ging zorgde, dat haar commissarissen de directeur, eigenlijk niet meer dan zet
baas, nauwgezet in de gaten hielden, en wel om herhaling van een fraudegeval
te voorkomen. In dat opzicht lijkt het archief sterk op dat van een overheids
bedrijf, waar ook een extern bestuurscollege als aparte archiefvormer buiten
het bedrijf bestaat. Ook Mattheij, Toekomst (1974), geeft een beeld van een
dergelijk archief, al vergist hij zich in de plaatsing van een groot deel van de
stukken van algemene aard.
3
Enkele indelingsproblemen
In het voorgaande is al een aantal indelingsproblemen behandeld, zoals het
vóórkomen van een apart bestuursarchief naast het bedrijfs(directie-)archief,
de plaatsing van hulpboeken en analytische boeken als loonadministratie ten
opzichte van de boekhouding, en meer algemeen de plaatsing van andere van
hun plaats geraakte stukken met meervoudige onderwerpen volgens de func
tie, of de afdeling waartoe het desbetreffende archiefbestanddeel behoort.
Het zal niet altijd gemakkelijk zijn deze afdeling of functie te determineren.
Het ontwikkelingsstadium als archivistisch kenmerk geeft natuurlijk belang
rijke aanwijzingen, maar zal niet in alle gevallen definitief uitsluitsel kunnen
bieden, daar de vorm en inhoud van de stukken en het gebrek aan herkenbaar
heid van het ontwikkelingsstadium een correcte determinering onmogelijk
kunnen maken.
In ieder archief komen natuurlijk twijfelgevallen voor. Men kan deze het
beste verzamelen (uiteraard op fiches) en als laatste handeling de stukken zo
consequent mogelijk naar een bepaalde richting schuiven.
3-1 'Persoonlijke' papieren
Vooral bij een familiebedrijf, ongeacht de juridische vorm, komen naast het
strikte bedrijfsarchief (zo dat al bestaat) vele stukken voor, die gevormd zijn
door de afzonderlijke vennoten. Dit komt bij voorbeeld voor bij een vennoot
met wetenschappelijke belangstelling, die veelvuldig zelfstandig correspon
deert en onderzoek doet. Ook komt het voor, dat familieleden lid zijn van al
lerlei plaatselijke organisaties, met meer of minder rechtstreeks verband met
het bedrijf. Het lidmaatschap van de Kamer van Koophandel krijgt een in
dustrieel natuurlijk als zodanig, maar ook het lidmaatschap van een kerk
bestuur kan voor een handelaar in bouwmaterialen van economische beteke
nis zijn, evenals de betrokkenheid van een textielonderneming bij weeshuizen
en andere gestichten met goedkope arbeidskrachten. De grens tussen particu
liere en bedrijfsbemoeienis is hier niet nauwkeurig te stellen. Men doet er het
beste aan, de stukken voortvloeiend uit personeelsgebonden functies, te plaat
sen in de persoonlijke archieven van de vennoten.
Vanwege de verwevenheid met het bedrijfsarchief - strikt genomen immers
ook slechts bestaande uit stukken betreffende het beheer van het bedrijf bin
nen het familie-archief- moet men dergelijke persoonlijke archieven mijns in
ziens opnemen in de band waarin ook de inventaris van het bedrijfsarchief is
opgenomen. Daar de familie eerder bestaat dan het bedrijf, en het bedrijf zich
26
geleidelijk emancipeert uit de familie met de onafhankelijke nv als eindpunt,
plaatst men het familie-archief (de persoonlijke archieven) bij voorkeur vóór
het bedrijfsarchief (de bedrijfsarchieven); het duidelijkste voorbeeld van deze
werkwijze is Hendriks, Krantz. De verwevenheid blijkt ook duidelijk uit Goe-
lema, Meihuizen-Everts, naast Meihuizen.
Een aparte vermelding verdienen de secretariaten van fabrikantenclubs.
Mijland, Taminiau, beschouwt deze secretariaten van clubs van jamfabrikan
ten als aparte archiefvormers. Ik ben niet zo overtuigd van de juistheid van die
beslissing. Een Taminiau werd secretaris als vennoot/directeur van een vruch-
tenconservenfabriek; ongetwijfeld heeft hij aan zijn eigen bedrijfsadministra
tie geen convocaten en afschrift-notulen toegestuurd (alleen ambtenaren doen
dat en zelfs die verzuimen dat vaak) en heeft hij ook geen archief van zijn
voorganger overgenomen c.q. aan zijn opvolger overgedragen. Mijns inziens
behoren de secretariaatsstukken tot het persoonlijk archief van een bepaalde
vennoot. Zou men achteraf de stukken uit de archieven van vorige secretaris
sen en volgende secretarissen samenvoegen tot één 'archief van die fabrikan
tenclub', dan blijken de persoonlijke archieven van de desbetreffende venno
ten incompleet. (Het ligt natuurlijk geheel anders, wanneer het om functies
gaat, die absoluut niets met het familiebedrijf te maken hebben.) Men volge de
praktijk, die bestaat bij de zogenaamde ambtelijke stukken in familie
archieven van vóór 1798. Het voorkomen van dit soort archivalia geeft al aan,
dat men familie- en bedrijfsarchief beter in één inventaris kan opnemen.
In inventarissen vindt men onder 'oprichting' of 'organisatie/vennoot
schapszaken' veelvuldig zogenaamde akten van patent. Ondanks de gewichti
ge naam zijn deze akten niets meer dan kwitanties voor de patentbelasting, in
derdaad formeel dus wel akten. De patentbelasting was sinds 1805 verschul
digd onder andere door iedereen die een zelfstandig beroep of bedrijf uitoe
fende, dat al niet op een andere manier was belast, en is in feite een vorm van
belasting op verwachte inkomsten uit het bedrijf met per bedrijfssoort ge
fixeerde tarieven. Met het bedrijf als zodanig hebben zij niets te maken, iedere
vennoot krijgt er afzonderlijk een. Als de betaling in de boekhouding is ver
werkt, behoren de 'akten' onder de kwitanties, zo niet, dan behoren zij met
andere typen belastingaanslagen en -kwitanties in het persoonlijk archief van
de desbetreffende vennoot. Met de invoering van de Franse belastingwetge
ving in 1812, werd het een belasting op de huurwaarde van mede als bedrijfs
ruimte in gebruik zijnde panden. Vanaf 1821 keert men weer terug tot de rege
ling van 1805 (zie bij voorbeeld M. W. F. Treub, Ontwikkelingen verband van
de Rijks-, Provinciale en Gemeentebelastingen in Nederland (Leiden 1885),
bladzijden 127, 227 en 303).
In het persoonlijke gedeelte van het familie-archief beschrijft Hendriks,
Krantz, evenals overigens Goelema, Familie Meihuizen-Everts, ook de per
soonlijke boekhouding van de vennoten die uit dagboeken bestaat en ook uit
rekening-courantregisters met het bedrijf. Het verschil met het overeen
komstige rekening-courantboek in de bedrijfsboekhouding of met de groot
boekrekening ter zake is, dat wat in het persoonlijke register op de debetzijde
staat, in het bedrijfsregister aan de creditzijde voorkomt en omgekeerd. Vaak
werd het persoonlijke register dan ook eenvoudig door de boekhouder van het
bedrijf bijgehouden en natuurlijk vooral als de vennoot zijn persoonlijke
27
