een bedrijf brengt met zich mee, dat op verschillende plaatsen enige gegevens
over dat bedrijf (moeten) worden vastgelegd, die eventueel ontbrekende infor
matie in het bedrijfsarchief kunnen aanvullen.
De oprichtingsakte bevat gegevens over het doel van het bedrijf, de namen
van de oprichters/vennoten of leden, de handelingsbevoegdheid van de ven
noten, de bevoegdheden van het dagelijks bestuur en van de aandeelhouders
vergadering of ledenraad (bij de n.v. en de coöp. ver.). Zeer belangrijk is nog
bij de coöp. ver. de regeling van de aansprakelijkheid; de gekozen vorm moet
in de statuten en in de naam van de coöp. ver. vermeld worden. Ook de ver
melding van de hoogte van het kapitaal verstrekt door de aandeelhouders
(n.v.), leden (coöp. ver.) of commanditaire vennoten (c.v.) is noodzakelijk.
De oprichtingsakten van de n.v. en de coöp. ver. moesten goedgekeurd
worden, vroeger in de vorm van een Koninklijk Besluit, later door een ministe
riële verklaring van geen bezwaar. Deze verplichting bracht een registratie met
zich mee en in het archief van het ministerie van Justitie kunnen de 'goedkeu
ringsdossiers' nog gevonden worden, vooral dankzij klappers op de namen
van de bedrijven en op de namen van de vestigingsplaatsen.6
Later vond een publikatie van de oprichting en/of de statuten in de Staats
courant plaats. Als het oprichtingsjaar bekend is, kan men snel via het register
van de betreffende jaargang van de Staatscourant de publikatie terugvinden.
Sinds 1918 (de invoering van de Handelsregisterwet) moet een aantal gegevens
in het bij de Kamers van Koophandel gevoerde Handelsregister aangetekend
worden. Daar deze registratie bewijskracht heeft-een relatie van het bedrijf
kan zich op de gegevens in het Handelsregister beroepen-is deze bron zeker
betrouwbaar.
Het feit of een bedrijf wel of geen rechtspersoon is, heeft belangrijke juridi
sche en financiële, maar ook archivistische consequenties. Als de onderne
ming zelf als orgaan handelingsbevoegd is, is de aansprakelijkheid van de
eigenaars meestal ook beperkt. De firma en de c.v. hebben veel minder moge
lijkheden om een beroep te doen op de kapitaalmarkt dan de coöp. ver. en
vooral de n.v. Het is dan ook niet verwonderlijk, dat juist voor deze laatste
twee vormen zeer veel bepalingen van dwingend recht gelden, die er in principe
op gericht zijn de belangen van de leden of aandeelhouders te beschermen.
Bij het faillissement van een firma of c.v. gaan vaak ook de (beherende)
vennoten failliet.
In archivistisch opzicht zijn bij een firma of c.v. de (beherende) vennoten de
archiefvormers.7 Daardoor komt bij deze bedrijven vaak een vereniging van
persoonlijke en bedrijfsarchivalia voor en kan het aanbrengen van een schei
ding tussen deze bescheiden zeer moeilijk tot onmogelijk zijn. Naarmate de
firma of de c.v. een steeds zelfstandiger leven gaat leiden, b.v. door een apart
kantoor (niet ten huize van één der vennoten), zal het probleem zich minder
voordoen. De n.v. en de coöp. ver. zijn daarentegen zelfstandige archiefvor
mende organen, hetgeen overigens niet wil zeggen dat daar ook geen vermen
ging kan voorkomen.
In het algemeen kan men zien, dat in de eerste helft van de negentiende eeuw
enige familieleden of compagnons een bedrijfje oprichten, meestal in de vorm
van een firma. Als het bedrijf floreert en de schaalvergroting zich aandient,
wordt in de kapitaalbehoefte vaak voorzien, doordat verwanten of bekenden
geld in de onderneming beleggen. Die beperkte kapitaalverschaffing resulteer
de doorgaans in de omzetting van de firma in een c.v.8 Daarna volgde dan
eventueel nog de wijziging in een n.v., hetzij om een beroep op de kapitaal
markt te doen, hetzij om fiscale redenen (vennootschapsbelasting), hetzij om
de aansprakelijkheid te beperken en het bedrijf zelf handelingsbevoegd te ma
ken of om een combinatie van deze gronden. Het is veelal pas in de tweede
helft van de negentiende eeuw, dat direct naamloze vennootschappen opge
richt worden. De grote toename van de industriële bedrijvigheid, o.a. door de
openlegging van Indië voor het particulier initiatief in 1870, maakte toen van
meet af aan forse externe financiering onontbeerlijk.9
De bedrijfsvorm van de coöperatieve vereniging bleef aanvankelijk vooral
beperkt tot de agrarische sector. Later, vooral in het begin van de twintigste
eeuw begon de oprichting van consumentencoöperaties, b.v. woningbouwver
enigingen, levensmiddelenbedrijven e.d..
Samenvattend wil ik stellen, dat de stukken betreffende de bedrijfsvorm zoals
de oprichtingsakten, de statuten, de akten van vennootschap, bewijzen van in
schrijving in het Handelsregister, prospectussen van aandelenemissies, publi-
katies in de Staatscourant etc. essentiële gegevens over de oprichting, het doel,
de eigenaars en de bestuurlijke organisatie van het bedrijf bevatten. Het doel,
b.v. de produktie van dunne papiersoorten of de handel in koloniale waren,
brengt mij tegelijk bij het tweede begrip van mijn trias, de bedrijfsfuncties.
Bedrijfsfuncties van een produktiebedrijf
Functie Voorbeelden van taken
Beheer
Management, financiering, beleggingen, boekhouding, archief-
zorg, documentatie.
Inkoop
Assortimentsbepaling, aanvragen offertes, plaatsing orders, con
trole leveranties, administratie.
Research
Produktie
Verkoop
Produktanalyse, marktanalyse, verkoopbevordering, uitbrengen
offertes, verwerking orders, administratie
Transport
Opslag
5
