gesloten. Zondert men de brieven af, die volgens bovenstaande criteria niet
eenduidig beschreven worden, dan is het gevaar groot, dat de brieven niet we
derzijds exclusief worden ingedeeld. Men krijgt dan een rubriek 'algemeen',
waarin brieven zijn opgenomen die niet te beschrijven zijn, terwijl de rest wel
is ingedeeld. Wat dan te doen met brieven die beantwoord zijn, duplieken heb
ben uitgelokt e.d.?
Briefwisseling dient daarom als zodanig te worden beschreven, indien zij de
neerslag is van een persoonlijke relatie tussen de archiefvormer en de cor
respondent, ook al is zij vluchtig of is zij ontstaan uit hoofde van door de ar
chiefvormer uitgeoefende functies. Zij kan onder het hoofd van die functies
worden ingedeeld, als de inhoud van deze briefwisseling alleen op deze functie
betrekking heeft; dit is bijvoorbeeld met de gehele briefwisseling van J.W.
van Lansberge gebeurd, waar onderscheid is gemaakt tussen zijn briefwisse
ling als diplomaat en als gouverneur-generaal van Nederlands-Indië. Maar zij
is niet naar haar inhoud omschreven, omdat de uiting van de persoonlijke re
latie centraal staat. Naarmate deze relatie meerzijdig gaat worden (bijvoor
beeld door vriendschap of levenslange ruzie) wordt de briefwisseling algeme
ner van karakter. Als voorbeeld diene de beschrijvingen in het archief van
T. M. C. Asser, waar sommige betrekkingen slechts gevormd zijn op basis van
één functie (namelijk het medelidschap van het Instituut voor Internationaal
Recht) en andere op basis van uit die samenwerking voortgekomen vriend
schapsrelaties (dus: brieven onder 'Algemeen').
Uiteraard heeft de inventarisator de vrijheid om brieven, die betrekking
hebben op een bepaalde zaak waarvan reeds een dossier bestaat, daar te laten,
mits deze brieven eenduidig zijn. Heeft men echter een verzameling ongeor
dende, verspreide brieven zonder verdere context, dan ordene men die als
briefwisseling op afzender en vermelde die als briefwisseling met a (begin-
einddatum), b (begin-einddatum), c (begin-einddatum) z (begin-eindda-
tum). Achter de punt dan de begindatum en de einddatum; eventueel achter
elke naam het aantal brieven. Heeft men een chronologische ordening, een se
rie banden, registers of brievenboeken, dan beschrijft men de series. Wil men
die briefwisseling nader toegankelijk maken, dan voege men achterin de in
ventaris een bijlage, waarin de briefwisseling op afzender wordt geïndiceerd of
men maakt verwijzingen in de algemene index op de inventaris. Men hoeft dan
de beschrijving in de inventaris niet te onderbreken en voorkomt dat de inven
taris extra gecompliceerd wordt, wanneer in een familiearchief meerdere chro
nologische series voorkomen. Het verwerken van namen van afzenders van
brieven in een algemene index heeft tot voordeel, dat ook belangrijke brieven
in zaaksgewijze geordende dossiers eventueel nader kunnen worden ontsloten.
3
Gedeponeerde archieven en afgedwaalde stukken
3-1 Definitie
Evenals collecties (zie hierna hoofdstuk 4) zijn de gedeponeerde archieven
stiefkinderen in de Nederlandse archivistische literatuur. Er is in de vaklitera
tuur weinig tot niets met betrekking tot dit onderwerp te vinden.
216
De Nederlandse archiefterminologie verstaat onder deponeren het volgende:
Het overdragen van een archief aan een bestuur of persoon, op wie de rechten
en functies van degene, van wie het archief afkomstig is, zijn overgegaan of
aan wie deze laatste ondergeschikt is. Zo kan bijvoorbeeld een familiearchief
gedeponeerd zijn in een huisarchief, dat op zijn beurt weer gedeponeerd is in
het archief van de familie of persoon, die het huis het laatst in bezit heeft ge
had. In het Lexicon van Nederlandse archieftermen wordt in de toelichting bij
de definitie van het woord archief ook het deponeren van archieven omschre
ven, ongeveer in dezelfde bewoordingen als de Nederlandse archiefterminolo
gie van Van der Gouw e.a. (zie toelichting op nr. 2).
3-2 Soorten gedeponeerde archieven in familiearchieven
Als men de diverse inventarissen, die er verschenen zijn van familiearchieven,
analyseert, dan kan een aantal soorten gedeponeerde archieven worden onder
scheiden.
3-2-1 Fundaties
Het komt voor, dat familieleden een bepaald vermogen afzonderen of nalaten
met het oog op het nastreven van een goed doel. In dat geval is er sprake van
een fundatie. De beheerders van deze fundatie kunnen dan een zelfstandige ar
chiefvormende instelling worden, die een eigen administratie hebben. Niet zel
den verengt het oorspronkelijke charitatieve (maatschappelijke) doel van de
stichting zich tot een stichting ter ondersteuning van de eigen familieleden,
wanneer de oorspronkelijk nagestreefde armenzorg niet meer kan worden uit
geoefend (bijvoorbeeld het Pieuse Fonds Maria Duyst in het familiearchief
Van-Beresteyn26). Ook kunnen fundaties de grondslag vormen voor naamloze
maatschappijen en verenigingen, die een eigen leven gaan leiden (bijv. de L.
N. Smit's Stichting, met als doel de instandhouding van een bejaardentehuis,
was oorspronkelijk een fundatie van de familie Smit, ambachtsheren en
-vrouwen van Nieuw-Lekkerland27). Indien fundatiearchieven bij een familie
archief worden aangetroffen, dienen zij als gedeponeerde stukken achterin de
inventaris te worden beschreven. Hetzelfde geldt voor familieverenigingen of
stichtingen tot instandhouding van een familiegeschiedenis (zie hiervoor ook
3-2-3).
3-2-2 Bedrijven
Het archief van een bepaald familiebedrijf kan na opheffing van het bedrijf
terecht gekomen zijn in het archief van de familie zelf. In het archief Van
Adrichem,28 dat op het Algemeen Rijksarchief berust, ziet men onder b op
blz. 264 het volgende kopje: Stukken betreffende handelsondernemingen en
rederijen; inkomsten uit roerende en onroerende goederen. Als men de be
schrijvingen onder dat kopje bekijkt, betreft het hier waarschijnlijk een aantal
kleine 'bedrijfsarchiefjes', compleet met journalen e.d. Van een gedeponeerd
bedrijfsarchief (in een familiearchief) kan slechts sprake zijn, als het een af
gesloten bedrijfsarchief betreft.
217
