4-1 Sociale zaken
4-2 Administratie
4-2-1 Bedrijfsadministratie
4-2-2 Financiële administratie
4-3 Laboratorium
5-1 Inkoop
5-2 Fabricage
5-3 Verkoop
6 Documentatie
Wanneer men dit schema vergelijkt met dat van Brood, dkm, dan blijkt, dat er
ondanks het verschil in uitgangspunt en het achterwege blijven van het expli
ciete onderscheid organisme-taakuitvoering een duidelijke overeenkomst
bestaat in de volgorde van de rubrieken. Onder 'Organisatie' vindt men
Broods 'Oprichting' en 'Liquidatie', onder 'Aandeelhouders' en 'Directie'
Broods 'Bestuur', 'Sociale zaken' correspondeert met Broods 'Personeel', dat
bij Brood wordt voorafgegaan door 'Financiën', overeenkomend met 'Admi
nistratie' bij Mijland. De volgorde van de andere afdelingen dan wel rubrieken
komt overeen, al is hier natuurlijk het verschil tussen kanaalmaatschappij en
productiebedrijf het duidelijkst.
Ook Mijland heeft zich dus niet helemaal van de traditie kunnen losmaken.
Bovendien, wanneer men het archiefschema vergelijkt met het organisatie
schema 1946-en dat recht hebben wij, want de inventarisator verklaart vol
gens de organisatie van de onderneming in dat jaar te ordenen - dan blijkt dat
de schema's slechts zeer ten dele op elkaar passen. Een afdeling 'Organisatie'
bestaat niet, evenmin een afdeling 'Documentatie'. Ook de 'Aandeelhouders'
komen niet voor als zelfstandige archiefvormers. Het voeren van hun secreta
riaat is namelijk statutair een directietaak. Anderzijds zijn er vele onderdelen
van het bedrijf (zie afbeelding), die in het geheel geen archief, of slechts ver
nietigbare stukken hebben nagelaten.
In het organisatieschema heb ik met een dubbele omcirkeling aangegeven,
welke afdelingen min of meer zelfstandige archieven of archiefbestanden heb
ben nagelaten, daterende van na 1938, de overname door csm.
Met een enkele omcirkeling is aangegeven, van welke onderdelen er ongetwij
feld voor bewaring in aanmerking komende archivalia zijn geweest van na cir
ca 1938. De vernietigbare stukken, magazijnbonnen, vrachtbrieven, etc. (die
onmiddellijk in de boekhouding worden verwerkt) zijn hierbij niet opgeno
men. In het archiefschema komen de rubrieken 'Fabricage' en 'Laborato
rium' wel voor, maar zij bevatten slechts weinig stukken van na 1929, en
slechts een enkel van na 1938. Men mag aannemen, dat juist deze gegevens
voor de bedrijven, die Taminiau hebben opgekocht, van een dusdanig belang
waren dat zij uit het archief zijn gelicht, daar met name de receptuur en de
totstandkoming daarvan voor de concurrentie geheim diende te blijven.
Wanneer men de inhoud van de afdelingen of rubrieken vergelijkt, dan
blijkt dat er nogal wat stukken niet naar archiefvormende afdeling, maar naar
onderwerp zijn geplaatst.
Onder de afdelingen Inkoop en Verkoop bevinden zich aldus inkoop- en
verkoopboeken die structureel deel uitmaken van de boekhouding, en wel de
chronologische boeken. De facturen en dergelijke heeft Mijland zeer terecht
wel onder de boekhouding gerangschikt. De loonadministratie is, omdat dat
bij Taminiau zo was geregeld, terecht onder 'Bedrijfsadministratie' geplaatst.
(Bij andere instellingen vindt men deze ook wel als onderdeel van de boekhou
ding.) Over de afdelingen of rubrieken verspreid bevinden zich dossiers, die
waarschijnlijk door de directie zijn gevormd.
Daartegenover bevindt zich in het onderdeel 'Directie' een aantal stukken,
die op een bepaald onderwerp betrekking hebben onder de kop 'Geschillen':
ook onder 'Verkoop' staan stukken over deze onderwerpen. Over 'Financie
ring' en 'Eigendommen en duurzame productiemiddelen' komen op twee
plaatsen stukken voor, daar Mijland niet onderwerpsgewijs geordend heeft
maar volgens organisatie te werk is gegaan; en hetzelfde onderwerp kan op
verschillende niveau's aan de orde komen.
Volgens de bedrijfsorganisatie zijn onder 'Bedrijfsadministratie' geplaatst
stukken betreffende prijscalculatie (1281 - 1283) waarin tevens recepten voor
komen, en onder 'Fabricage' staan registers waarin de bedrijfsgang is geanaly
seerd (1341 - 1345) en waarin de afdelingschef calculaties heeft bijgevoegd ten
behoeve van zijn opgaven aan de bedrijfsadministratie. (Zou men onder
werpsgewijs te werk gaan, dan moet men ze alle onder 'Fabricage/receptuur'
bij elkaar voegen. Maar het gezichtspunt van de archiefvormer is uiteraard
van groot belang ook voor de archiefgebruiker. Het maakt voor de waarde
van de stukken groot verschil of een recept wordt geregistreerd met het oog op
de bereiding van het product, kostprijsberekening, octrooi-aanvraag of een
publikatie in een tijdschrift. Mijland maakt dergelijk onderscheid zeer te
recht.)
Aantekening verdient ook, dat alle correspondentie van afdelingen Ver
koop en Inkoop en zelfs van het grootste deel van de directiecorrespondentie
naar het administratie-onderdeel 'ingaande post-sorteren-archiveren' gaat
(dit kan men concluderen uit de uitgebreide specificaties van afzenders/ge-
adresseerden, die Mijland in zijn inventaris opneemt). Hier wijkt dus de orga
nisatie van het archief af van die van het bedrijf.
Ten slotte komen binnen het onderdeel 'Directie' formele onderscheidingen
voor, die geen gelijksoortige vlaggen zijn op gelijksoortige categorieën: 3-0-1
en 3-0-2 zijn categorieën stukken: series van algemene aard; 3-0-3 en 3-0-4: on
derwerpen en 3-0-5: categorie beheershandelingen. '1 Organisatie' vormt een
onderwerp van bemoeienis van de directie en '2 Aandeelhouders' is een
bestuurslaag binnen het bedrijf, waarvan het bijhouden van de administratie
een directietaak vormt. Juist bij familie-Nv's is het gebruikelijk, dat er geen af
zonderlijk secretariaat is voor de aandeelhoudersvergaderingen; de aandeel
houders en de directeuren zijn immers veelal familieleden. Wij merken ook
hier dat de organisatie, de hiërarchie van het bedrijf niet identiek is aan de ad
ministratieve organisatie van het bedrijf.
Wat zegt de archieftheorie over dit onderscheid? Volgens het Lexicon van
Nederlandse archieftermen (12) is de ordening naar organisatie de methode
om de afdelingen (16) te ontlenen, hetzij aan de organisatie van de archiefvor
mende instelling hetzij aan de organisatie van de administratie van die instel
ling. Paragraaf 16 van de Handleiding van Muller, Feith en Fruin geeft als lei
draad op: 'de oorspronkelijke organisatie van het archief', dus de tweede helft
20
21
