13 het ontbreken van voldoende, goed geschoolde medewerkers voor de uitvoe
ring van deze taken;
14 het mede als gevolg hiervan niet in staat zijn gevraagde stukken en dossiers te
leveren.
3-2 Veranderende omgevingsfactoren
Voor een deel autonoom, voor een deel als reactie op bovengenoemde knel
punten, vindt er binnen de ministeries alsmede binnen het aandachtsgebied
van de Alsec een aantal veranderingen plaats die van invloed zijn op aard en
omvang van het takenpakket van de Alsec:
1 een sterk toegenomen behoefte informatie intra- en interdepartementaal uit te
kunnen wisselen met inachtneming van de Wet privacybescherming. Daar
naast bestaat de behoefte informatie ook buiten de rijksoverheid te verstrek
ken, met inachtneming van de Wet openbaarheid van bestuur;3
2 een sterk toegenomen kostenbewustzijn bij de rijksoverheid;
3 een toegenomen behoefte beleidsrelevante informatie intensiever toegankelijk
te maken, zodat zonder directe raadpleging van de stukken toch een nauwkeu
rig beeld van de informatie wordt verkregen;
4 de ontwikkeling van kantoorautomatiseringsapparatuur en -programmatuur
ten behoeve van de uitvoering van (delen van) het takenpakket van de Alsec,
5 de noodzaak de organisatie van de Alsec zodanig aan te passen dat op middel
lange termijn de uitvoering van het takenpakket is gegarandeerd,
6 een toegenomen behoefte om het takenpakket van de medewerkers van de
dynamisch-archiefsecties en van de afdelingssecretaresses van de beleids- en
stafafdelingen nader op elkaar af te stemmen. Dit, opdat het servicepakket
van de Alsec optimaal benut kan worden;
7 de instelling van de Centrale Archief Selectiedienst (cas) te Winschoten om de
achterstand in schoning en inventarisatie bij de ministeries weg te werken;
8 de instelling van de afdeling Coördinatie Documentaire Informatieverzorging
(cdi) van het ministerie van Binnenlandse Zaken, met als taak de kantoorau
tomatisering te coördineren en richting te geven aan het beleid voor de semi-
statische archieven.4
4
Een voorstel tot verandering
4-1 Uitgangspunten
Een ministerie vormt archief ten behoeve van de eigen administratie. Dit gege
ven dient uitgangspunt te zijn van elke organisatievorm die voor de Alsec
overwogen wordt. Dat daarnaast de individuele burger en de wetenschap recht
op, respectievelijk belang bij de in de archieven opgeslagen informatie heb
ben, moet in het oog gehouden worden, maar mag niet het leidende principe
worden voor de organisatie van de Alsec. Een tweede uitgangspunt is dat de
administratie er belang bij heeft dat de Alsec snel en adequaat de gevraagde in
formatie leveren kan. En tenslotte dat de Alsec als dienstverlenende afdeling
voor het hele ministerie moet proberen aan de vraagstelling van de gebruiker
tegemoet te komen.
Ten aanzien van het beheervan de bij het ministerie aanwezige documentaire
informatie is het uitgangspunt dat de informatie die door de Alsec beheerd
wordt volledig en toegankelijk is. Immers, slechts dan is verzekerd dat beslis
singen, genomen op welk ambtelijk niveau dan ook, gebaseerd kunnen zijn op
alle relevante informatie die over een zeker onderwerp is ontvangen en/of ge
genereerd.
In het hierna volgende zal gekeken worden naar de Alsec voor zover deze
gericht is op de eigen administratie. Voor de afstemming van de informatie
van de verschillende ministeries is de afdeling cdi aangewezen. Dit punt is hier
dan ook buiten beschouwing gelaten. Hier zal gekeken worden wat de eis van
snelle en adequate informatieverzorging voor de toegankelijkheid van het ar
chief betekent, wat de gewenste locatie van Alsec daarbij is en welke organisa
torische consequenties dat heeft.
4-2 De vraagstelling van de gebruiker
In de levensloop van archiefbescheiden valt, voor zover ze niet vernietigd wor
den, een viertal fasen te onderscheiden:
a de behandelingsfase,
b de dynamisch-archieffase,
c de semi-statisch-archieffase en
d de oud-archieffase (na overbrenging naar de Rijksarchiefdienst).
Omdat alleen de eerste drie fasen binnen het taakgebied van de Alsec vallen,
zullen deze hier behandeld worden. De vraagstelling van de gebruiker is in elk
van deze fasen anders. Twee soorten vraagstellingen moeten daarbij onder
scheiden worden:
1 de vraag naar informatie ten behoeve van de feitelijke taakuitvoering van het
ministerie;
2 de vraag naar informatie door het management op de verschillende niveaus
voor de sturing en evaluatie van dit produktieproces.
a De behandelingsfase
In deze fase staat de ambtenaar (de gebruiker) voor de taak een bepaalde zaak
af te handelen. Omdat de zaak nog niet is afgehandeld, wordt de gebruiker ge
confronteerd met een aantal losse, individuele stukken, eventueel aangevuld
met dossiers van reeds afgedane zaken. De gebruiker vraagt in deze fase naar
informatie op dit stuksniveau: 'Is dat advies van de gemeente Arnhem al bin
nen?' Toegang op stuksniveau is daarmee nodig, zowel op inhoud, naam en
datum als op verblijfplaats. Daarnaast heeft de leiding behoefte aan informa
tie over het al dan niet op tijd afdoen van zaken en de nog aanwezige werklast.
Hiertoe moet voortgangs- en afdoeningscontrole worden verricht.
De methode waarmee het verschaffen van deze informatie op dit moment
het beste is verzekerd, is het fiche-doorschrijfsysteem, al dan niet geautomati
seerd.
b De dynamisch-archieffase
Na afhandeling van de zaak is de vraagstelling van de gebruiker wezenlijk an-
242
243
