ders. Immers de actualiteit verliest aan waarde en het individuele stuk als zo
danig heeft daarmee vrijwel alle belang verloren. Het is het verzamelde geheel
van alle stukken die geleid hebben tot afhandeling van de zaak waarnaar ge
vraagd wordt ('vorig jaar speelde dat en dat geval, kunt u mij aan de benodig
de informatie helpen?'). De ontsluiting moet hieraan aangepast zijn. Er zal
zaaksgewijs archief gevormd en geordend moeten worden.5 In de zaaksom
schrijving wordt behalve gezichtspunt, plaats, tijd en object ook het einddoel
van de zaak (de handeling) vermeld. Het al of niet treffen van de preciese es
sentie van een zaak in de zaaksomschrijving is bepalend voor de snelheid
waarmee later benodigde informatie uit het archief kan worden gelicht. Het
missen van de essentie kan resulteren in het zoekraken van vitale informatie.
Ook de ordening van het archief is aan de vraagstelling aangepast. Bij de
ministeries en grote diensten is ordening naar organisatie gebruikelijkDat wil
zeggen dat elk organisatieonderdeel zijn eigen (deel)archief vormt. Directies
kunnen met eenzelfde zaak bezig zijn vanuit totaal verschillende gezichtspun
ten. De vraagstelling door de gebruiker zal dan ook geschieden vanuit dat ei
gen gezichtspunt. Een collega bij Rijkswaterstaat geeft daarvoor graag hel
volgende voorbeeld: als ik met mijn surfplank op de Nieuwe Waterweg een su
pertanker aanvaar, zal daarvan proces-verbaal opgemaakt worden. Dit zal bij
de Dienstkring Hoek van Holland uiteindelijk terecht komen in een dossier
betreffende het lichten van het wrak, bij de directie juridische zaken in een
dossier betreffende de aansprakelijkstelling en bij de Raad van de Waterstaat
in een dossier over de verontreiniging van oppervlaktewater. Elk zal vanuit de
eigen gezichtshoek naar de informatie zoeken en niet vanuit het onderwerp
'aanvaring'De archiefcode is er op gebouwd om zaken met behulp van classi
ficatienummers vanuit verschillende gezichtshoeken in het archief te ordenen.
Deze zaaksgewijs gevormde en met behulp van de archiefcode geordende dos
siers worden met de dossierinventaris systematisch toegankelijk gemaakt.
Een derde wijze waarmee in deze fase aan de vraagstelling van de gebruiker
wordt tegemoet gekomen is de ontsluiting van informatie met behulp van het
sinds 1980 wettelijk voorgeschreven archiefdocumentatiesysteem. Vanuit elke
gewenste gezichtshoek kan daarmee een neveningang op het archief worden
gemaakt. Bekende voorbeelden zijn een toegang op precedenten en een toe
gang op naam van de vragensteller bij Kamervragen.
Evaluatie van het produktieproces op afdelingsniveau zal met behulp van de
genoemde dossierinventaris moeten gebeuren. Zodra deze evaluatie de gren
zen van de afdeling overschrijdt, zal dat niet goed mogelijk meer zijn (immers
ordening naar organisatie). Onder ad c wordt hier op terug gekomen.
c De semi-statisch-archieffase
De vraag van de gebruiker in deze fase valt in een drietal soorten te verdelen.
Ten eerste vragen naar uitvoeringsdossiers. De vraag van de gebruiker naar
deze (veelal te vernietigen) dossiers zal vrijwel uitsluitend vanuit dezelfde ge
zichtshoek geschieden als bij de dossiervorming. Voor deze bescheiden kan
daarom tot de vernietigingstermijn is verstreken volstaan worden met de in de
dynamisch-archieffase opgestelde dossierinventaris. Een tweede soort vraag is
die naar dossiers die gebruikt worden als voorbeeld voor afhandelingsproce
dures. Gedacht wordt hierbij aan dossiers met zaken die precedentwerking
hadden, Kamervragen en dergelijke. Hiervoor kan volstaan worden met het in
de dynamisch-archieffase opgestelde archiefdocumentatiesysteem op deze be
leidsrelevante informatie. Het derde type vraagstelling hangt samen met de
evaluatietaak. Onder 2-1 is bij de doelstelling van de Alsec er op gewezen dat
de noodzaak voor een op te stellen documentair informatiesysteem stoelt op
twee hoofdpunten:
a het zorgen voor continuïteit in het opstellen en uitvoeren van beleid, de zorg
voor eenheid van handelen ten behoeve van de rechtszekerheid van de burger
en het verstrekken van informatie over het overheidshandelen;
b het beheersen van het functioneren van het eigen ministerie. Hiervoor is het
nodig de verrichte werkzaamheden te kunnen evalueren op effectiviteit en ef
ficiency.
Om vragen die hierop betrekking hebben te kunnen beantwoorden zal aan de
gebruiker op een hoger abstractieniveau dan voorheen een overzicht moeten
worden gegeven van de beheerde informatie. Gegeven de ordening naar orga
nisatie, zal dan ook afstemming van de verschillende deelarchieven op elkaar
moeten plaats vinden. En wel op korte termijn. Je kunt met evalueren nu een
maal geen tien jaar wachten. De inhoudelijke ontsluiting en afstemming ge
beurt bij het maken van beschrijvende inventarissen. De 10 a 20% van het ar
chief waarmee dit gebeurt, bevat zaken betreffende de beleidsvoorbereiding
en -vorming, de regelgeving voor de uitvoering van dat beleid en de uitvoe
ringsdossiers die om de een of andere reden te belangrijk werden geacht om
vernietigd te worden. Zoals gezegd, ten behoeve van de eigen administratie is
het noodzakelijk hier zo vroeg mogelijk mee te beginnen. De semi-statische
fase dient dan ook 1 a 3 jaar na de vorming van de dossiers te beginnen en de
prioriteit zal bij inventarisatie gelegd moeten worden bij de jongste en belang
rijkste archieven. Aan deze vraagstelling wordt op dit moment nergens tege
moet gekomen. Het enige recente voorbeeld van zo'n beschrijvende inventaris
op jonge archieven is de inventaris die door de Alsec van Economische Zaken
is gemaakt op archieven die betrekking hebben op de bemoeienis met rsv. De
ze inventaris heeft de Parlementaire Enquêtecommissie uitstekend geholpen
bij het boven water krijgen van de door haar gezochte informatie. Het is voor
schrijver dezes volstrekt onbegrijpelijk dat de algemene leiding van de ministe
ries er geen hoge prioriteit aan verleent om de snelle totstandkoming van dit
type inventarissen te realiseren.
4-3 Consequenties
4-3-1 Locatie
De gebruiker heeft er belang bij dat hij snel over informatie (stukken, dossiers
die hij nodig heeft voor zijn taakuitvoering) kan beschikken. De ervaring leert
dat als de bereikbaarheid van 'het archief' niet binnen loopafstand is, dit re
sulteert in schaduwarchivering, dubbele registratie en communicatiestoornis
sen. Het uitgangspunt voor optimale serviceverlening door de Alsec zal er dan
ook toe moeten leiden dat de uitvoerende onderdelen van de Alsec zo dicht
mogelijk bij de gebruiker worden gelocaliseerd. Dit geldt in ieder geval voor
245
