De eerste kolom (proefondervindelijk vastgesteld op 28 posities) is gereser
veerd voor het trefwoord, de tweede 2 posities, voor een eventuele nadere aan
duiding van de serie stukken, die in bewerking is (in sommige gemeenten wer
den de stukken bestemd voor raad, burgemeester en wethouders en burge
meester apart ingeboekt en opgeborgen), de derde van 20 posities bevat de
agendanummers of de data van de stukken; de cijfers tussen haakjes geven het
aantal bijlagen aan; de rest bevat de omschrijving van het stuk of de stukken.
Aan het eind van de lijst wordt als zoekleiding voor de onderzoeker in betrek
kelijk willekeurige volgorde een aantal voor een leek moeilijk te vatten kruis
verwijzingen en synoniemen toegevoegd (afbeelding 4). De chronologische
lijst wordt gecorrigeerd. Op het commando 'alfabetiseren' produceert de prin
ter de lijst alfabetisch, waarvan afbeelding 5 een bladzijde is. Met omcircke-
ling is het verband tussen de afbeeldingen 3 en 4 enerzijds en 5 anderzijds aan
gegeven. Ten slotte wordt vóór de alfabetische lijst nog een gebruiksaanwij
zing voor de onderzoeker toegevoegd, waarin onder meer een overzicht van al
le werkelijk gebruikte trefwoorden is te vinden (in het eerste, relatief omvang
rijke archief bleken dat ca. 165 van de 240 termen te zijn).
Al enkele malen is aangegeven, dat het systeem enkele beperkingen kent. De
eerste is, dat ons apparaat slechts de gegevens op één regel alfabetiseert. Als
een beschrijving meer dan één regel omvat, slaat de machine bij het alfabetise
ren de regel, waar geen trefwoord bij staat over. Dit is opgelost door het tref
woord in zo'n geval te herhalen aan het begin van iedere regel. Dit gebrek is
overigens proefondervindelijk vastgesteld, het stond niet in de gebruiksaan
wijzing bij de apparatuur. In het algemeen is het raadzaam, eerst uitgebreid
met de apparatuur te experimenteren; het invoeren van de gegevens is een zo
omvangrijk werk, dat het slechts éénmaal gedaan kan worden.
Een volgende beperking is de omvang van de diskette. Op een diskette kun
nen 130 bladzijden, maar de in te brengen vorm en de andere wijze van de te
verwerken teksten neemt meer ruimte op de diskette in beslag, waardoor deze
ongeveer bij 70 bladzijden vol is. Daardoor was het niet zeker of de gehele lijst
van de onderhanden zijnde gemeente Beilen (tot en met 1916) op één diskette
kon. Besloten werd vanaf 1891 op een nieuwe diskette verder te gaan.
Slechts de op één diskette staande gegevens kunnen worden gealfabetiseerd;
in een tekstautomaat kunnen de diskettes niet worden gemengd (doordat het
interne geheugen van de machine niet meer dan een bepaald aantal tekens kan
bevatten), in een computer wel, al is overspoelen misschien noodzakelijk. Ook
het koppelen van de lijsten van twee of meer gemeenten kan niet met een
tekstautomaat, maar met de computer wel. Wel kan men met de tekstauto
maat twee bijna halfvolle diskettes overspoelen op één.
Het aantal trefwoorden maakt het systeem bruikbaar voor plattelandsge
meenten met tot circa 6.000 inwoners rond 1860 en tot circa 10.000 inwoners
rond 1910. Deze hebben in het algemeen een minder ingewikkelde samenle
ving, geen gemeentelijk voortgezet onderwijs, historische stadskern, vesting
werken en dienstdoende schutterij. Aan het getalscriterium voldoen per 31 de
cember 1859 1.054 van de 1.138 gemeenten en per31 december 1909 1.037 van
de 1.121 gemeenten.
Gebleken is, dat alleen het trefwoord 'belasting' te algemeen gekozen was
en in de tweede editie van de trefwoordenlijst is dit tot een aparte hoofdgroep
verheven en vervolgens per belastinggrondslag gespecificeerd. Ook het onder
deel waterbeheersing is uitgebreid, om het systeem ook voor lager gelegen ge
bieden bruikbaar te maken. Hierdoor omvat het systeeem nu in totaal 280
trefwoorden.
Gehandhaafde 'algemene' trefwoorden zijn 'dienstplicht' en 'armenzorg',
maar binnen deze omschrijving valt de grote massa van vernietigbare stukken.
Voor wat overblijft, bleken deze twee wat vage omschrijvingen scherp genoeg.
Het systeem is nu beproefd op de series ingekomen stukken van twee gemeen
ten, met een derde zijn wij bezig.
Het ligt in de bedoeling ook de notulenboeken van de raad en van burge
meester en wethouders te gaan indiceren met dit systeem. In de notulenboeken
van burgemeester en wethouders komen veel onderwerpen voor, waarvan de
stukken vernietigd zouden worden, als zij niet in vastbladige registers waren
opgenomen. Wil men deze toch volledig indiceren, dan moet men waarschijn
lijk enkele algemene termen door meer gespecificeerde trefwoorden vervan
gen. Persoonlijk voel ik meer voor het selectief indiceren van dergelijke re
gisters: alleen die gegevens opnemen, die men bewaard zou hebben als zij niet
in vastbladige registers hadden gestaan. Men moet zich verder realiseren, dat
ook de verhouding tussen de notulenboeken en de kopieboeken van uitgaande
brieven van burgemeester en wethouders voorafgaand een vergelijkend onder
zoek vergen, alvorens (één van) beiden te gaan indiceren. Bij raadsnotulen be
hoeft men mijns inziens geen complicaties te verwachten.
Tenslotte lijkt het mij niet onmogelijk, dat ook niet al te grote archieven,
die in hoofdzaak volgens het dossierstelsel zijn geordend op de hier beschre
ven wijze van een gebruikersvriendelijke neveningang zijn te voorzien.
Summary
Making indexes to correspondence in municipal archives 1851-1920 with a
word-processor
The incoming correspondence in Dutch municipal archives from the period
1851-1920 is, after being cleared off, usually arranged and stored in the chro
nological order of the postbook (the dispatched letters are transcribed in re
gisters). In rural municipalities indexes generally were not made.
A method is given to make indexes to these series by using a word-processor
and a system of keywords, which is actually a little thesaurus, consisting of 280
descriptors.
40
41
