De bedrijfsfuncties
In elk bedrijf moet een aantal taken verricht worden om het doel van het be
drijf te verwezenlijken. Wanneer een bundeling van verschillende taken leidt
tot het bereiken van een deel van de doelstelling, spreekt men van een bedrijfs-
functie. Zo kent een produktiebedrijf in feite drie primaire functies, nl. in
koop (van grondstoffen), produktie (de bewerking van de grondstoffen tot
produkten) en verkoop (de afzet van de produkten). Bij een handelsbedrijf
zijn de primaire functies de inkoop en verkoop.10 Het schema op blz. 5 laat
enige bedrijfsfuncties zien van een produktiebedrijf en bij een drietal van die
functies voorbeelden van mogelijke taken. Met nadruk wil ik er op wijzen, dat
het hier om een theoretisch overzicht gaat en dat in de praktijk vrijwel elk be
drijf zijn eigen varianten kent. Niettemin mag men er van uitgaan, dat de
beheers-, inkoop-, produktie- en verkoopfuncties bij een fabriek voorkomen
en daarbij zeker ook transport- en opslagtaken, die eventueel volledige func
ties kunnen zijn. Afhankelijk van de aard van het bedrijf kunnen ook
researchtaken verricht worden, c.q. kan een researchfunctie uitgeoefend wor
den. De uitoefening van de bedrijfsfuncties, d.w.z. de verrichting van alle ta
ken gericht op de realisatie van het bedrijfsdoel, is de kern van het bedrijfs-
bestaan. Al die handelingen laten een schriftelijke neerslag na, die herkend en
geordend moet worden. Daarom wil ik aanraden bij de inventarisatie na te
gaan welke bedrijfsfuncties in het betreffende bedrijf voorkwamen. Gewa
pend met die kennis is het herleiden van de stukken tot de verschillende func
ties en taken aanzienlijk gemakkelijker. Het is bovendien mogelijk, dat de
bedrijfsfuncties de basis van de bedrijfsorganisatie zijn; het voorbeeld van een
inkoop-, verkoop- of researchafdeling is voldoende bekend. De organisatie
van het bedrijf kan van invloed zijn geweest op de ordening van het archief of
bruikbaar worden voor de indeling van de nieuwe inventaris. Zelfs als een for
mele organisatie of archiefordening niet of nauwelijks aanwezig is (b.v. bij een
kleinbedrijf), dan kunnen de stukken over de bedrijfsvoering naar de uitgeoe
fende bedrijfsfuncties en taken ingedeeld worden.
Produktie- Bedrijfsmiddelen
factoren
6
De bedrijfsmiddelen
Voor de bedrijfseconomie staat in de bedrijfsvoering (de uitoefening van de
bedrijfsfuncties) het begrip produktie, d.w.z. 'het scheppen of het vergroten
van het nut van economische goederen' centraal.11 De realisatie daarvan ge
schiedt met behulp van zogenaamde produktiefactoren. Vroeger kende men
de factoren 'grond', 'kapitaal' en 'arbeid'; tegenwoordig wordt 'grond' over
het algemeen als een onderdeel van de factor 'kapitaal' gezien. Uit het schema
op blz. 6 blijkt de toevoeging van de factor 'ondernemerscapaciteit'. Die toe
voeging hangt nauw samen met de ontwikkeling om in de bedrijfsgeschiedenis
onderscheid te maken tussen ondernemers- en ondernemingsgeschiedenis.12
De bedrijfsmiddelen, ook wel produktiemiddelen genoemd, zijn in feite
splitsingen van de produktiefactoren. De in het schema vermelde bedrijfsmid
delen zijn theoretische voorbeelden; ook hier zal men bij elk bedrijf moeten
vaststellen welke bedrijfsmiddelen in de praktijk voorkwamen. Een snelle me
thode om de duurzame bedrijfsmiddelen te bepalen, is de raadpleging van de
op de debetzijde van de balans vermelde activa. Ook de z.g. kapitaalsrekenin
gen in het grootboek of in een rekeningschema kunnen een goede indicatie ge
ven.
Bij de ordening van de archiefbescheiden kan de indeling van de stukken
over b.v. de koop van grond, gebouwen, machines, grond- en hulpstoffen
problemen opleveren. Horen die stukken nu bij de bedrijfsfunctie inkoop of
bij de bedrijfsmiddelen? In principe mag men er van uitgaan, dat de aanschaf
van grond, gebouwen en machines in de bestaansperiode van een bedrijf
slechts enkele malen zal geschieden. Het gaat daarbij om zulke belangrijke
beslissingen, dat vaak ook extern advies wordt ingewonnen. Grond- en
hulpstoffen zijn daarentegen voortdurend voor de produktie nodig, zodat het
betrekken daarvan op den duur een zekere routine wordt. Vanuit dat onder
scheid wil ik er voor pleiten de koop van grond, gebouwen en machines bij de
bedrijfsmiddelen onder te brengen en de aanschaf van grond- en hulpstoffen
tot de inkoopfunctie te rekenen. Echter, stukken over de waardering van de
voorraad grond- en hulpstoffen horen zeker niet in een curieuze verzamelru-
briek 'Financiën' of onder het hoofd 'Boekhouding' thuis, maar dienen b.v.
bij de archivalia over de bedrijfsmiddelen gevoegd te worden. Het is tevens
goed te realiseren, dat het 'personeelsgebeuren' tot de bedrijfsmiddelen be
hoort. Een afdeling personeelszaken bestrijkt meestal het hele bedrijf. Stuk
ken van de loon- en salarisadministratie maken niet altijd deel uit van de boek
houding.13
Samenvattend wil ik stellen, dat in elk bedrijf (stukken over) de voor de be
drijfsvoering onmisbare bedrijfsmiddelen voorkomen. Het is daarom belang
rijk bij de inventarisatie na te gaan welke bedrijfsmiddelen er precies waren
om tot een goede herkenning en latere ordening van de archivalia te komen.
Kapitaal
Duurzaam
Grond, gebouwen, machines, werktuigen, installaties, licenties
en octrooien.
Niet duurzaam
Grondstoffen, hulpstoffen, halffabrikaat, gereed produkt,
handelsvoorraad, kantoorinventaris, voertuigen etc.
Arbeid
Personeelswerving, beloning, werkindeling, scholing, personeels
voorzieningen, medezeggenschap etc.
Ondernemers
Know-how, public relations, goodwill, samenwerking,
capaciteit
deelneming etc.
7
