrebt, nach der die Gemeindebehörden zur Anstellung eines qualifizierten
Archivars verpflichtet werden. Für die kleineren Gemeinden ist das durch
Gründung von Zweckgemeinschaften zu verwirklichen.
In den etwa 285 von einem Archivar betreuten Gemeindearchiven zahlt man
etwa 140 lfd Kilometer Akten, nicht viel mehr als in den samtlichen 12 Staats-
archiven. Trotzdem ist das wichtigste Gemeindearchiv - das der Stadt Am
sterdam-mit 125 Mitarbeitern und 25.000 Lesesaalbenutzern dem Umfang
nach mit dem zentralen Staatsarchiv im Flaag vergleichbar; mehrere Stadtar-
chive (Rotterdam, Haag, Utrecht) kann man in technischer und anderer Hin-
sicht mit den Staatsarchiven in den Provinzen sicherlich vergleichen.
Die Gemeindearchive verwalten auch Akten staatlicher Provenienz, wenn
diese sich auf ihre Gemeinde beziehen. Weiterhin werden ihnen in groBem
Umfang Privatarchive (Wirtschaftsarchive usw.) lokaler oder regionaler Be-
deutung zur Verfügung gestellt; ferner ist ihnen die Aufsicht über die Verwal-
tung des Registraturguts und oft auch die Aus- und Weiterbildung der Re-
gistratoren anvertraut.
Der Gemeindearchivar ist oft in den Bereichen der Dokumentation und der
Öffentlichkeitsarbeit sehr aktiv. In den gröBeren Archiven sind ihm eine Bibli-
othek und Sammlungen von Karten, Zeichnungen, Fotografien, Filmen und
Tonaufnahmen unterstellt; vielfach ist er auch an der Herstellung audio-
visueller Quellen beteiligt. Er veranstaltet Kurse, Film- und Diavorführungen
sowie Ausstellungen. Da zur Erledigung dieser und anderer nach dem Gesetz
nicht zwingend notwendiger Aufgaben viele spezialisierte Mitarbeiter und
kostspielige technische Apparate nebst Spezialraumen erforderlich sind, wird
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ihre Weiterführung gerade jetzt vom Rückgang der finanziellen Mittel ge-
hemmt.
Aus dem schnellen Anstieg der Benutzerzahlen - bis zu mehreren hundert
Prozent in einigen Jahren - und der stetigen Erweiterung der Bestande und
Sammlungen ergibt sich, daB die Gemeindearchive jetzt, soweit angebracht,
Mittel für die Anwendung und Ausweitung der elektronischen Datenverarbei-
tung im eigener Archiv und bei den betreuten Registraturen investieren mus
sen. Dieser neuen Tendenz steht jedoch haufig der Rückgang der finanziellen
Mittel entgegen. Vernünftig planende Behörden scheuen sich indes nicht, mit
den Archivaren gemeinsam Überlegungen anzustellen, und zeigen so ihre Be-
reitwilligkeit, trotz beschrankter Finanzmittel archivische Ziele mit neuen
zeitgemaBen technischen Mitteln zo fördern.
Tekst van de interventie van B. Woelderink op de derde plenaire zitting
Mr. Chairman,
I should like to make a short statement on what I suppose to be the major prin
ciple of this mornings lectures and the underlying papers. I quote drBrachman
'the idea of the archivists responsability for the whole life cycle of records'.
Quite sure this principle has to be translated to the all day practise in every
country. The idea of this responsability is worked out in mrs. Rastas paper: a
system of cooperation between the civil services and the archival institutions.
Examples she did find for instance in Sweden and Finland.
In the Netherlands we try to follow a way not very different of the Scandi
navian system. A special association for clerks working in the registry provides
training courses on different levels to the benefit of most administrations. The
most critical period however comes after the regular use of the files by the civil
service and before the transfer to public repositories. In this period appraisal
and destruction has to be done. In our country the archivist has a legal link
controlling and advising the administrations; but the responsability is staying
by the administrations.
I am glad to report that to promote the handling of records in the semi-
dynamic fase of their life the State archives, the association for the training of
registry-personnel and the association of archivists has set up a special course
as one answer to the challenge of modern mass records. Another example in
my country is the cooperation between smaller municipalities in their records
management.
I am quite sure, mr. Chairman, the examples of mrs. Rastas and in my inter
vention can't be used everywhere. But we must concentrate on the principle of
archivists responsability for the whole life cycle of records. In the words of mr
Gauye: it will prove to be a most effective medicine for the seriously fallen ill
patient. If the xth International Congress on Archives would accept this line,
it will mean a continuing concentration within ica on Ramp-studies and
programms. In that case we can all be very glad indeed.
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