(huishoudelijke) uitgaven niet bijhield. Wanneer de vennoot zelf liefhebberij
heeft voor de cijfers, of wanneer men de boekhouder buiten kennis van het
privévermogen wil laten, dan doet de vennoot het zelf. Vaak is men er ook niet
consequent mee: de ene vennoot houdt zelf zijn privéboeken bij, de andere
laat dit door de bedrijfsboekhouder doen. De meest gebruikelijke oplossing
is, deze stukken in de persoonlijke archieven onder te brengen.
3-2 Boekhouding in onderdelen verdeeld
Het komt veel voor, dat door één afdeling Boekhouding meer dan één boek
houding wordt gevoerd. Eén mogelijkheid is hierboven al vermeld, het bij
houden van rekening-couranten voor de afzonderlijke vennoten. Dit kan uit
eindelijk tot gevolg hebben, dat er naast, of boven de bedrijfsboekhouding
een privé of geheime boekhouding ontstaat voor de directie als geheel of de
vennoten afzonderlijk, boekhoudingen die afzonderlijk slechts door overboe
kingen van afgeronde bedragen met elkaar verbonden zijn. Het hangt van de
organisatie van het bedrijf af, of men in een dergelijk geval één afdeling Boek
houding heeft met meer onderdelen of dat men één onderdeel van de boek
houding onderbrengt in het directie-archief en één in het archief van de afde
ling Administratie of boekhouding. Andere gevallen waarin dit verschijnsel
zich kan voordoen vindt men in 4-4 en 4-5.
3-3 Volgorde van de boekhouding, plaatsing van de jaarstukken
Sinds de zeer goede en invloedrijke syllabus van de rijksarchiefschool door
H. J. M. Mijland, Documentkennis der financiële administratie, in hoofdzaak
van 19e en vroeg 20e eeuwse bedrijfsadministraties, Utrecht 19782 is het ge
bruikelijk om bij een dubbele boekhouding, die door één afdeling is gevormd,
de volgende volgorde aan te houden: balans en jaarrekening, synthetische
boeken (grootboek en journaal), chronologische boeken (in de volgorde die in
het journaal wordt gehanteerd), analytische boeken (in het algemeen
debiteuren- en crediteuren- en loonadministratie, eventueel ook voorraad
administratie en kostprijs(calculatie)). Het sub-grootboek is een analytische
onderverdeling van het grootboek. Men vermelde in de beschrijving, welk on
derdeel van het grootboek daarin wordt gespecificeerd; vaak is de inhoud zelfs
belangrijker dan die van het grootboek.
Voor monistisch te ordenen bedrijfsarchieven is dit een goede werkwijze.
Het komt echter vooral bij grotere bedrijven voor, dat de vennoten de rest van
het bedrijf onkundig van het eindresultaat van de onderneming willen hou
den. In die gevallen is het onjuist om het eindstadium van de jaarstukken on
der de boekhouding te plaatsen. Alleen de inventaris, de proef- en de saldi-
balans kunnen dan bij de boekhouding behoren (zie voor de termen de ge
noemde syllabus en het Lexicon van Nederlandse archieftermen nummers
55 - 58). Ook wanneer de jaarstukken veel meer omvatten dan de cijfers met
een korte toelichting, dient men deze elders te plaatsen, namelijk onder de
stukken van algemene aard. Deze komen vooral voor in grotere bedrijven,
waar een onderscheid bestaat tussen directie-archief en afdelingsarchieven.
3-4 Verhouding tussen hoofdkantoor en filialen en agenten
De archieven van filialen komen uiteindelijk als gedeponeerd archief bij het
moederbedrijf terecht. Een voorbeeld is te vinden in Mijland, Taminiau (de
reden van het bestaan van een afzonderlijke Handelsmaatschappij Taminiau
nv te Brussel was de Belgische handelswetgeving).
Vennoten die op reis gaan, corresponderen onderweg met de hoofdvesti
ging. De correspondentie wordt aan beide zijden vaak zelfs in drievoud opge
maakt: de eerste brief is de 'gewone' expeditie, een kopie wordt met de volgen
de brief onder de naam 'tweede mail' meegestuurd om het risico van zoek
raken te verkleinen en het laatste exemplaar blijft onder de afzender dus in het
hoofdkantoor, respectievelijk onder de reiziger berusten. Deze handelsreizen
duren vaak maanden en evenals de archiefjes van scheepskapiteins in een
rederij-archief komen zij als gedeponeerde archiefjes bij het moederarchief te
rug, zoals men kan zien in Unger, Commercie Compagnie. Goelema, Meihui
zen, ordent de rudimenten van deze archiefjes onder Inkoop respectievelijk
Verkoop in het (enige) archief van de hoofdvestiging, vermengd met de overi
ge stukken, hoewel men van het merendeel van de stukken best het ontwikke
lingsstadium kan onderkennen.
Wanneer een bedrijf filialen of verkoopkantoren elders heeft, kan de boek
houding daarvan op twee manieren worden gevoerd. De eerste is, dat de boek
houding centraal op het hoofdkantoor, maar in een apart stel boeken wordt
bijgehouden. Iedere mutatie wordt door het filiaal aan het hoofdkantoor ge
meld. Deze behandelt men zoals uiteengezet onder de paragraaf 4-2. Voor
beeld: Goelema, Meihuizen (Goelema plaatst deze registers overigens onder-
werpsgewijs, dus het grootboek voor het inkoopkantoor in Rusland staat on
der Inkoop in plaats van onder Boekhouding). De tweede mogelijkheid is
uiteraard, dat ieder filiaal afzonderlijk zijn eigen boekhouding voert.
3-5 Wijziging in rechtsvorm, overname, fusie, liquidatie
Niet alle wijzigingen in de rechtsvorm leiden ook tot wijziging in de archief
vorming. Dat doen slechts wijzigingen in de administratieve organisatie. Deze
wijzigingen, bij voorbeeld blijkende uit de samenvoeging van de jaarstukken
van twee gefuseerde ondernemingen, behoeven niet gelijktijdig met de fusie
plaats te vinden. Soms kunnen tientallen jaren binnen één complex van bedrij
ven onafhankelijke boekhoudingen blijven bestaan voor onderdelen van het
bedrijf, waarvan slechts de eindcijfers in één en hetzelfde jaarstuk voorko
men. Uiteraard moet men dergelijke constructies in de inventaris respecteren,
door de afdeling Boekhouding in twee of meer onderdelen te splitsen, als de
bedrijven al geen zelfstandige archiefvormers blijven. Het ontrafelen van de
meestal door elkaar geraakte series is een uiterst moeizaam werk dat een grote
vloeroppervlakte vereist: de grootste tafels zijn niet groot genoeg voor de ver
gelijking en determinering van de stukken. Andere administratie dan boek
houding wordt gemakkelijker samengesmolten, vooral als na een fusie slechts
productie-afdelingen op verschillende plaatsen blijven bestaan.
Bij liquidatie of faillissement ijlen ook na de formele beëindiging van het
bedrijf nog lang talloze stukken na. Ook hier geldt voor de archivaris het prin-
29
28
