Het indiceren van chronologische series
in gemeentearchieven
met een tekstautomaat
de voor onderwerpsgewijze ontsluiting te gebruiken vocabulaire kreeg de aan
dacht, maar hierover heerste minder eenstemmigheid. (Het is te hopen, dat de
discussie hierover in Nederland, na het rapport van de projektgroep Thesau
rusbouw, op gang komt.)
De bijeenkomst werd afgesloten met een gedachtenwisseling over de open
baarheid van archieven. Deze discussie werd ingeleid door een referaat van R.
Kiessling (Westfalisches Archivamt) over dit door Datenschutz en reglemente
ring in de Bondsrepubliek actuele onderwerp en een reactie daarop van
F. C. J. Ketelaar.
Noten
1 Archivpflege in Westfalen und Lippe, 13 (febr,
1980).
2 NAB 85 (1981), 439-482.
3 Adres: Warendorferstrasse 24, 4400 Münster
(brd).
4 nab 85 (1981) afl. 5, in het algemeen, en blz.
390 in het bijzonder.
5 Voor dit onderscheid tussen pertinent en struk-
tureel, b.v. het verslag van de derde plenaire
zitting van het Archiefcongres in Moskou
(1972), Eckhart G. Franz, 'Archivbehelfe im
Dienst der Wissenschaft', Der Archivar 26
(1972), 23-30.
6 Tekst in deze aflevering van het nab, blz. 37.
7 Tekst in deze aflevering van het nab, blz. 48.
36
A.J.M. den Teuling
Sinds een aantal jaren zijn in Drenthe twee medewerkers in het kader van de
Wet sociale werkvoorziening belast met het selecteren van gedeelten van
gemeente-archieven. Daar deze activiteiten als ordeningswerkzaamheden zijn
te beschouwen, die onder leiding van de provinciaal archiefinspecteur moeten
plaatsvinden en de medewerkers slechts een beperkte tijd voor telkens een an
dere gemeente zouden werken, zijn zij uit praktische overwegingen op de pro
vinciale griffie geplaatst. De kosten worden aan de gemeenten doorberekend.
Nadat een aantal jaren is besteed aan de selectie van bijlagen tot de gemeen
terekening en andere financiële bescheiden, zijn wij overgegaan op de selectie
van de chronologische series ingekomen stukken, tot de invoering van de code
vng het vrijwel algemeen gebruikte ordeningsstelsel bij kleinere gemeenten
(maar ook het negentiende eeuwse secretarie-archief van Amsterdam is in
principe zo opgeborgen).
Zoals bekend worden de stukken na afhandeling, ongeacht behandelend
college of ambtenaar en ongeacht de datum van de eindbeslissing in de volgor
de van inboeking in de agenda opgeborgen. (Men treft ook wel een ver
baalstelsel aan, vooral in de wat grotere gemeenten met een meer stedelijk ka
rakter; hierop is dit artikel niet van toepassing.) Zeer ijverige gemeentesecreta
rissen maakten aan het einde van ieder jaar een index, maar bij kleine gemeen
ten is dat bepaald uitzonderlijk.
Rond 1900 breidde het takenpakket van de gemeenten zich snel uit en het
aantal ingekomen stukken steeg als gevolg daarvan snel van per jaar circa 200
a 300 nummers rond 1860 tot circa 500 a 800 nummers rond 1910. Men ging er
dan ook vanaf 1900 toe over, series met routine-onderwerpen (dienstplicht,
armenzorg, wat later ook bouwvergunningen) apart te verzamelen. In de veen
kolonie Smilde splitste men al sinds 1860 de armenzorg af van de algemene se
rie.
Het vernietigingspercentage van de algemene series over 1851-circa 1920 is
gemiddeld 85%, wanneer men de vernietigingslijst 1948 hanteert.
Nadat de gemeenten rond 1915 schrijfmachines hadden aangeschaft, verliet
men geleidelijk de chronologische opbergmethode om tot de zaaksgewijze or
dening over te gaan. De laatste Drentse gemeenten gaan in 1942 hiertoe over,
maar de meesten zijn rond 1925 - 1935 de code vng gaan hanteren.
37
