Onder 5 wordt in de generale index Gouverneur verwezen naar de ordenum
mers, dit zijn de genummerde rubrieken en de jaren waarin ze voorkomen, in
de generale index gs naar de pagina's van de index en de jaren waarin de ver
meldingen voorkomen. De gespecificeerde index bevat de hoofdrubriek en (1)
het nieuwe trefwoord, tot stand gekomen door een analyse van de inhoud van
de oude trefwoorden; dan volgt (2) een omschrijving van de oude trefwoor
den. Vervolgens, als er vermeldingen onder het desbetreffende trefwoord te
vinden zijn, (3) een globale opsomming van de onderwerpen en (4) verwijzin
gen naar andere hoofdrubrieken en trefwoorden daaronder, ook in het gs-
archief, respectievelijk het gouverneursarchief. Voorts staan er verwijzingen
naar inventarisnummers van andere stukken dan de verbalen; hiermee is
Noord-Holland de enige. Deze categorie verwijzingen lijkt mij zeer nuttig,
aangezien onderzoekers bij geïndiceerde series doorgaans vergeten dat er ook
nog andere stukken zijn dan series (evenals zij, omgekeerd, vaak vergeten dat
er bij een in hoofdzaak volgens dossierstelsel opgebouwd archief ook nog se
ries notulen, rekeningen etc. bestaan). Dan volgen in de studiezaalversie (5) de
rubrieknummers voor het gouverneursarchief en de pagina's van de index
voor het GS-archief en (6) de jaren waarover de vermeldingen in de oorspron
kelijke index voorkomen. In de in offsetdruk verspreide editie staan alleen de
jaartallen. Daar ook in de gedrukte inventaris door middel van rubrieksnum
mers naar andere rubrieken wordt verwezen, zou het praktisch zijn geweest
deze behalve het paginanummer bovenaan de bladzijden op te nemen.
De Friese generale index is overeenkomstig opgebouwd, al ontbreekt (5) he
lemaal en staan de jaartallen direct achter het hoofdtrefwoord; de Friese index
bevat echter bovendien bij de oude trefwoordomschrijvingen (2) een specifica
tie over de jaren waarin de vermeldingen in de oorspronkelijke indices voor
komen. De raadpleger moet dus via de inhoudsopgave de juiste bladzijde in de
index opzoeken, hetgeen één stap meer is dan bij de Drentse en Noordholland
se werkwijze. De Drentse index bevat per jaartal tevens de bladzijde van de in
dex. Als gevolg van de bladindeling en het gebruik van termen als: onder ande
re, zie, zie ook, is de Noordhollandse opzet even gebruikersvriendelijk als een
beeldscherm. In het Drentse en Friese systeem zijn de verschillende onderde
len van elke rubriek met een cijfercodering aangegeven, waardoor vooral (2),
(3) en (4) nogal moeizaam leesbaar zijn. De verwijzingen onder (4) geven bo
vendien niet de rubrieken op, maar rubrieknummers, waardoor het geheel een
getallenbrij wordt. De raadpleger moet, tenzij hij dagelijks met het systeem
werkt, zich bij iedere gelegenheid opnieuw in het systeem inwerken. Dit geldt
zelfs voor een vakman. Aan deze kwaal lijdt de Noordhollandse versie aan
zienlijk minder.
Het feitelijke werk, het analyseren van de bestaande trefwoorden en het zo
nodig comprimeren dan wel uitsplitsen tot nieuwe trefwoorden, vereist een
vrij diepgaande kennis van de administratie. Verder is de hoeveelheid werk,
wanneer men eenmaal een methode heeft gekozen, natuurlijk gigantisch. De
ze indices vormen dan ook tevens het bewijs dat men met hulpkrachten (voor
namelijk dienstweigeraars) belangrijke toegangen op archieven kan maken,
mits dezen historisch onderlegd zijn en intensief begeleid worden.
Eerder was een dergelijk systeem al toegepast door H. A. J. van Schie^De
archieven van het comité te lande 1795-1798 en het ministerie van oorlog 1798-
266
1810 (1813), 's-Gravenhage 1979. Het Friese systeem lijkt hier het meeste op:
Van Schie beperkte zich tot een herindeling van de oorspronkelijke trefwoor
den onder opgave van de jaartallen, waarbij dat trefwoord in de index voor
komt, alsmede verwijzingen naar andere trefwoorden. De hoofdauteur van
deze inventaris heeft Van Schie's werk indertijd (nab 84 (1980), 586 589) ge
recenseerd en daarbij tevens zijn eigen inzichten uiteengezet. Mijns inziens
heeft de auteur het niet bij kritiek gelaten, maar ook in de praktijk bewezen
dat deze vorm van indicering uitvoerbaar is.
Terugkomend op de bovengestelde vraag: is het inderdaad nuttig om deze
generale index in de inventaris op te nemen? Met de Drentse en Friese index is
dat toch ook niet gedaan? Men moet mijns inziens voor de beantwoording kij
ken naar de verhouding van de opgaven in de index met de omschrijving van
de taken in de inleiding van de inventaris. Dan blijkt dat in de inleiding een
globale omschrijving staat (in de Noordhollandse inventaris een zeer goede,
mede dankzij het voorwerk bij de vervaardiging van de twee indices), terwijl
een gedetailleerd overzicht van de werkelijk behandelde onderwerpen in deze
index te vinden is en zeker niet minder dan onder de 'stukken betreffende bij
zondere onderwerpen' in de inventaris in engere zin. Deze rubriek heeft altijd
een wat bloemlezend karakter, afhankelijk van wat toevallig is overgeleverd.
De vraag lijkt mij hiermee voldoende beantwoord.
Het is bijzonder spijtig dat men nog niet in staat is geweest de onderdelen
'kabinet' te indiceren; de hierbij aanwezige toegangen laten een behandelings
wijze als hierboven omschreven niet toe, men moet vrijwel opnieuw beginnen
op het niveau van de verbalen. Het belang van de stukken rechtvaardigt het
werk echter wel, hoe omvangrijk dit ook moge zijn.
Ten slotte: op pagina 30 van de inleiding is vermeld op welke terloopse wijze
het kb van 1823 inzake de registratuur van de rijksadministratie ook voor de
provincies van kracht is verklaard, namelijk in een besluit waarbij aan de gou
verneurs tevens aanwijzingen worden gegeven betreffende het 'bestuur en toe-
zigt' over al hetgeen betreft de administratie en invordering van 's lands mid
delen, gepubliceerd in het Bijvoegsel tot het Staatsblad, tweede serie, tiende
deel, 16 november 1823, pagina 1156. Ik had wel eens eerder gezocht naar de
reden waarom provinciale en rijksarchieven volgens hetzelfde verbaalstelsel
zijn opgebouwd (en gemeente-archieven daar doorgaans van afwijken). Voor
het zoeken van dergelijke informatie, verscholen in stukken die in hoofdzaak
een heel ander onderwerp betreffen, is natuurlijk geen enkel zinnig indiceer
systeem te ontwikkelen. Dergelijke toevalsvondsten geven dit vak weliswaar
een vleug romantiek, maar geven tevens de beperkingen aan, waaraan ook
ontwerpers van indiceersystemen zijn gebonden.
A.J.M. den Teuling
267
