3'125 V 9 590
3.000 I 10.0002
5. samenstelling van de voor 1983 begrote uitgaven
(x 1000) Al De He sH Le Zw
salarissen ambt. 573 62% 758 62% 237 44% 541 57% 629 78% 757 64%
personeel
huisvestingskosten 144 16% 263 21% 175 33% 35 4% 80 10% 204 17%
verbruiksart. 58 6% 78 6% 58 11% 37 4% 57 7% 67 6%
overige kosten 146 16% 132 11% 63 12% 340 36% 40 5% 155 13%
totaal 921 100% 1230100% 534 100% 953 101% 806 100% 1183 100%
gemiddelde salaris
kosten per formatie
plaats 71 63 73 68 70 65
De totalen van de verschillende begrotingen lopen sterk uiteen. Verklaringen hiervoor
kunnen worden gevonden in a. de omvang van het ambtelijk apparaat, b. het verschil
in huisvestingskosten, c. de kapitaalslasten van voorgenomen investeringen (sH), d. de
wijze van toerekening van kosten van b.v. de GG en GD, personeelszaken, e.d.. De in
vloed van de post 'verbruiksartikelen' is te verwaarlozen.
De huisvestingskosten van het Heerlense archief zijn geflatteerd, archiefdienst en mu
seum zijn in één gebouw ondergebracht en voor het museumgedeelte zijn aanzienlijke
subsidies verkregen, hetgeen natuurlijk van invloed is op de exploitatie van het totaal.
6. samenstelling van de post 'verbruiksartikelen
bibliotheek
atlas
foto's
microfilm
xerokopieën
restauratie
kantoorbehoeften,
drukwerk e.d.
educatieve activiteiten
totaal
gemiddelde per ambtelijke
formatie plaats
gemiddelde per medewerker
1 inclusief bindkosten
2 inclusief loonkosten
Al De He
9.375 6.260 8.160
0 2.660 13.5002
19.620' 8.400 6.515
10.000 8.380 0
12.500 21.770 20.000
0 20.810 0
57.620 77.870 58.175
7.113 6.489 17.900
4.398 3.245 4.231
sH Le Zw
7.000 8.850 10.000
2.000 2.500
6.000 i 17.000 18.000
0 j 10.800
7.000 8.800 1.500
7.000 1 11.750
l 22.500
8.280 29.000
0 0 1.000
37.280 57.150 84.550
4.779 6.350 7.289
2.359 5.341 4.427
De feitelijke armslag van een archiefdienst wordt door het voor 'verbruiksartikelen'
besteedbare bedrag bepaald. Zijn de posten huisvesting en personeel voorwaarden
scheppend, de post verbruiksartikelen bepaalt de dagelijkse mogelijkheden voor het
functioneren van de dienst en van de medewerkers, en daarmee in feite in belangrijke
mate de kwaliteit van de eerste en de arbeidsvreugde van de laatsten.
[368]
Naarmate het besteedbare bedrag kleiner wordt, wordt de inventiviteit van de mede
werkers weliswaar meer geprikkeld, maar overmatige prikkeling leidt tot produktie- en
kwaliteitsverlies.
Vrijwel elke met bezuinigingen geconfronteerde archivaris zal tot de conclusie komen
dat deze post de enige feitelijk beïnvloedbare is. Immers, de huisvestingskosten ontwik
kelen zich voortaan autonoom (de kosten voor energieverbruik waren al zoveel moge
lijk omlaag gebracht, inkomsten uit verhuur zijn meestal onmogelijk). De enige 'winst'
kan dan nog worden gehaald of uit vermeerdering van de bescheiden inkomsten (weinig
zinvol gezien de vaak hoge perceptiekosten en de laagte van het maximaal te innen be
drag), of uit vermindering van de personeelskosten. Maar loopbaanplanning en leef
tijdsopbouw leiden ook hier vrijwel steeds tot autonome groei.
Alleen door vermindering van het aantal personeelsleden kunnen dan nog de kosten
worden verminderd. Op grond van de geconstateerde toename van de werkbelasting
(stijgend aantal bezoekers, groei van de omvang van de archieven en verzamelingen,
een onder invloed van de werkloosheid stijgend aantal hulpkrachten met de bijbehoren
de noodzaak van begeleiding) zou echter juist tot uitbreiding van het personeelsbestand
moeten worden besloten.
De archivaris blijft uiteindelijk niets over dan de post verbruiksartikelen te verlagen, in
de hoop door verschuivingen en door uitstel van vervangingsbestedingen de dienst zo
goed mogelijk draaiende te kunnen houden.
Ervaringscijfers wijzen uit dat de 'omzet' per ambtelijke medewerker gewoonlijk groter
is dan die per hulpkracht. Zij wijzen eveneens uit dat drie diensten (Al, He, Le) over re
delijke bedragen per medewerker kunnen beschikken, dat twee diensten op de rand van
het bestaansminimum balanceren (De, Zw) en dat één dienst ver beneden het
bestaansminimum verkeert (sH).
7. oppervlak en inhoud van het gebouw en huisvestingskosten
Al
De
He
sH'
Le'
Zw
oppervlak in m2
1236
1771
1671
600
(2150)
1050
(1220)
2200
inhoud in m3
5467
6986
2200
(8000)
3300
(4300)
6055
oppervlak depot in m2
1026
1077
200
600)
350
530)
849
capaciteit depot in m'
1200
3753
7200
1400
(6000)
1100
(2800)
3700
huisvestingskosten
(x 1000)
144
263
175
35
590)
80
204)
204
kosten per m2
117
149
105
38
275)
76
167)
92
1 tussen haakjes zijn de voor 1985 geldende cijfers opgenomen.
Het verschil in de huisvestingskosten per m2 wordt verklaard door het stichtingsjaar en
de stichtingskosten van het gebouw. De invloed van het energieverbruik werd niet on
derzocht. Vergelijking met tabel 2 wijst uit dat op dit moment drie diensten met een ge
brek aan depotruimte te kampen hebben (Al, sH, Le). Gezien de bouwplannen in
's-Hertogenbosch en Leeuwarden is er alleen voor Alkmaar voor de naaste toekomst
sprake van een chronisch gebrek aan depotruimte. Wel kan worden voorspeld dat naast
[369]
