Om de serviceverlening aan de gebruiker te verhogen, lijkt het wenselijk om de
functionele arbeidsdeling die nu nog veelal gebruikelijk is (de een registreert,
de ander vormt dossiers) om te zetten in een organisatie-gerichte arbeidsde
ling, waarbij elke medewerker van een sectie het hele takenpakket van zowel
de behandelingsfase als de dynamisch-archieffase verzorgt voor één of meer
dere organisatie-onderdelen.
De semi-statisch-archieffase
Doordat inventariseren veelal gezien werd in relatie tot de wettelijke verplichte
overbrenging naar de Rijksarchiefdienst, heeft de prioriteit van inventariseren
veelal gelegen bij de oudste archieven. In de hier geschetste opzet dient dit om
gekeerd te worden: de jongste archieven moeten geïnventariseerd worden.
Voor de achterstand in schoning en inventarisatie die dan overblijft is de cas
ingesteld. Voorwaarde voor het welslagen van deze verandering is dat de ver
nietiging reeds in de dynamisch archief fase wordt voorbereid. Het is al op tal
van andere plaatsen gezegd: de goede en geordende staat van archieven staat
of valt met vernietiging.9 Op het moment dat die voorbereiding goed heeft
plaats gevonden, kan relatief eenvoudig geselecteerd worden op te bewaren en
te vernietigen bestanden en kan zowel de aparte plaatsing als de inventarisatie
van het te bewaren archief worden gerealiseerd. Voor de uitvoering van deze
veranderingen zullen extra en goed opgeleide medewerkers moeten worden
aangetrokken. Voor de soepele doorstroming van dynamisch archief naar
semi-statisch archief is het wenselijk dat er een goed werkend stafbureau
komt, dat in kwesties van bedrijfsmatig beheer adviserend, normstellend,
controlerend en ondersteunend op kan treden ten behoeve van de hele Alsec.
4-3-3 Automatisering
In alle drie de fasen zijn thans ontwikkelingen gaande op het gebied van de
kantoorautomatisering. Sommige systemen zijn daarbij bedoeld om meer dan
één fase en dus meer dan één type vraagstelling te behartigen.
De behandelingsfase
In deze fase is de automatisering het verst ontwikkeld. Op de voorjaarsbijeen
komst van District m van de sod op 30 mei 1984 te Utrecht werden zes syste
men van geautomatiseerd inschrijven gedemonstreerd. Alle systemen hebben
gemeen dat ze gebaseerd zijn op het fiche-doorschrijfsysteem. De meeste heb
ben daarnaast de mogelijkheid om met behulp van extra zoekkenmerken als
trefwoorden (geen van de systemen werkt met een thesaurus) een neveningang
op onderwerp te maken. Opmerkelijk was de koppeling die al dan niet ge
maakt wordt tussen de behandelingsfase en dynamisch-archieffase. De meest
uitgesproken exponenten van wel of geen koppeling worden gevormd door de
systemen van, hoe kan het anders, de gemeenten Amsterdam en Rotterdam.
Amsterdam (met DioiTAL-apparatuur) legt de koppeling expliciet. De eerste
handeling die verricht wordt bij de inschrijving van een binnenkomend stuk is
het vormen van een zaaksdossier. Alle volgende stukken worden hieiin gebor
gen. Hun argument is dat slechts bij een paar procent van de zaken wijziging
van het gezichtspunt of van de dossieromschrijving nodig is. Rotterdam (met
WANG-apparatuur, povo-programma) kiest op archivistische gronden voor
een duidelijke scheiding van de twee fasen. Nu de inschrijving met povo goed
loopt, wordt een apart losstaand programma ontwikkeld voor dossiervorming
en dossierbeheer. Hun argument is: als er een klacht binnenkomt over politie
optreden bij de ontruiming van een kraakpand is niet de klacht relevant, maar
wel de seponering van de klacht of de schorsing van de agent. Daar wordt naar
gevraagd en dat moet de toegankelijkheid bepalen. In Rotterdam geeft de
vraagstelling van de (eind)gebruiker dus de doorslag, in Amsterdam automati
seringsoverwegingen.
b De dynamisch-archieffase
Afgezien van het in ontwikkeling zijnde programma van de gemeente Rotter
dam worden er ook bij twee ministeries specifieke programma's voor deze fase
ontwikkeld. Het BAB-systeem (beheer archiefbescheiden) bij het ministerie
van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (met icl-
apparatuur) en een koppelingsprogramma aan docsyst-isr (Philips) bij Bin
nenlandse Zaken. Van de inhoud en richting van deze programma's is nog
weinig bekend, het is dan ook niet goed mogelijk daar hier al op in te gaan.
Enige algemene opmerkingen kunnen echter wel gemaakt worden. Een pro
gramma dat de vraagstelling van de (eind)gebruiker niet als uitgangspunt
neemt, lijkt gedoemd te mislukken. Het inbouwen van de gezichtshoek van de
vragensteller is hierbij voorwaarde. Of dit per se de archiefcode moet zijn is
niet te overzien, maar als er voor gekozen wordt deze te laten vallen, moet er
een ander ordeningssysteem voor in de plaats komen dat ook gebaseerd is op
de gezichtshoek. Het is een illusie te menen dat met een geautomatiseerde ne
veningang op onderwerp (een thesaurus) aan de vraagstelling vanuit verschil
lende gezichtshoeken tegemoet kan worden gekomen.
Voor wat betreft de archiefdocumentatie is bij verschillende Alsec's ge
constateerd dat er geëxperimenteerd wordt met zulke toegangen op tekstver
werkers. De resultaten lijken bemoedigend.
c De semi-statisch-archieffase
Aan een systeem gebaseerd op de werkwijze van het semi-statisch archief zoals
hier wordt aanbevolen, wordt nog nergens gewerkt. Wel wordt op enkele
plaatsen gewerkt aan programma's om het maken van beschrijvende inventa
rissen te automatiseren. Zo'n proeftuin draait al enkele jaren bij het kdc te
Nijmegen. Bij de CAS te Winschoten (een onderdeel van de afdeling cdi)
wordt in samenwerking met het Rijks Computer Centrum en de Rijksarchief
dienst een programma ontwikkeld. Deze programma's lijken echter meer ge
richt te zijn op de oud-archieffase. In hoeverre de vraagstelling van de gebrui
ker een centrale plaats inneemt is nu nog niet bekend.
5
Conclusies
Voor het opstellen van een nieuwe opzet voor de Alsec moet aan een aantal
uitgangspunten en voorwaarden worden voldaan:
1 Ten aanzien van de ordening van en het maken van toegangen op het archief
249
248
