Op voorgaande bladzijden een prospectus van de boekhandelaren J. Hetze! en
F. Didot, houdende een 'Jeu du tour du monde', gebaseerd op De Reis om de wereld
in 80 dagen van Jules Verne.
(Collectie Asser, inv.nr. 414).
5
'Randverschijnselen' van de inventaris
Bij het bekijken van vele inventarissen viel het de werkgroep op dat er niet al
leen in de inventarissen in enge zin veel verschillen te zien waren, maar dat ook
inleiding, bijlagen, kopnoten, index en lay-out van zeer wisselende kwaliteit
waren, variërend van ronduit gebruikers-onvriendelijk tot superhandig. Deze
toch wel essentiële zaken worden kennelijk door velen letterlijk als 'randver
schijnselen' beschouwd. Daarom leek opname van enkele opmerkingen hier
over in dit rapport dan ook, ondanks het feit dat deze niet specifiek voor fami
liearchieven gelden, een nuttige zaak.
5 1 Inleiding
De inleiding moet ter zake en niet te lang zijn; verhalen over boeiende perso
nen en gebeurtenissen, waarover in het archief geen of maar enkele stukken
aanwezig zijn, horen elders gepubliceerd te worden.
Wat in ieder geval wel in elke inleiding moet voorkomen is:
een korte geschiedenis van de familie, dat wil zeggen geen uitputtend overzicht
van alle in de stamboom voorkomende personen en hun beroemde verwanten
(daar is de genealogische tabel voor), maar een karakteristiek van de belang
rijkste personen en hun werkzaamheden; heeft de familie veel verschillende
activiteiten ontplooid, dan verdient het aanbeveling alleen op de belangrijkste
in te gaan (de details kunnen in dit geval in de kopnoten worden verwerkt);
de lotgevallen van de heerlijkheid, het bedrijf e.d. als hiervan stukken in het
familiearchief voorkomen. Ook hier beperke men zich weer tot de grote lijn
(bijvoorbeeld veranderingen in de bestuursorganisatie);
de lotgevallen van het archief: vorming, bezitters, oude ordening, overdracht
naar de archiefbewaarplaats, juridische status en mate van openbaarheid. Bij
dit laatste dient het adres van de eigenaar/bewaargever niet vermeld te wor
den. Het is handig voor de onderzoeker als in dit onderdeel ook wordt vermeld
waar de eventueel afgedwaalde delen van het archief zich bevinden (te achter
halen via het Centraal Register van Particuliere Archieven);
een verantwoording van de inventarisatie: een toelichting op het gekozen inde
lingsschema, uitleg van eventuele bijzonderheden bij beschrijving en indeling,
een verantwoording van de tekst van de indeling: noten en een literatuurlijst;
een gebruikershandleiding;
een aanbevolen wijze van citeren van archief en inventaris.
5-2 Kopnoten en bijlagen
Kopnoten plaatst men in het algemeen bij de personen die in een familiear
chief voorkomen. Ze bevatten de personalia, zoals de volledige voornamen,
adellijke en academische titels, geboorte- en overlijdensdata (eventueel jaren),
ouders (met naam, niet: zoon van vu, 3), echtgenote, functies en dergelijke.
De lengte van de kopnoot moet natuurlijk wel in verhouding zijn met de hoe
veelheid stukken van de betreffende persoon in het archief.
Daarnaast kan men kopnoten ook plaatsen bij belangrijke goederencom
plexen; ze bevatten dan gegevens over aankomst van het goed in de familie en
eventueel de latere vervreemding daarvan.
'Verplichte' bijlagen zijn: genealogische tabel(len); lijst van heren van een
heerlijkheid, besturen van een bedrijf, bezitters van een landgoed en dergelij
ke; de concordantie; aparte beschrijvingen van in het archief aanwezige kaar
ten; lijsten van stukken die zijn overgedragen, vernietigd en/of in de biblio
theek geplaatst.
Het maken van klassieke regesten van alle oorkonden van het goederenbezit
is veelal niet rendabel: het zijn meestal gelijkvormige stukken die hetzij door
een summier standaardregest (transport van door aan datum
hetzij door de normale beschrijving al voldoende toegankelijk zijn.
5-3 Index
In iedere inventaris hoort ten minste een index van persoons- en aardrijkskun
dige namen voor te komen. De ordening daarvan moet alfabetisch-lexicogra-
fisch zijn (d.i. naar de geschreven vorm in de volgorde van het alfabet, niet
naar de 'uitspraak').38 Bij de spelling van eigennamen verdient het aanbeve
ling te kiezen voor de vorm die de persoon in kwestie zelf het meest heeft ge
bruikt; varianten kunnen eventueel tussen haakjes achter de gekozen vorm
worden opgenomen en desnoods kan men kruisverwijzingen plaatsen. De ge
woonte om een voornaam terug te vertalen naar een hedendaagse vorm wordt
afgeraden. Kruisverwijzingen worden aanbevolen bij de namen van gehuwde
vrouwen, bij dubbele namen (om de oorspronkelijke naam te weten te komen
kunnen Adelsboekje, het Nederland's Patriciaat en het artikel van F. Josselin
de Jong over samengestelde geslachtsnamen uitkomst bieden39) en bij pausen,
keizers en regerend vorsten (indiceren op voornaam, verwijzing bij naam
waaraan hun belangrijkste titel is ontleend).
Voor de spelling van aardrijkskundige namen bestaan geen vaste regels; erg
handig is het gebruik van de vUGA-plaatsnamengids hierbij
Voor bijzondere indiceringsproblemen raadplege men de Richtlijnen voor
het uitgeven van historische bescheiden,40
5-4 Lay-out
De titelpagina dient te bevatten: auteur(s), titel (geen ellenlange opsomming),
plaats en jaar van uitgave, uitgevende instantie.
Bij de paginering dient uitgegaan te worden van de band, niet van de onderde
len daarin (verzamelinventarissen doorpagineren). Het voorwerk (woord
vooraf, inleiding, inhoudsopgave) kan romeins gepagineerd worden.
Bij een erg gedetailleerde inhoudsopgave is het handiger om voorin de inven
taris een verkorte inhoudsopgave op te nemen; de uitgebreide opgave kan dan
in gedeelten voor de betreffende hoofdafdeling van de inventaris volgen.
224
225
