chief terecht zijn gekomen en die derhalve beschouwd kunnen worden als ge
deponeerde archivalia (overgang van rechten en plichten), is het gesteld met
bescheiden, die aangekocht of geruild zijn, meestal met een bepaalde bedoe
ling (bijvoorbeeld het samenstellen van genealogische tabellen). Deze dienen
beschouwd te worden als verzameld materiaal.
3-2-7 Kerkelijke archieven
Tot de rechten, die aan een heerlijkheid verbonden kunnen zijn, behoort ook
het patronaats- of collatierecht, het recht om een geestelijke te benoemen. Zo
vinden we in diverse familie- of heerlijkheidsarchieven stukken betreffende
het collatierecht. Het zijn over het algemeen geen gedeponeerde archivalia,
maar stukken betreffende de uitoefening van het recht door de heer c.q. vrou
we of de familie. Daarnaast kan het voorkomen, dat ook het archief van de
kerk terecht is gekomen bij de heerlijkheid of de familie, omdat deze veel in
vloed op het reilen en zeilen binnen die kerk had, naast dat collatierecht. In het
archief van de heerlijkheid Zuilichem33 vinden we de gedeponeerde archieven
van de kerk te Zuilichem en de Heilige Geesttafel aldaar.
3-3 Wat te doen met gedeponeerde archieven?
Wat moet men nu doen met gedeponeerde bescheiden, aangetroffen in een fa
miliearchief?
1 Probeer te achterhalen hoe het archief terecht is gekomen in het familiear
chief. Dit dient, indien mogelijk, duidelijk in de inleiding uiteengezet te wor
den.
2 Beschrijf het gedeponeerde archief als één organisch geheel en voeg het als één
blok achter de inventaris van het moeder-archief, echter wel in dezelfde door
lopende nummering als het moeder-archief.
3 Voeg nooit stukken uit het gedeponeerde archief in het moeder-archief, om
dat er toevallig de naam van één van de familieleden in voorkomt. Dit is in
strijd met archivistische principes als het bestemmings- en het structuurbegin
sel.
4 Ga na of er bij gedeponeerde archieven of bescheiden een andere bestemming
mogelijk is. Er zijn twee factoren, die belemmerend kunnen werken op de mo
gelijkheid deze bescheiden terug te brengen naar de archieven, waarin ze
bestemd zijn te berusten:
a de archiefvormende instantie is geen overheidsinstelling en het hoofdarchief
ontbreekt of bevindt zich niet in een openbare archiefbewaarplaats. Strikte
toepassing van het herkomstbeginsel zou dan tot vervreemding van het archief
uit een openbare archiefbewaarplaats moeten leiden;
b het te inventariseren archief is aan de archiefbewaarplaats overgedragen op
grond van een rechtstitel, die verwijdering van stukken uit dit archief verbiedt,
bijvoorbeeld in de vorm van een overeenkomst tot opneming en bewaring. De
archiefbeheerder is dan geen eigenaar en kan niet over de stukken beschikken.
In dergelijke gevallen kan overleg met de eigenaar nog wel leiden tot een archi-
vistisch verantwoorde oplossing.
4
Collectie en documentatie
Over het begrip 'collectie' is in de literatuur weinig te vinden. Smit spreekt
over het geheel van een aantal bescheiden, geen archiefstukken zijnde.34 Van
Schilfgaarde spreekt over persoonlijke collecties en bedoelt daarmee 'verza
melingen, door mannen met historische belangstelling aangelegd in verband
met hun studie. Soms in originali, soms afschriften, vaak beide'. De gewone
regels van de archivistiek kunnen hier volgens Van Schilfgaarde niet gelden.35
Welke regels men dan wel moet toepassen zegt hij er niet bijFox doet dat wel:
men moet volgens hem die verzamelde stukken scheiden van de archiefstuk
ken in engere zin. De laatste worden dan op de klassieke manier geïnventari
seerd, de eerste kunnen als ze talrijk zijn dan, zoals bij een collectie past, naar
onderwerpen worden ingedeeld.36 De Nederlandse archief terminologie is erg
kort ten aanzien van het begrip collectie: een hoeveelheid bescheiden, door ie
mand met een bepaald doel bijeengebracht, zonder dat zij naar hun aard zijn
bestemd om onder hem te berusten (zie nr. 53). Deze definitie werd ook in het
Lexicon van Nederlandse archieftermen gehandhaafd (zie nr. 2).
Wat gezegd is over de collectie geldt mutatis mutandis ook voor het begrip
'documentatie'. Zo geeft noch de oud e Archief terminologie, noch het nieuwe
Lexicon een definitie.37 Van Dale en Koenen verstaan onder documentatie:
het verschaffen van bewijsmateriaal of de bewijsstukken zelf. Archivistisch
vertaald zou dit betekenen dat onder documentatie moet worden verstaan: een
hoeveelheid bescheiden, aangelegd of verzameld ter ondersteuning van be
paalde taken of aktiviteiten van de degene die de stukken aangelegd of verza
meld heeft. Documentatie heeft dus een ondersteunende functie.
Beide termen, collectie en documentatie, zijn dus in wezen aanduidingen
voor verzamelde stukken (zowel archivalia als ander materiaal). Het woord
collectie is dan een begripsaanduiding vanuit de archivistiek; het wordt ge
bruikt om de tegenstelling met het begrip archief aan te geven en zegt niets
over de functie die de verzameling heeft gehad of de redenen waarom zij bij
een is gebracht. Het woord documentatie daarentegen is wel een functie
aanduiding en geeft aan dat de bedoelde stukken een ondersteunende, docu-
mentatieve functie (gehad) hebben. In theorie kan deze documentatie mede
bestaan uit een of meerdere complete archieven, in de praktijk zal zij meestal
bestaan uit links en rechts verzamelde stukken.
Collecties kunnen voorkomen als zelfstandige eenheid of als onderdeel van
een archief. Om verwarring in terminologie te voorkomen verdient het aanbe
veling de term collectie te reserveren voor de verzameling als zelfstandige een
heid en de verzamelde stukken binnen een (familie)archief te verdelen in docu
mentatie (eigenlijk: verzamelde stukken met documentatiefunctie) en overige
verzamelde stukken. Men wake er overigens wel voor de rubriek 'documenta
tie' te ruim te interpreteren: alleen stukken die duidelijk bijeengebracht zijn
ter ondersteuning van specifieke en aanwijsbare aktiviteiten kunnen als zoda
nig worden opgevoerd. Evenmin verwarre men documentatie en overige ver
zamelde stukken met 'varia' of de beruchte 'stukken waarvan het verband
enz. niet gebleken is'. Kan men om de laatste rubriek vaak helaas niet heen, de
varia dienen echter zoveel mogelijk vermeden te worden.
221
220
