4 na afhandeling van de zaak, het ordenen van de individuele stukken tot dos
siers op een zodanige wijze dat relevante informatie snel en volledig uit het ar
chief gelicht kan worden. Gelijktijdig worden indicaties gegeven over de ter
mijn waarna het dossier al dan niet vernietigd moet worden;
5 het beheren van het gevormde archief, het optimaal toegankelijk maken en
houden van de aanwezige informatie, het verstrekken van inlichtingen en het
voorbereiden en daadwerkelijk uitvoeren van de vernietiging,
6 het inventariseren' van alle deelarchieven van het ministerie en het afstemmen
van die deelarchieven op elkaar;
7 voor zover gebruik wordt gemaakt van geautomatiseerde apparatuur, het be
heren van het systeem en het up to date houden van zowel apparatuur als pro
grammatuur;
8 voor zover de algemene-secretarie-taken niet door de Alsec worden uitge
voerd, het verschaffen van de nodige ondersteuning, het zich op de hoogte
houden van de wijze van uitvoering en het daarover rapporteren aan de secre
taris-generaal;
9 de secretaris-generaal van raad dienen in alle algemene-secretarie-aangelegen-
heden.
2-3 Gebiedsafbakening
In beginsel verzorgt de Alsec de behandeling van alle inkomende, uitgaande en
interne stukken alsmede het beheer van het daaruit resulterende archief. Hier
op zijn enkele uitzonderingen: het hoofd Alsec kan bepalen dat bepaalde cate
gorieën archiefbescheiden niet onder de registratieplicht vallen, vastlegging
gebeurt dan op de betreffende afdeling (het bekendste voorbeeld zijn alle fac
turen, die rechtstreeks naar Financieel-Economische Zaken (fez) gaan); de se
cretarissen van raden en commissies dragen zelf zorg voor registratie en agen
dering alsmede voor het beheer van het onder hen berustende secretariaatsar
chief. De leden van commissies en werkgroepen dragen persoonlijk zorg voor
vorming, beheer en afvoer van hun lidmaatschapsarchief. Een aantal expliciet
door de secretaris-generaal aan te wijzen instellingen, diensten en bedrijven
van het ministerie draagt zelf zorg voor de in de algemene doelstelling ver
woorde taken overeenkomstig door de secretaris-generaal gegeven nadere
aanwijzingen. Het hoofd Alsec houdt toezicht op de uitvoering van de werk
zaamheden en rapporteert daarover, waar nodig, aan de secretaris-generaal.
Voor wat betreft het informatiebeheer vindt een functionele overlapping
plaats met de afdeling Bidoc. Tot nu toe heeft de gebiedsafbakening tussen de
afdelingen Alsec en Bidoc samen gehangen met de definitie van archiefbe
scheiden, waarbij de archiefbescheiden worden beheerd door de Alsec.
2-4 Plaats in de organisatie
Zoals boven beschreven verricht de Alsec haar werkzaamheden voor alle
beleids- en stafafdelingen van het ministerie. In de doelstelling wordt er met
nadruk op gewezen dat alle informatie van het ministerie in het informatie
systeem moet worden ondergebracht. Dat dient bovendien op uniforme wijze
te geschieden opdat kruisverwijzingen tussen en koppelingen van deelbestan-
den mogelijk worden. Ook dient er op toegezien te worden dat relevante infor
matie niet bij (beleids)ambtenaren blijft hangen maar in het archief geborgen
wordt. Omdat de Alsec daarnaast de hoofden van de beleids- en stafafdelin
gen moet voorzien van een instrumentarium dat de beheersbaarheid van de
werkzaamheden aldaar moet bevorderen, waarbij het hoofd Alsec controle
uitoefent over ambtenaren die hiërarchisch hoger staan, dient het hoofd Alsec
te kunnen rekenen op krachtige ambtelijke ondersteuning bij de uitvoering
van zijn taken. De aangewezen plaats binnen de organisatie is daarom zo dicht
mogelijk, bij voorkeur rechtstreeks, onder de secretaris-generaal.
3
Knelpunten en ontwikkelingen
Het functioneren van de Alsec wordt niet als voldoende ervaren. Dit heeft te
maken met knelpunten ten aanzien van de uitvoering van het bestaande taken
pakket en veranderingen in de omgevingsfactoren van de Alsec.
3-1 Knelpunten2
1 Belangrijke inkomende, uitgaande en interne stukken worden niet gere
gistreerd en als gevolg daarvan ook niet gearchiveerd. Dit komt deels doordat
op naam gestelde brieven niet geopend worden en later niet alsnog ter registra
tie worden aangeboden, deels doordat de verwerking van minuten niet over
eenkomstig de regels geschiedt en tenslotte doordat niet voldoende bekend is
wat de eindgebruiker geregistreerd wil hebben;
2 een te groot aantal directies verzorgt, vaak op afwijkende wijze, de verwerking
van de eigen stukken;
3 het veelal ontbreken van de wettelijk voorgeschreven voortgangs- en afdoe
ningscontrole;
4 onvoldoende bekendheid bij de beleids- en stafafdelingen van aard en omvang
van het dienstenpakket van de Alsec, waardoor enerzijds gedeelten van het
dienstenpakket niet benut worden en anderzijds handelingen in twee-, drie- en
zelfs viervoud worden verricht;
5 het ontbreken van een goed archiefdocumentatiesysteem op de beleidsrelevan
te informatie;
6 het ontbreken van een ordeningsplan;
7 gezien de omvang van de beheerde informatie en de geografisch verspreide lig
ging van archiefvormende en -beherende eenheden, de onmogelijkheid om de
beheerde informatie te koppelen en onderling uit te wisselen;
8 het hebben van een archief dat nog steeds explosief groeit en mede daardoor
slecht toegankelijk is;
9 het ontbreken van goede vernietigingslijsten;
10 mede als gevolg hiervan het niet uitvoeren van de wettelijk verplichte vernieti
ging;
11 het niet tijdig afstoten van niet langer dynamische archiefbestanden naar het
semi-statisch archief;
12 het vrijwel achterwege blijven van inventarisatie en het afstemmen van deelar
chieven;
241
240
