De parlementsarchieven hanteren de dertig-jaargrens ook wel. Voor recentere
stukken is toestemming noodzakelijk, die in de meeste gevallen gegeven
wordt. De archieven van de stichtingen zijn in principe openbaar. De
Friedrich-Ebert-Stiftung kent als datumgrens 1933. Voor recentere stukken is
doorgaans toestemming nodig van de schenker of bewaargever.
Het derde onderwerp, de automatisering, werd toegelicht aan de hand van
een demonstratie via beeldscherm door medewerkers van de Gruppe Daten-
verarbeitung van de Bundestag. Deze afdeling telt 27 medewerk(st)ers en res
sorteert, evenals de afdelingen Parlementsarchiv, Bibliothek, Pressedoku-
mentation en Sach- und Sprechregister onder de hoofdafdeling Wissenschaft-
liche Dokumentation van de Wissenschaftliche Dienste van de Bundestag. In
nauwe samenwerking met de Bundesrat en met technische ondersteuning van
het Gesellschaft für Mathematik und Datenverarbeitung werd een systeem
voor de lopende ontsluiting van parlementair documentatie-materiaal opge
bouwd, het Dokumentations- und Informationssystemfür Parlementsmateri-
alien (dip) met als hulpmiddel voor de inhoudelijke ontsluiting de Thesaurus
für Parlementsmaterialien (parthes).
Zowel het DiP-model als de parthes vormen krachtens een besluit van de
parlementsdirekteuren de gemeenschappelijke basis voor de documentatie
van de parlementspapieren van de wetgevende organen van de federale bond
en de staten. Het systeem is trapsgewijze opgebouwd en kan onafhankelijk
van de automatiseringsgraad gebruikt worden. De centrale parthes-
thesaurus omvat circa 20.000 descriptoren, die uit interparlementaire termen
bestaan. Van de centrale thesaurus worden gebruikersthesauri afgeleid die de
specifieke vaktermen bevatten nodig voor de ontsluiting van de verschillende
deelgebieden. Op deze wijze zijn al verschillende gebruikersthesauri opge
bouwd door de archiefinstellingen van de overheid. Zo bijvoorbeeld de the
saurus anthes die in de afdeling Sach- und Sprechregister van de Bundestag
wordt gebruikt voor de inhoudelijke ontsluiting van onder meer de gedrukte
stukken en handelingen van de Bundestag en Bundesrat. Per jaar worden circa
15.000 dokumenteenheden opgenomen. Deze worden over een legislatuurpe-
riode van doorgaans vier jaar geculmineerd en bereiken een omvang van meer
dan 120 miljoen tekens. Men heeft thans de beschikking over een eigen com
puter Siemens 7.541. De output geschiedt zowel in gedrukte vorm als via
beeldscherm.
Tijdens een korte demonstratie werd getoond hoe de formele en inhoudelij
ke beschrijvingen van deze stukken via het beeldscherm opgeroepen konden
worden. Verder werden voorbeelden gegeven van informatieverstrekking via
beeldscherm over de aktuele stand in de behandeling van wetsontwerpen (In-
formationssystem gesta), van het juridische bronverwijzingssysteem betref
fende de ontstaansgeschiedenis van de wetten (onderdeel van juris) en van de
mogelijkheden die de aansluiting op externe databanken bieden. Het nieuwe
communicatiesysteem van de Bundespost (Bildschirmtext) vermeldde een zeer
recent bericht over het xe Internationale Archiefcongres.
310
Slot
Vrijdag 21 september werd laat in de middag de slotzitting van het congres ge
houden. Het speciaal voor deze gelegenheid 'spontaan' gevormde Nederland
se bloc rechts vooraan in de zaal hoorde hoe onder veelvuldig applaus werd
aangekondigd wie er de komende jaren in de ica of een van haar instellingen
functies zullen bekleden. Voor Nederland zijn dat:
J. van Albada, secretaris van de spa,
Caspar van Heel, corresponderend lid van de zegelcommissie,
F. C. J. Ketelaar, secretaris van de citra (Table ronde),
R. H. J. Egeter van Kuyk, secretaris van de werkgroep audiovisuele archieven,
A. E. M. Ribberink, lid van het Executive Committee van de ica (1986-1990),
J. P. Sigmond, lid van de commissie voor professionele vorming en
B. Woelderink, lid van de redactie van Archivum.
Tevens werd officieel bekend gemaakt dat het volgende congres, het elfde, in
1988 zal plaatsvinden in Parijs.
De redevoeringen bij deze gelegenheid getuigden van dankbaarheid aan de
Duitse gastheren en van tevredenheid met het verloop van het congres. In dat
kader benadrukte H. Booms, de nieuwe voorzitter van de ica, nog eens dat
het de taak van de Raad is om kennis op archiefgebied wereldwijd te verbrei
den en dat zij de plicht heeft ervoor te zorgen dat alle gebruikers vrije toegang
hebben tot alle archieven waar ook ter wereld. Zijn vice-voorzitter, J. Favier,
haakte daar met grote welsprekendheid op in en preludeerde zowel op het elf
de congres in 1988 als op de komende herdenking van het feit dat 200 jaar gele
den de Franse Revolutie uitbrak. Het laatste woord was echter aan de afgetre
den voorzitter van de ica, C. Wijffels: 'Vive 1' onzième congrès'.
Bijlagen
Tekst van de interventie van F. C. J. Ketelaar op de tweede plenaire zitting
The basic tenet of management, quoted by Michael Swift, says: 'If it can
not be measured, it cannot be managed'. Use of the statistical model, develo
ped bij ica and Unesco, may yield the basic data needed to measure archival
systems and services. But measurement is no goal in itself. For example the
counting of users, visits and productions in the search-room are valuable for
determining how much the reference services are used. But by itself it does not
provide a true or complete evaluation. Real evaluation, as prof. Lancaster (the
authority on measurement and evaluation of library services) has written, en
tails the identification of successes and failures and the analysis of reasons for
failures.
Evaluation of the outputs, impacts an effects of archival programs, inclu
ding assessment of more cost-effective alternative programs, is an essential
factor of management. Many studies have been devoted to the measurement
and evaluation of library systems and services. Of great interest, nearly all of
these studies are not applicable to archives, due to the fact that archival servi-
311
