Van het begin af aan hebben wij van het te bewaren gedeelte van de stukken
lijsten gemaakt, met de nummers van de stukken en een korte omschrijving.
Dit omdat de agenda vaak slecht leesbaar en niet altijd consequent gebruikt is.
Deze lijsten zijn per dienstjaar ingericht en ieder onderwerp wordt slechts één
maal beschreven; komt het per jaar meermalen voor, dan wordt het nummer
van het tweede en volgende stuk achter het eerste geplaatst, de volgorde van de
stukken zelf wordt echter gehandhaafd.
Voorbeeld uit het gemeente-archief Dalen (één kalenderjaar compleet):
1872
5 Goedkeuring lening van 1.000,
6' 166 Toevoeging begroting 1871. Af- en overschrijving
9' Vergunning voor een wagendienst tussen Hoogeveen en
Coevorden door de firma Ogterop en Cie
26 Het blijven bestaan van de begraafplaats te Oud-
Schoonebeek
60, 71, 86, 94 Verblijf vreemdelingen in de gemeente
145, 169, 228, 263, 278 Schoolregeling
202' 259 Aanleg van een brug over het Schoonebekerdiep in den
nieuw aangelegde weg naar Groot-Ringe door H. B. Mars
te Nieuw-Schoonebeek
244, 261, 271 Benoeming college van zetters
260 Nota van bedenkingen rekening 1871
In feite is dit een uittreksel uit de agenda.
Dergelijke lijsten zijn bij twaalf gemeente-archieven gemaakt en wij hebben
ons hierbij uiteraard beperkt tot series, waarop geen of minder bruikbare
indices aanwezig zijn.
In 1981 is het provinciaal bestuur van Drenthe overgegaan tot de aanschaf
van een tekstautomaat en wel een ibm 6/450. Voor het dagelijks gebruik is het
praktisch, dat nota's en rapporten, die in commissievergaderingen geleidelijk
uitdijen en steeds weer herzien worden, niet telkens opnieuw behoeven te
worden uitgetypt. Er kunnen echter ook tabellen mee worden uitgewerkt en
doorlopende teksten geïndiceerd. Het apparaat kan bovendien op nummer
volgorde en alfabetisch sorteren, mits de te sorteren gegevens steeds op
dezelfde plaats op de regel staan en niet meer dan één regel omvatten (met een
iets ander programma schijnt men ook meer regels omvattende groepen
gegevens te kunnen sorteren).
Het is duidelijk, dat de slechts chronologische lijsten geen ideale ingang op de
chronologische series vormen en het leek de moeite waard om de moge
lijkheden van de tekstautomaat uit te proberen.
Net zoals in sommige oude agenda's leek de meest geschikte opzet:
toevoegen van trefwoorden, of andere te sorteren gegevens. Voor elke te
sorteren categorie gegevens had echter een vaste kolom op de maximaal 137
posities tellende regels moeten worden gereserveerd. Na enkele proeven over
twee tienjaar-periodes van chronologische series bleek het 't verstandigst, ons
tot trefwoorden te beperken. Het bleek namelijk niet economisch te zijn! een
kolom te reserveren voor persoonsnamen, plaatsnamen of afzenders (85%
van de te bewaren stukken is afkomstig van het provinciaal bestuur). Deze
gegevens werden in de beschrijvingen opgenomen, voor zover relevant.
38
Daar de tekstautomaat geen inzicht heeft in de woordbetekenis, en wij ook
niet met een echte computer en een echte thesaurus konden werken, is voor de
keuze van de trefwoorden een lijst ontwikkeld van 240 termen, op grond van
de onderwerpen in de al bestaande twaalf lijsten, van enkele bestaande alfabe
tische systemen uit omstreeks 1910 en van een index door de Groningse
archiefinspectie vervaardigd. Geen enkele collega bleek met gestandaardiseer
de lijsten te hebben gewerkt, hoewel er een krappe 1.000 archieven van kleine
gemeenten bestaan, die men op overeenkomstige wijze zou kunnen bewerken.
De trefwoordenlijst is in feite een kleine thesaurus, die ook op de tekstauto
maat is gezet; de aanvullingen en wijzigingen moeten daarop met de hand wor
den ingevoerd.
In afbeelding 1 is de hoofdindeling van de trefwoordenlijst te vinden, af
beelding 2 geeft een bladzijde eruit. Daar termen als 'brug- en sluiswachter' op
meer dan één plaats in de trefwoordenlijst voorkomen, is de laatste kolom ge
reserveerd voor verwijzingen naar de andere hoofdgroepen; 'brug- en sluis
wachter' komt voor bij bestuursinrichting, personeel, bij verkeer en vervoer
en bij waterbeheersing. Mochten wij ooit het begrip 'brug- en sluiswachter'
willen splitsen in 'brugwachter' en 'sluiswachter', dan kan dat nu gemakkelijk
plaatsvinden. De selecteur kan hetzelfde begrip vanuit verschillende ge
zichtspunten in de trefwoordenlijst vinden.
Zowel op het blad met de hoofdindeling als bij de afzonderlijke trefwoor
den zijn instructies gegeven voor de selecteur (de trefwoordenlijst is niet
bestemd voor de onderzoeker, de 'zoekleiding' wordt later toegevoegd).
Eén van de kenmerken van dit systeem is het gebruik van meer dan één tref
woord voor stukken, die van meer zijden te benaderen zijn. Zo moet bij een
beschrijving met het trefwoord 'grond' van hetzelfde stuk een tweede be
schrijving gegeven worden met het trefwoord waarin de bestemming van de
grond wordt weergegeven, bij voorbeeld 'schoolgebouw', 'begraafplaats'.
Slechts het gebruik van onderstreepte trefwoorden is toegestaan. Verder bevat
de lijst aanwijzingen, hoe men verwante begrippen moet gebruiken. In het al
gemeen moet de selecteur het engst mogelijke trefwoord kiezen. Het systeem
bevat geen kruisverwijzingen naar engere en ruimere begrippen, zoals een the
saurus die wel bevat. In de onderwijsverordening wordt vaak ook de salarië
ring van onderwijzers geregeld in het leerplan. Hiervoor zijn ook aparte tref
woorden aanwezig, tussen welke in principe geen verwijzingen zijn te vinden.
Ook verwijzingen naar synoniemen ('schoolregeling, zie onderwijsverorde
ning') ontbreken.
In afwijking van de iso-norm 2788 Documentation, Guidelines for the esta
blishment and development of monolingual thesauri, 1974, is gekozen voor
het gebruik van het enkelvoud van de trefwoorden, behalve voor de begrip
pen, die uitsluitend in het meervoud voorkomen. De reden hiervan is zuiver
grammaticaal: in de beschrijving van een stuk kan met het verwijsteken een
meervoudsvorm of een samengesteld woord worden gevormd. Zou men het
trefwoord in het meervoud zetten, dan was dat niet mogelijk; hierdoor zou
meer ruimte nodig zijn voor de beschrijving, die wij het liefst tot één regel wil
len beperken.
Afbeelding 3 geeft een bladzijde uit de chronologische lijst betreffende de
ingekomen stukken van de gemeente Beilen. Deze wordt vanaf handgeschre
ven lijsten in de tekstautomaat ingevoerd.
39
