Bestuur
Naast de stukken van algemene aard zullen we hier verder vaak een reglement van orde
vinden. De belangrijkste groep stukken zijn hier echter de verkiezingsstukken:
processen-verbaal van verkiezing (ev. van het hoofdstembureau) of van benoeming bij
kandidaatstelling, zoals dat vooral bij kleinere waterschappen nog al eens voorkomt,
indien er geen tegenkandidaten worden gesteld.
Hulpmiddelen voor de uitvoering van de taak/taken
Bij elk orgaan, bij elke instelling zullen we deze groep stukken tegenkomen. Om de op
gedragen taken te vervullen heeft men altijd, overheid of particulier, de middelen no
dig:
men moet over personeel kunnen beschikken,
over een gebouw of huisvesting,
over een archief en documentatie,
over geld.
Onder personeel komt alles wat niet onder bestuursleden is beschreven: secretaris, pen
ningmeester, opzichter, bode, machinist en ev. archivaris.
Wat betreft 'reglementen en instructies': er kunnen algemene of verzamelreglementen
en instructies voorkomen, gedrukte werkjes waarin soms diverse reglementen en/of in
structies voorkomen voor secretaris, penningmeester etc. In zo'n geval begint men
daarmee. Zijn er afzonderlijke reglementen voor één van deze functionarissen dan kan
men die ook onder de betreffende functie beschrijven. Evengoed is het echter te verde
digen om onder het kopje 'instructies' alle instructies afzonderlijk per functie te be
schrijven.
Gebouw/huisvesting. Om de taak te vervullen heeft men huisvesting nodig. Men moet
wel even opletten of het hier in geval van het polderhuis etc. over eigen huisvesting
gaat. Vooral bij grote waterschappen met een eigen technische dienst kan het voorko
men dat deze technische dienst elders is gehuisvest. In de inventaris van deze technische
dienst zullen de stukken over de eigen huisvesting van de dienst hier beschreven wor
den, doch omdat deze dienst veelal belast is met het beheer en onderhoud van het
hoofdgebouw of het gebouw van de secretarie, zullen die stukken een plaats moeten
vinden onder de uitvoering van de taken.
Archief: indien er correspondentie is n.a.v. zorg en beheer van het archief, bouw en in-
len) te beschrijven. Zo kan men bij het eerste te beschrijven archief een zo volledig mo
gelijke set opnemen van stukken die door de provincie aan alle samengevoegde polders
zijn gestuurd: plannen, verbeteringen, bijstellingen etc. Bij al de andere opgeheven pol
ders kunnen de dubbele stukken dan weg en kan men volstaan met een verwijzing. Wat
dan wel per polder bewaard dient te blijven zijn de concrete bezwaren die het betreffen
de polderbestuur tegen de samenvoeging heeft ingebracht. Zo kan bijv. een bepaalde
polder erg gekant zijn tegen samenvoeging omdat de spaarsom op de bankrekening nog
al aanzienlijk is en men vreest dat deze als sneeuw voor de zon zal verdwijnen indien het
waterschap zal worden samengevoegd met vele andere armlastige polders. Deze be
zwaarschriften blijven in het betreffende waterschapsarchief bewaard.
richting van de archiefbewaarplaats, inventarisatie van het archief/archieven, oude in
ventarissen etc. worden die hier beschreven.
Financiën: een doorgaans vrij groot onderdeel, zeker indien er nog niets vernietigd is.
Ik meen echter dat het schema van Van der Gouw op dit punt vrij gedetailleerd is.
Zoals gezegd komen deze drie onderdelen: bestuursinrichting, bestuur en hulpmiddelen
voor de uitvoering van de taak in elk overheidsarchief of in een archief van een bestuur
lijke organisatie voor.
Uitvoering van de taken
Het grote verschil bij elke instelling zit in het vierde onderdeel: uitvoering van de taken.
Om dit onderdeel goed te kunnen inventariseren en logisch op te zetten is een analyse
van de taakstelling noodzakelijk. Wat is de taak van dit orgaan, deze dienst, instelling,
vereniging, stichting etc.? Let wel: ik zeg niet 'doel'.
'Doel' is een ideaal dat men kan stellen maar dat weinig of geen expliciete neerslag
krijgt in het archief. Indien men vraagt naar het doel van de Nederlandse Staat dan is
dat 'het geestelijk en materieel welzijn van de burgers met bescherming van wederzijdse
rechten en plichten van gemeenschap en individuen afzonderlijk.'
Doel van een waterschap is eveneens het welzijn van de ingelanden, primair het zorgen
dat de burgers droge voeten houden.
Dit doel wil men bereiken door de wettelijk opgelegde of vrijwillig opgenomen taken.
In de statuten lezen we dan ook vaak: 'doel is zij poogt dit doel te bereiken door
Welnu, dit door zijnde taken die men op zich neemt. Taken staan in relatie tot het be
oogde doel. Derhalve zullen bij een beperkt doel de taken ook beperkter zijn. Vergelijk
maar het takenpakket van een waterschap met dat van een gemeente. Van der Gouw on
derscheidt dit takenpakket van een waterschap, met name van polders, in drie deeltaken:
toezicht
beheer en onderhoud van waterstaatswerken
samenwerking met andere waterschappen of instellingen.
Om het toezicht te kunnen uitoefenen heeft men regels nodig die onderhouden moeten
worden: het waterschap stelt derhalve een keur vast of krijgt soms van een hoger water
schap een keur opgelegd.
Het bestuur 'schouwt' dan of de keur onderhouden wordt en maakt proces-verbaal op
bij overtreding: men schouwt dan dijken, wegen, watergangen etc. Betreft het bijv. een
dijkschap dan zal men vaak alleen maar de dijken schouwen.
Voor ontheffing van de keur heeft men een vergunning nodig, die we uiteraard weer in
het archief terugvinden.
Het waterschap heeft verder het beheer en onderhoud van diverse waterstaatswerken.
Niet elk waterschap heeft de in het schema genoemde waterstaatswerken. Een 'droog'
waterschap heeft meestal alleen maar wegen in beheer. Niet elk 'nat' waterschap heeft
polderwegen.
De archiefstukken zullen de neerslag vormen van het handelen van het waterschap, van
het behartigen van de taken van een bepaald waterschap.
[351]
