3 Bestuur
4 Financiën
5 Personeel
6 Liquidatie
b Uitvoering van de taak
1 Verkrijging van eigendom
2 Aanleg
3 Beheer en onderhoud van het kanaal
4 Heffingen
5 Vervening
6 Verpachting en verhuur
7 Verkoop van eigendom
8 Betrekkingen
Een inconsequentie van Unger heeft hij er dus uitgehaald, namelijk de plaat
sing van 'Kapitaalsinschrijving', maar zelfheeft hij er een nieuwe ingebracht,
door de rubriek 'Oprichting' ervóór te plaatsen onder verwijzing naar het al
geciteerde artikel van Meerkamp van Embden. 'Bestuur' vormt een sub
rubriek van 'Organisme', bevattende de stukken van algemene aard en stuk
ken betreffende kantoorruimte en archief.
De elementaire fout in dit schema is, dat in een subrubriek 'Bestuur' de
stukken zijn opgenomen, die op het gehele handelen van directie en aandeel
houders betrekking hebben. De notulen van deze colleges betreffen immers
zowel het 'organisme' als de 'taakuitvoering' om Broods terminologie te vol
gen. Broods redenering was historiserend: eerst oprichten (met kapitaalin
schrijvingen), dan besturen, ten slotte liquideren. Ook het organiseren van de
kapitaalsinschrijving etc. is echter 'bestuur' of 'bestuurshandeling'. En zelfs
vanuit historiserend standpunt moet men dus de 'algemene' stukken vóór de
oprichting plaatsen, daar de concept-oprichtingsakte, de concept-statuten als
eerste onderwerp in de eerste vergadering aan de orde komt, voorafgaande
aan de definitieve akte van oprichting etc. Het begrip 'Bestuur' is in een ar
chiefschema verwarrend, daar deze term algemeen voor kan komen in de
hoofdindeling van allerlei archieven, namelijk in het verband: archief van het
bestuur, tegenover: archief van de uitvoerende dienst, of: archief van de
comptabele functionaris. Brood onderscheidt deze in dit archief aanwezige
structuur overigens wel ('archief van de directie' te Dordrecht/'s-Gravenhage
en 'archief van de hoofdopzichter' te Schoonoord).
Een door Brood nieuw ingebracht element is ook de hoofdindeling 'Orga
nisme' (omvattende onder andere financiën, boekhouding en personeel) ver
sus 'Taakuitvoering'. Hoewel Adam's begrippen bedrijfsfuncties en be
drijfsmiddelen impliciet gehanteerd zijn (de middelen vallen in het algemeen
onder 'Organisme') is deze uit de overheidsarchieven afkomstige indeling toch
niet ongevaarlijk. Brood is zelf in dit archief niet in de val getrapt, die het be
heer van eigendommen had kunnen opleveren: deze komen in de Basisarchief-
code van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten immers voor onder het
hoofdstuk 'Organisme', terwijl deze bij deze kanaalmaatschappij tot de
'Taakuitvoering' behoren.
A. N. Verstallen vervaardigde onder eindredactie van P. Brood in 1978 een
16
inventaris van het archief van de NV Ontginningsmaatschappij 'De Drie Pro
vinciën', een onderneming, die naast ontginning als hoofddoel had: werkver
schaffing. Het archiefschema is vrijwel gelijkluidend aan dat van de dkm, hoe
wel de rubriek 'Personeel' hier natuurlijk (uitgezonderd het administratieve
personeel) onder 'Taken' had moeten staan, bij voorbeeld onder de kop 'Ar
beidskrachten'.
Een verbetering in het schema van de Drie Provinciën is overigens dat
oprichting, organisatie (als zodanig) en liquidatie in één rubriek wordt opge
voerd, zijnde de zaken, die het bestaan van de onderneming als zodanig aan
gaan. In andere inventarissen treft men deze wel aan aan het eind van de ru
briek 'Organisme' of zelfs helemaal aan het eind van de inventaris. Dit laatste
is mijns inziens alleen aanvaardbaar, als er een liquidatiecommissie optreedt,
die een zelfstandig archief vormt, dat men na de rest van het bedrijfsarchief in
de inventaris opneemt.
Samenvattend: a-priori uitgangspunten, die niet aan de organisatie van het
archief zijn ontleend, leiden tot onjuiste oplossingen in de archiefinventaris.
2-2 Het Gelderse model en de toepassing van het begrip 'ordening vol
gens organisatie'
Een betere oplossing is aangekondigd door H. J. M. Mijland in zijn inventaris
Taminiau.
Deze inventaris, met zijn uitvoerige inleiding en twee organisatieschema's, is
veelvuldig als voorbeeld gebruikt. Dankzij de zorgvuldige verantwoording en
vooral het afdrukken van de twee organisatieschema's is het ook mogelijk om
deze als studiemateriaal te gebruiken. Men moet de punten van kritiek in dit
artikel dan ook niet als depreciatie opvatten; Mijlands baanbrekende werk ten
aanzien van de bedrijfsarchieven verdient alle waardering.
Op pagina xxix van zijn 'Inleiding' zet hij uiteen, waarop zijn ordening van
het archief Taminiau is gebaseerd, 'namelijk op de organisatie van de onder
neming. Het toegepaste beginsel van ordening is het organisatiebeginsel in die
zin dat: bij de herordening van een archief de afdelingen (d.i. hoofdru
brieken, dT) behoren te worden ontleend aan de organisatie van het
bestuur, dat het archief heeft gevormd
De organisatie van Taminiau's Conservenfabrieken heeft in de periode van
haar bestaan diverse structuren gekend. Gekozen is voor een indeling op
grond van het organisatieschema voor de campagne 1946. Na dit jaar veran
derde de inrichting van de onderneming niet in belangrijke mate'.
Op grond van deze overwegingen komt Mijland met het volgende archief
schema.
1 Organisatie
2 Aandeelhouders
3 Directie
3-0-1 Verslagen
3-0-2 Ingekomen en uitgaande stukken
3-0-3 Financiering
3-0-4 Eigendommen en duurzame productiemiddelen
3-0-5 Geschillen
17
