Handhaving van het structuurbeginsel, dat wil zeggen van de structuur waarin
de stukken zijn aangetroffen, is in dit geval onmogelijk, omdat hier sprake is
van minstens drie over elkaar geschoven structuren. Stukken betreffende een
zelfde zaak kunnen op drie plaatsen worden aangetroffen. Er moet dus een
keuze gemaakt worden, waarbij de beste keuze vaak de oorspronkelijke (d.i.
allereerste) bestemming der stukken is. Hier wordt analoog aan het bestem
mingsbeginsel van archiefstukken van overheidsbureaus, die als 'retroacta' in
de dossiers van hun opvolgers waren geplaatst en bij de inventarisatie weer in
het oorspronkelijk archief worden teruggebracht, de oorspronkelijke struc
tuur hersteld of gereconstrueerd.
Keren wij terug naar de oplossing van ons oorspronkelijk geval, dan re
construeren wij het archief als volgt:
1 De stukken, afkomstig van Rijkaard: stukken betreffende zijn financiën en
zijn testament.
2 De stukken betreffende zijn nalatenschap.
3 De stukken betreffende zijn zakelijk goederenbeheer (indien het archief een
zakelijk gedeelte heeft).
Het eigendomsbewijs van het landgoed Hemelsbreed zou dus onder 1 of 3 ge
plaatst moeten worden, waar normaliter de eigendomsbewijzen komen te be
rusten, met eventueel vermelding onder n.b.: Dit stuk werd gebruikt als bijlage
bij de conclusie van eis van mr. Scherpslijp in inventarisnummer bij de
dupliek van mr. Letterwet in inventarisnummer bij de goederenadmi
nistratie van mr. Penning in inventarisnummeren bij het proces van mr.
Letterwet tegen Twistzoek jr. in inventarisnummer
Voor de stukken betreffende zijn nalatenschap maken wij onderscheid vol
gens de oorspronkelijke structuur, waarbij wordt uitgegaan van de elementen,
die in paragraaf 2-2 (stukken betreffende een nalatenschap) worden vermeld.
Indien de processtukken zijn geordend in dossiers: bijvoorbeeld proces a in
eerste instantie, proces c in derde instantie, proces d van mr. Letterwet tegen
Twistzoek jr., dan dient zoveel mogelijk de oorspronkelijke dossierorde te
worden gereconstrueerd. Desgewenst worden intern verwijzingen gemaakt.
Dus: de sententie en de minuut van de conclusie van eis in proces a berge men
in proces a. Worden zij vermeld als bijlage 1 en 2 bij de stukken van proces b,
dan voege men daarin een fiche onder verwijzing naar het dossier van proces
A, waar het stuk zijn hoofdbestemming heeft. Elke latere bestemming is een
afgeleide bestemming. Hetzelfde geldt voor chronologisch geborgen hoofd
stukken met bijlagen: men berge de bijlagen eerst bij het hoofdstuk indien zij
in eerste instantie daarbij zijn gevoegd (men ziet dit bijvoorbeeld aan het feit
dat het met eenzelfde hand gemaakte afschriften zijn, of dat de stukken alleen
terwille van het betoog zijn geproduceerd terwijl het overige verband met het
archief ontbreekt). Deze opvatting wijkt dus af van de beschrijving van rech
terlijke archieven, waar niet de oorspronkelijke bestemming van de stukken,
maar de structuur van het procesdossier bij de door de rechtbank uitgespro
ken sententie centraal staat.
212
2-2 Stukken betreffende een nalatenschap23
Het is gewoonte dat men stukken betreffende een nalatenschap als afkomstig
van een erflater beschrijft bij het archief van de erflater, tenzij aantoonbaar is
dat de stukken ingekomen zijn bij één der erfgenamen. Als argument voor het
laatste kan gelden, dat de erflater verder niet als archiefvormende instantie op
treedt. Men beschrijve als stukken betreffende de nalatenschap alleen de stuk
ken die op de afwikkeling van de nalatenschap betrekking hebben, dus niet de
bij leven ontvangen of opgemaakte stukken die als bewijsstukken achteraf in
het dossier zijn gevoegd en door de familie óók boedelpapieren zijn genoemd,
zoals: testamenten, financiële bescheiden, eigendomsbewijzen, leggers, e.d.-4
In het eenvoudigste geval kunnen deze stukken tot een dossier worden sa
mengevoegd, dat mag uitdijen tot een omvangrijke omslag of een klein pak.
Indien de hoeveelheid groter is, kan dat twee oorzaken hebben:
1 de omvang der officiële stukken, meestal door de aanwezigheid van een of
meer boedelinventarissen. Men kan deze inventarissen dan als afzonderlijke
stukken beschrijven; niet zelden zijn het dan (omvangrijke) banden;
2 de duur van het beheer van de onverdeelde nalatenschap.25
Ad 2:
indien het beheer van de onverdeelde nalatenschap zich over verscheidene ja
ren gaat uitstrekken en generaties gaat duren - hetzij doordat zij op grond van
een testamentaire bepaling onverdeeld blijft, hetzij doordat zij onderwerp is
van een twistgeding ontstaat er een soort 'nalatenschapsarchief dat soms
tot een meter kan uitdijen. Men moet dan onderverdelingen maken, die hun
weerslag hebben in de beschrijving. Men kan dan twee aspecten als hoofdinde
ling gebruiken:
A Stukken betreffende de verdeling
1 Stukken betreffende de vaststelling en inventaris van de nalatenschap
a Inventaris nr. 1
b Inventaris nr. 2
c Overige stukken
2 Stukken betreffende het proces tussen de erfgenamen
a 1710-1712
b 1713
c 1714-1720
d Bijlage bij c: herziene boedelbeschrijving
e 1720- 1750
b Stukken betreffende het beheer van de nalatenschap
1 Kasboek. 1710-1795
2 Rekeningen. 1710-1795
3 Bijlagen
x Stukken betreffende het proces tussen Twistzoek jr. en mr. Letterwet inzake
de verantwoording van het beheer.
213
