2 3 Het monistische model
In sommige gevallen doet men er het verstandigst aan een andere ordenings
methode te kiezen, namelijk die naar functies (Lexicon nummer 13). In feite
schuift men dan de schema's voor de directie en de uitvoerende administratie
ve afdelingen in elkaar tot één, en plaatst de stukken van algemene aard daar
aan voorafgaande, vandaar dat ik dit het monistische model noem. Voor
Taminiau zou dit het volgende opleveren.
Archief van de Taminiau's Conservenfabrieken nv.
a Stukken van algemene aard
Verslagen
Notulen
Ingekomen en verzonden stukken
b Stukken betreffende bijzondere onderwerpen
Vennootschapszaken, organisatie
Kapitaal
Eigendommen, duurzame productiemiddelen
Sociale zaken, personeel
Financiën
- Jaarrekening
- Boekhouding
- Bedrijfsadministratie (kostprijs- en loonadministratie)
Inkoop
(Laboratorium)onderzoek, receptuur, fabricage
Verkoop
(c Documentatie)
De gelijkenis van dit schema, voorzover het de 'Bijzondere onderwerpen' be
treft, met de bedrijfsmiddelen en bedrijfsfuncties van collega Adam is uiter
aard niet toevallig. De rubriek 'Financiën' is hier tussen de bedrijfsmiddelen
en de bedrijfsfuncties geplaatst. Het is heel goed verdedigbaar de financiën
dichter naar het algemeen beheer te plaatsen, dus vlak voor of vlak na 'Ven
nootschapszaken, organisatie'. Men vindt de financiën ook wel helemaal ach
teraan geplaatst. Plaatsing zoals hier is het meest gebruikelijk.
De ordening volgens organisatie kan ook in andere gevallen onmogelijk of
onjuist zijn. Wanneer, zoals bij veel kleinere familiebedrijven, alle handen
voor alle werk inzetbaar waren, is het onjuist om het archief een organisatie
model als boven op te leggen, maar mag men directie enerzijds en de uitvoe
rende afdelingen anderzijds niet scheiden. Men moet dan dus naar onderwerp
(Lexicon nummer 14) of liever naar functies ordenen. Dit betekent natuurlijk
niet, dat men archieven buiten het moederbedrijf ontstaan (filialen, agent
schappen elders) ook in de inventaris tussen de bedrijfsfuncties van het moe
derbedrijf zou moeten plaatsen.
Ten slotte is de monistische werkwijze onontkoombaar, wanneer de admi
nistratie van het bedrijf zelf bewust de natuurlijke neiging van het personeel de
stukken per organisatie-onderdeel bij elkaar te laten ontstaan is tegengegaan
door de invoering van een registratuurplan. Dit is het geval in Goelema, Mei-
huizen (1980), die inderdaad volgens het monistische schema werkt, tevens
omdat het devies 'alle handen voor alle werk' gold in dat bedrijf. Een ander
voorbeeld van oorspronkelijke ordening volgens het monistische model is te
vinden in Pieterse, Holland Land Company (1976).
Alleen de boekhouding vormt doorgaans een apart onderdeel. Deze is te
vens het beletsel bij uitstek om bij bedrijfsarchieven tot een ordening zuiver
per onderwerp over te gaan. Dan zou men namelijk alle chronologische
(hulp)boeken over de overige rubrieken moeten verdelen, dus het inkoopboek
onder de rubriek 'Inkoop', etc. Aangezien in ieder geval de boekhouding een
onmiskenbare en onverbrekelijke onderlinge samenhang vertoont, is het
spreiden van dergelijke registers enkel en alleen op grond van de benaming een
inbreuk op de eerste archivistische regel: respecteren van de administratieve
ordening. Deze samenhang blijkt vooral uit de verwerking van de chronologi
sche boeken in het journaal. De mededeling in veel inleidingen van inventaris
sen van bedrijfsarchieven, dat er geen oude orde is aangetroffen, is dan ook
eenvoudig onwaar voor wat de boekhouding betreft. Oude orde blijkt niet al
leen uit uiterlijke kenmerken of vermeldingen in oude inventarissen, maar ook
uit het systeem van onderlinge verwijzingen in de boeken of uit andere inhou
delijke kenmerken van onderlinge samenhang.
Van Nieulande, Westerwolde (1981) geeft wat het bedrijf betreft een mo
nistisch model, hanteert daarbinnen de verdeling organisme-taken, en gaat
daarbij onderwerpsgewijs te werk. Terecht onderscheidt hij het bedrijfsar
chief (onder de onjuiste titel 'Directie'; er zit veel meer onder) en het zelfstan
dige archief van de coöperatieve vereniging, dat overigens ten onrechte wordt
gesplitst in 'leden-aandeelhouders' en 'bestuur en commissarissen'. De vereni-
De houtzagerij van J. M. Meihuizen Zoon te Wildervank, ca. 1900.
Foto: Rijksarchief in Groningen.
25
24
