systeem lenen. Welomschreven betekent dan: eenduidig geïdentificeerd en van
een juiste, ondubbelzinnige inhoudsaanduiding voorzien (waarbij zij de aan
tekening maakte, dat de door de administratie geleverde omschrijvingen juist
op dit punt tekortschieten). Het niveau (tussen fonds en los stuk) van de op te
nemen eenheid is van secundaire betekenis, en afhankelijk van het belang van
het materiaal, de beschikbare tijd, enz. Ook dit betoog was geënt op de Franse
situatie, waar de archieven geconfronteerd worden met grote overbrengingen
van recent archief, waarvan de administratie verwacht dat zij vlot toeganke
lijk zullen zijn. Niettemin, ook voor de Nederlandse praktijk een toepasselijk
verhaal.
Vervolgens werden enkele automatiseringsprojekten gepresenteerd, deels
via lezingen, deels door middel van demonstraties. In de regio's (groepen van
departementen) Rhöne-Alpes en Provence-Alpes-Cöte-d'Azur wordt, in
samenwerking met het gemeentearchief van Grenoble, gewerkt aan de bouw
van een thesaurus voor de ontsluiting van archieven op landbouwgebied van
na 1940. Gekozen is voor het zelf ontwikkelen van een systeem, omdat de
bestaande thesaurussen niet toepasbaar bleken te zijn. De onderhavige thesau
rus wordt opgebouwd volgens de inductieve methode, d.w.z. dat de begrippen
of trefwoorden aan de archivalia of hun beschrijvingen worden ontleend en
vervolgens tot een geordend geheel worden samengevoegd. Daarbij komt men
telkens weer voor onverwachte problemen te staan, met name door de veran
dering van gezichtspunt. Zo is bij de handeling waarop de stukken betrekking
hebben het archiefvormend orgaan nu eens object, dan weer subject: een ge
meenteraad besluit bijvoorbeeld tot de stichting van een school, maar in een
ander stuk is sprake van verkiezingen voor de gemeenteraad. Dit onderscheid
in het systeem in te voeren heeft grote moeite gekost. Meer algemeen geldt, dat
archiefbescheiden het basismateriaal vormen voor deze thesaurus, terwijl nor
maliter dat basismateriaal bestaat uit documentatie opgebouwd uit eenheden
(boeken, artikelen, rapporten) die uitgewerkt zijn volgens één leidende ge
dachte. Archiefmateriaal is naar zijn aard evenwel anders: het is een verzame
ling stukken, verschillend naar functie en naar vorm, het is bronnenmateriaal
voor de gerichte documentatie, die dus op zich al een voorbewerkt tweede ni
veau vormt. Ook bij deze voordracht werd de noodzaak benadrukt van een
exacte weergave van de inhoud van de in het systeem op te nemen eenheden,
waarbij steeds dezelfde vragen moeten worden beantwoord: wat, waarover,'
en hoe wordt door wie gehandeld? Tijdens de aansluitende discussie werd het
probleem van de soms zeer snelle betekenisveranderingen van de in historisch
materiaal voorkomende termen genoemd.
Een optimale dienstverlening (met name aan de instantie die het archief ge
vormd heeft) beoogt het project 'Varenne'. Voor het beheer van de archieven,
gevormd door de premier, zijn kabinet, adviesorganen enz. is sinds 1978 een
permanente vertegenwoordiging van de Archives Nationales (mission) werk
zaam onder verantwoordelijkheid van de Sécrétaire-général du Gouverne
ment en de directeur-generaal van de archieven. De beheerde archieven zijn
zeer jong en van diverse herkomst. De stukken zijn soms, onder voorbijgaan
aan het respect des fonds, verenigd tot documentaire verzamelingen. De om
vang van het materiaal bedroeg per oktober 1982 4,5 km1, met een jaarlijkse
aanwas - na selectie - van 5 a 800 m1De toegangen tot deze massa bestaan uit
86
magazijnlijsten, indices en meervoudige kaartsystemen. Bij een zo snelle aan
was en een bevraging die veeleisend is (prompt, precies en volledig antwoord)
ligt automatisering voor de hand. Dit temeer omdat uit ervaring gebleken is,
dat de gebruiker slechts die stukken kan of wil raadplegen die hij op eenvoudi
ge wijze voor zich kan krijgen. Het ontwikkelde systeem is gebaseerd op een
reeds bestaand documentatiesysteem op wetgevend terrein. Aansluiting werd
gezocht bij aanwezige apparatuur en programmatuur. Een en ander heeft de
snelheid van de realisering van het project bepaald niet verminderd. In novem
ber 1982 kon met de werkzaamheden begonnen worden. Van elke eenheid
worden de voor identificatie en beheer nodige gegevens ingevoerd. Ook hier
schuilt het probleem in de weergave van de inhoud; een thesaurus is daarbij
onmisbaar.
In hoeverre het project geslaagd mag worden genoemd moeten wij nog
goeddeels afwachten. Op dit moment zijn iets meer dan 500 eenheden in het
systeem ingevoerd, binnenkort zullen nog 2000 andere volgen.
Een interessant project was voorts de toepassing van iBM-tekstverwerkings-
apparatuur bij het archief van het departement van de Cher. Daargelaten het
tamelijk wezenlijke verschil dat men hier wel tot een praktijkproef was overge
gaan, leken de bevindingen niet al te veel te verschillen van die van de informe
le Rijksarchiefschool-werkgroep, die zich hiermee in 1982 heeft beziggehou
den. Daar echter bij het Franse project, anders dan bij het Nederlandse onder
zoek, met sterk voorgestructureerd materiaal gewerkt wordt, kon hier het pro
bleem van het beperkte vermogen tot ordenen en indiceren veel minder ge
wicht krijgen.
Een aantal punten uit de discussies verdient tenslotte nog vermelding:
Compatibiliteit van apparatuur is minder belangrijk dan voorafgaande over
eenstemming bij de conceptie van automatiseringsprojecten.
Moet de raadpleging van databases en andere geautomatiseerde systemen
door of voor onderzoekers gratis zijn? Er werd onderscheid gemaakt tussen
het bevragen van de bestanden, en het uitvoeren van manipulaties erop. Te
genover de mogelijkheid, kostprijsdekkende vergoedingen te vragen werd ge
wezen op het gevaar, dat wie niet over de nodige financiën beschikt, in feite
kan worden afgesneden van de informatie (een overweging, die bekend voor
komt, al in een nog niet geautomatiseerde maar technologisch moderniseren
de archiefwereld als de Nederlandse).
Benadrukt werd de noodzaak, bij automatisering het betrokken personeel de
gelegenheid te geven aan de apparatuur te wennen, bijvoorbeeld door ermee te
laten 'spelen'. In werkplezier en inventiviteit bij het latere gebruik van de ap
paratuur zou zich de hieraan bestede tijd ruim laten terugverdienen.
Een belangrijke overweging bij de keuze van apparatuur moet de 'duurzaam
heid' van de producent zijn. Er waren voorbeelden van aanschaf van op zich
aantrekkelijke apparatuur, waarvan de producent inmiddels het loodje had
gelegd. Daarnaast is de kwaliteit van de service zeer belangrijk. In het alge
meen waren daarmee geen wezenlijke slechte ervaringen opgedaan.
Ontwikkeling van programmatuur zou als studieproject onder te brengen zijn
bij universitaire informatica-studierichtingen.
Een 'paperless reading-room' met uitsluitend of overwegend on-line gebruik
van geautomatiseerde toegangen werd niet als aannemelijk toekomstbeeld ge
zien.
87
