moet de vraagstelling van de gebruiker centraal worden gesteld. Om inzicht te
krijgen in de informatiebehoeften van die gebruiker zal door of namens de
Alsec onderzoek gedaan moeten worden bij de beleids- en stafambtenaren.
2 De methoden van ontsluiting en ordening in de behandelingsfase en de dyna-
misch-archieffase sluiten als methoden behoorlijk aan op de vraagstelling van
de gebruiker. In de semi-statisch-archieffase is dat niet het geval. Ten behoeve
van een goede informatieverstrekking zal hier de grootste verandering moeten
plaats vinden.
3 Breng de dienstverlening zo dicht mogelijk bij de gebruiker. Op dit moment is
de dislocatie-variant het meest verantwoord.
4 Geef hoge prioriteit aan het opstellen van vernietigingslijsten.
5 Maak een scheiding tussen belangrijk en onbelangrijk archief.
6 Wijzig de prioriteitstelling van het inventariseren: begin met de belangrijkste
en jongste archieven.
7 Voor het opstellen van een betrouwbaar informatiesysteem moet de algemene
leiding van de ministeries noodzakelijkerwijs twee randvoorwaarden vervul
len:
a het zorgen voor meer, maar zeker beter opgeleid personeel,
b het zorgen voor zware ambtelijke ondersteuning teneinde het systeem volledig
te maken en te houden.
Dit vraagt om een flinke investering zowel in geld als in mankracht. Als aan
deze voorwaarden niet voldaan wordt is zelfs het beste systeem gedoemd te
mislukken. De kapitaalvernietiging die ontstaat door het niet toegankelijk zijn
van vitale informatie zal echter veel kostbaarder blijken te zijn.
Noten
1 Inventariseren is het ordenen en beschrijven van
de bestanddelen van een archief. Inventariseren
is daarmee die vorm van toegankelijk maken
die leidt tot een archiefinventaris (Lexicon van
Nederlandse Archieftermen ('s-Gravenhage,
1983) 15). Wanneer in dit artikel over inventari
seren gesproken wordt, dient deze betekenis ge
lezen te worden.
2 De hier genoemde knelpunten vormen een soort
grootste gemene veelvoud. Het is bepaald niet
de bedoeling de suggestie te wekken dat deze al
lemaal bij elke Alsec voorkomen. Voor zover ze
in de eigen werksituatie voorkomen zult u ze
herkennen.
3 Zie het verslag van de vergadering van de Vaste
Commissie voor Binnenlandse Zaken, 'Docu
mentaire Informatieverzorging in de Rijks
dienst', Handelingen van de Tweede Kamer der
Staten-Generaalzitting 1982-1983, ucv 43.
4 Zie hiervoor de instellingsbeschikking van de
afdeling cdi d.d. 28 april 1983, afgedrukt in de
Staatscourant van 6 mei 1983, nr. 87.
5 Waar dit zowel effectief als efficient is kan een
afwijkende vraagstelling tot een andere wijze
van archiefvorming en -ordening aanleiding ge
ven. Te denken valt hierbij aan commissiear
chieven (veelal chronologisch, op datum van de
vergadering) en grote serie-archieven van uit
voeringsregelingen (op onderwerp, en daarbin
nen op naam en/of nummer).
6 Zie hiervoor: Zelfbeheer; heroverwegingsrap
port verbetering bedrijfsvoering overheid,
's-Gravenhage, december 1983. Voor een ge
comprimeerd overzicht hiervan zie:
E.BIESMEIJER en R. j. hagendoorn, 'Zelfbe
heer: recept voor een excellente overheid', In
termediair, 20 (1984) nr. 24, 11 -24.
7 Zie het rapport van de Commissie Hoofdstruc
tuur Rijksdienst, Elk kent de laan, die der
waarts gaat, 's-Gravenhage, december 1980. In
teressant in deze is ook de reactie op het in noot
6 genoemde artikel door g.gerding en
r.sevenhuijsen, 'Zelfbeheer niet voldoende
voor een excellente overheid', Intermediair, 20
(1984) nr. 25, 31 -35.
8 In opdracht van cdi is onlangs samen met het
ministerie van Justitie een onderzoek gestart om
hier meer inzicht in te krijgen.
9 Zie onder meer: j. a.masselink, 'Kostenbesef,
de sleutel tot de oplossing van alle archiefpro
blemen?', in: Overheidsdocumentatie 29 (1975)
nr. 4, 129- 132; c. a.j. de waal, 'De afvoer
250
en vernietiging van archiefbescheiden uit het
lopend archief', in: Verslag Studiedagen sod
1981, 5-25; en c.J. van der wilt, 'Critische
beschouwing vanuit de registratuurpraktijk
n.a.v. de leerstof van de cursus v.v.a.', sylla
bus voor de cursus v.v.a., 1976.
251
