de behandelingsfase en de dynamisch-archieffase. Voor de semi-statisch-
archieffase lijkt dit niet haalbaar: afstemming kun je uitsluitend centraal
doen. Ook planning, scholing en systeembeheer zullen centraal moeten ge
schieden. Voor de Alsec zal daarom gekozen moeten worden voor een combi
natie van centrale vestiging (leiding, stafbureau, postkamer, drukkerij en
semi-statisch archief) en een verspreide vestiging van dynamisch-archief-
secties (behandelingsfase en dynamisch-archieffase). Binnen deze opzet zijn
twee varianten mogelijk: decentralisatie en dislocatie.
Bij dislocatie worden alle werkzaamheden door medewerkers van de Alsec
verricht: de Alsec blijft een grote afdeling met een flink aantal elders gelocali-
seerde secties. Bij decentralisatie worden de uitvoerende functies bij de diverse
beleids- en stafafdelingen geïntegreerd. De medewerkers die de post- en ar
chiefwerkzaamheden verrichten staan dan op de formatie van de betrokken
directie, doch voeren hun taak uit overeenkomstig de regels opgesteld door de
Alsec. Bij beide varianten zorgt de Alsec dus voor de inhoudelijke inbreng als
mede het systeembeheer. Daarnaast zal voor beide varianten een sterk stafbu
reau noodzakelijk zijn dat zorg draagt voor scholing en systeembeheer en toe
zicht houdt op de uniforme uitvoering van de werkzaamheden.
Voordelen van decentralisatie ten opzichte van dislocatie zijn:
a de eigen directie is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de informatiever
zorging. Bij tekortkomingen in de informatieverzorging zal men dan zelf in
verbetering moeten investeren;
b de 'eigen' mensen zorgen voor de informatieverzorging; door de intensieve
contacten zullen schaduwarchivering en dubbele registratie tot een minimum
kunnen worden teruggebracht;
c de wensen van de gebruiker zullen eenvoudiger ingevoerd kunnen worden
(bijv. archiefdocumentatie);
d het past in het streven tot zelfbeheer.6
Nadelen van decentralisatie zijn:
a het werkt particularisme en dus verdere verkokering in de hand; koppeling
van deelbestanden en daarmee centraal overzicht zal moeilijker worden;7
b specialistische werkzaamheden zoals inventariseren, vernietigen en dergelijke
zullen in het gedrang komen. Immers bij voortgaande bezuinigingsoperaties
zal eerder gekozen worden voor het inleveren van een archiefformatieplaats
dan voor een beleidsfunctie;
c uitgaande van de eis van volledige informatieverzorging kan decentralisatie
pas uitgevoerd worden bij volledige automatisering van zowel inschrijving,
dossiervorming als archiefbeheer bij alle directies, anders is uniformiteit en
daarmee onderlinge koppeling niet realiseerbaar.
Een duidelijk voordeel van dislocatie is dat het stafbureau kan gaan zorgen
voor het bevorderen van de bedrijfsmatige uitvoering van de werkzaamheden.
Economies of scale kunnen op deze wijze gemakkelijker worden gerealiseerd.
Hier wordt gekozen voor de dislocatie-variant en wel om de volgende rede
nen:
1 pas als de kwaliteit en uniformiteit van de werkzaamheden verzekerd is, kan
verantwoord gedecentraliseerd worden, anders is uniforme uitvoering een illu
sie. Om dit te bereiken moet er nog veel gebeuren;
246
2 automatisering is pas in de proeftuinfase en dan nog uitsluitend ten aanzien
van de postinschrijving (wat waarschijnlijk het eenvoudigst is). Pas bij ver
doorgevoerde automatisering van de Alsec kan decentralisatie een verant
woorde optie worden;
3 alleen bij deze variant zijn de randvoorwaarden aanwezig voor een adequaat
functionerend semi-statisch archief.
4-3-2 Organisatie
a De behandelingsfase
In het algemeen kan gesteld worden dat de ontsluiting van de in de behande
lingsfase ter registratie aangeboden stukken behoorlijk is te noemen. Het
grootste probleem is dat lang niet alle relevante stukken ter registratie worden
aangeboden. Voorwaarde voor een goed documentair informatiesysteem (het
is al gezegd) is dat alle inkomende post geopend wordt. Alleen voor de over
eenkomstig het beveiligingsvoorschrift gerubriceerde stukken dient er een
aangepaste regeling gemaakt te worden. Zolang de algemene leiding van een
ministerie niet bereid is deze regel dwingend door te voeren, is het een illusie
een betrouwbaar informatiesysteem op te kunnen bouwen. Als gevolg van het
betere overzicht over de binnenkomende post, zal dan ook een beter inzicht in
de uitgaande post verkregen worden. Deze is immers vaak een reactie op bin
nengekomen stukken. Vervolgens dient de tekstproduktie van het ministerie
via vaste kanalen te geschieden zodat, waar nodig, reeds vóór het feitelijke uit
typen registratie plaats kan vinden. Afhankelijk van de eigen situatie kan dit
verricht worden door de tekstverwerkingseenheid, of indien de dynamisch-ar-
chiefsectie zorg draagt voor het aanbieden van teksten ter tekstverwerking, de
sectie. Alleen al om registratie (en daarmee archivering) te verzekeren is het
verstandig het uittypen van nota's en uitgaande stukken niet meer door de
eigen secretaresse te laten verrichten, mede gezien de keuze voor de dislocatie
variant. Om nu te weten te komen wat wel en wat niet geregistreerd moet wor
den is het gewenst systematisch uit te zoeken welke informatie een ambtenaar
nodig heeft om de hem of haar toegewezen zaken af te handelen en welke stu
ringsinformatie daarbij nodig is.8
b De dynamisch-archieffase
De dossierinventaris en het archiefdocumentatiesysteem voldoen beide om de
gebruiker de gewenste informatie te verschaffen. Organisatorisch is de belang
rijkste consequentie: breng het archief zo dicht mogelijk bij de gebruiker. Ver
volgens, om uniformiteit te verzekeren en om te komen tot een betrouwbaar
informatiesysteem dient het aantal 'zelfverzorgers' tot een minimum beperkt
te worden. Zowel bij de buitendiensten, bij de zelfverzorgers als bij de Alsec-
onderdelen zelf, zal regelmatig inspectie op het beheer uitgeoefend moeten
worden; dit om uniformiteit en koppelbaarheid te verzekeren. Om later goed
en efficient te kunnen vernietigen, moet al bij de dossiervorming rekening
worden gehouden met vernietiging. Vernietiging gaat daarmee behoren tot de
dagelijkse werkzaamheden van de archiefmedewerker. Verder zal ten behoeve
van de archiefdocumentatie (al dan niet geautomatiseerd) de Alsec-
medewerker zich moeten bijscholen op het kennisgebied van documentalisten.
247
