De algemene secretarie op weg
naar de informatiemaatschappij
Een voorstel tot verandering
P. M. H. Waters
1
Inleiding
De laatste twee, drie jaren is de informatieverzorging binnen de ministeries
duidelijk meer in de belangstelling komen te staan. Hiervoor is een aantal oor
zaken aan te wijzen:
a de toegenomen behoefte van de ambtelijke leiding van de ministeries en van de
Tweede Kamer om snel en goed van gevraagde informatie te worden voorzien;
b het feit dat de informatieverzorgers niet altijd in staat zijn de gigantische pa
pierwinkel optimaal toegankelijk te houden en te beheersen, wat leidt tot irri
tatie bij de beleids- en stafambtenaren (de eindgebruikers);
c de wens van de Tweede Kamer om de verschillende informatiebestanden on
derling koppelbaar te maken opdat informatie intra- en interdepartementaal
uitwisselbaar wordt en onder bepaalde voorwaarden ook derden deze infor
matiebestanden kunnen raadplegen.
De toegenomen belangstelling blijkt onder andere uit de instelling van de Per
manente Commissie Documentaire Informatieverzorging (pc din), waarin de
ambtelijke top van de ministeries zitting heeft, en haar werkgroepen de Coör
dinatie Commissie Bibliotheek en Documentatie (cc bidoc) en de Coördina
tie Commissie Algemene Secretarie Aangelegenheden (cc asa), die het door
de pc din opgestelde beleid moeten uitvoeren. Het zal duidelijk zijn dat het
richting geven aan een noodzakelijk geachte (kantoor)automatisering in dit
beleid een centrale plaats inneemt.
In dit artikel zal uitsluitend worden ingegaan op de informatieverzorging
door de algemene secretarie (Alsec).
De cc asa, waarin alle hoofden Alsec zitting hebben, heeft onder leiding
van mevrouw drs. A. W. Wamsteker-Meijer, hoofd van de afdeling Coördina
tie Documentaire Informatieverzorging (cdi) van het ministerie van Binnen
landse Zaken, een tweetal workshops gehouden over de documentaire infor
matieverzorging in het algemeen, de plaats van de Alsec daarbinnen en de wij
ze waarop dit vorm moet krijgen. Voorlopige conclusies zijn: (kantoor)auto-
matisering is een noodzaak om aan de wensen van de eindgebruiker te kunnen
voldoen, afstemming van de toegang op de informatiebestanden van zowel
Alsec als Bidoc is gewenst en tenslotte, het personeelsbestand van de Alsec is in
het algemeen kwantitatief noch kwalitatief in staat de huidige taken volledig
uit te voeren, laat staan om ook nog eens een automatiseringsoperatie uit te
voeren. Voorwaarden voor een geslaagde automatiseringsoperatie zijn vol
doende en goed opgeleide medewerkers, zicht op de gewenste organisatie
vorm, de taken die verricht moeten worden en de onderlinge afstemming van
die taken. Dit artikel beoogt een voorstel te zijn voor zo'n organisatievorm.
2
De algemene secretarie
2-1 Doelstelling
Conform artikel 7 van het kb asa is bij elk ministerie de algemene secre
tarie belast met de behandeling van alle post- en archiefzaken van het ministe
rie en met het vervaardigen en reproduceren van stukken, alsmede met de be
geleiding van deze werkzaamheden bij de instellingen, diensten en bedrijven.
Doel hierbij is dat de departementsleiding en verantwoordelijke beleids- en
staffunctionarissen te allen tijde optimale toegang hebben tot alle stukken en
zaken die op elk willekeurig moment bij het ministerie in behandeling zijn, als
mede tot alle in de loop der jaren verzamelde relevante informatie over
doelstelling, richting en uitvoering van het takenpakket van het ministerie in
zijn geheel. De noodzaak voor het hiertoe op te stellen documentaire informa
tiesysteem stoelt op twee hoofdpunten:
1 de rijksoverheid draagt de zorg voor de uitvoering van de door de samenleving
aan haar opgelegde taken. Continuïteit in het opstellen en uitvoeren van het
beleid, de zorg voor de eenheid van handelen ten einde de rechtszekerheid
voor de burger te bevorderen en het actief en passief verstrekken van informa
tie over het overheidshandelen vormen bij de vervulling van deze taken een
raamwerk;
2 de ambtelijke leiding van een ministerie is verantwoordelijk voor het functio
neren van het ambtelijk apparaat. Zij heeft om deze verantwoordelijkheid
goed te kunnen dragen behoefte aan een gevarieerd instrumentarium. Inzicht
in het reilen en zeilen van de diverse afdelingen en kennis van de omvang van
de werkzaamheden zijn in dit beheersproces van buitengewoon belang.
2-2 Takenpakket
Deze algemene doelstelling resulteert in de volgende hoofdtaken:
1 het verzorgen van de postontvangst en -verzending alsmede de interne ver
spreiding van de post;
2 het registreren van zowel de inkomende, uitgaande als interne post, teneinde
te verzekeren dat individuele stukken te allen tijde traceerbaar zijn en de tijdi
ge afhandeling bewaakt wordt;
3 het zorgdragen voor adequate tekstverwerking, het vervaardigen van repro
ducties en het beheren van de daarvoor benodigde apparatuur;
239
238
