een andere variant is een hoogheemraadschap met een bepaalde taak zoals het Hoog
heemraadschap van Uitwaterende Sluizen in Kennemerland en Westfriesland dat pri
mair de taak van de peilbeheersing van het water te verzorgen heeft. De grondwetten
van 1814 en 1815 spreken dan ook van hoge en andere heemraadschappen, waterschap
pen, wateringen en polders.
De grondwet van 1848 spreekt eenvoudig over waterschappen. Toch blijven diverse be
namingen bestaan, ook in de latere wetgeving, zoals in de Archiefwet 1962 die spreekt
van waterschappen, veenschappen en veenpolders.
Welnu, ik ga hier uit van een waterschap (wat de taak ook is) als zelfstandig lichaam.
De eerste figuur: onderdeel van het lokale bestuur laat ik hier dus terzijde, tenzij men
een eigen administratie heeft gevoerd en zo een eigen archief heeft gevormd.
Betreffend archief is een grote chaos, een berg papier waar ik als archivaris orde in
moet brengen en vervolgens inventariseren. De werkwijze is zoals bij elk archief: eerst
een globale ordening en dan een verfijning via een beschrijvende inventarisatie.
Vraag voor deze dag was om deze inventarisatie dan te zien tegen de achtergrond van
het schema van Van der Gouw of provinciale inspectie Zuid-Holland, dat U hedenmor
gen reeds is uitgedeeld (zie bijlagen). De heer Sigmond heeft mij medegedeeld dat diver
se mensen moeilijkheden hebben met dit schema, vooral in andere provincies. Mijn ei
gen ervaringen gaan wel niet verder dan mijn werkzaamheden in Zuid- en Noord-
Holland, maar toch kan ik zeggen op grond van deze ervaringen dat dit schema, goed
geïnterpreteerd, zeer wel bruikbaar is voor inventarisatie van waterschapsarchieven
maar ook steun kan geven voor inventarisatie van andere overheids- en zelfs soms parti
culiere archieven.
Zoals bij elk archief zullen we ook bij waterschapsarchieven twee hoofdgroepen krij
gen:
Stukken van algemene aard
Stukken betreffende bijzondere onderwerpen
De eerste groep is duidelijk:
Notulen
Registers van ingekomen en uitgaande stukken
Ingekomen en minuten van uitgaande stukken
Publikaties of bekendmakingen (als collectie bewaard)
Akten (repertoires)
Jaarverslagen.
Over de ingekomen en minuten van uitgaande stukken even het volgende. Ik heb wel
eens de indruk dat men vrij snel tot de conclusie komt dat deze katagorie stukken chro
nologisch geordend zijn, ook al ontbreekt elke agenda en zijn de stukken niet inge
schreven. Het feit dat men dan vaak de belangrijkste zaken (rekeningen, keuren, ver
gunningen etc) er wel, soms onvolledig, uit heeft gehaald en in afzonderlijke mapjes
heeft bewaard en heel de rest, soms ongeopend, maar op een hoop heeft gelegd zijn
m.i. eerder zoveel aanwijzingen dat er géén bepaalde ordening in de stukken zit. Het is
natuurlijk vrij gemakkelijk te zeggen dat de stukken chronologisch werden aangetrof-
[348]
fen (na eventueel rechttrekken van een paar kleine verstoringen) maar dat gaat m.i. veel
te ver. Alléén indien het onomstootbaar vaststaat dat de administratie de stukken chro
nologisch heeft geordend, bijv. via het register van ingekomen en uitgaande stukken,
kan men berusten in deze volgorde. In de meeste gevallen is dat echter onmogelijk en
vind ik het noodzakelijk er wel een ordening in te brengen, na vernietiging van de daar
voor in aanmerking komende stukken (ook achteraf een ingreep in de administratie).
Bij Van der Gouw heb ik geleerd deze zogenaamde chronologische reeksen uit elkaar te
gooien: grote rubrieken, specificatie naar behoefte. Houd het restant van stukken 'al
gemeen' zo klein mogelijk indien dit onvermijdbaar is.
Ik ga er dus van uit dat de correspondentie niet of alleen globaal op jaar ligt, zonder ne
veningangen: geen enkel bewijs dat de administratie deze ordening zó heeft bedoeld.
Hoe hier dan enige structuur in te brengen?
Voor elk archief, zeker een overheidsarchief, maar meestal ook voor een particulier ar
chief als een vereniging, stichting etc. geldt dat we vier grote hoofdonderdelen krijgen
betreffende bijzondere onderwerpen:
Bestuursinrichting
Bestuur
Hulpmiddelen voor de uitvoering van de taak
Uitvoering van de taak/taken
Indien men deze vier facetten goed op zich laat inwerken zal heel veel duidelijk worden.
Globaal zal dit schema ook in een goed opgezet registratuurplan terug te vinden moeten
zijn. De code VNG bijv. geeft de eerste drie onderdelen onder .07 en .08. Eveneens de
code van de Unie van Waterschappen. De uitvoering van de taken is dan alles wat na
deze .07 en .08 volgt.
Nu iets aan de hand van genoemd schema over deze vier onderdelen afzonderlijk.
Bestu ursinrich ting.
Is het te inventariseren waterschap een zelfstandig waterschap of een zgn. inliggend wa
terschap? In dit laatste geval kunnen er bindende reglementen zijn van hogere water
schappen, ik denk bijv. aan de polders in Rijnland, de Krimpenerwaard etc. Ook kan
het zo zijn, dat een regionaal of groot waterschap, belast met één taak toch voorschrif
ten geeft: bijv. Uitwaterende Sluizen in Kennemerland en West-Friesland.
Met de reglementen van deze hogere waterschappen opent men dit inventarisonderdeel;
daarna het algemeen polderreglement, geldig voor heel de provincie, gevolgd door het
eigen polderreglement, meestal voorzien van een schetskaart, eventueel grens
bepaling/grenswijziging.
Alleen indien er geschillen zijn over bestuurszaken worden die hier geplaatst. Stukken
betreffende geschillen over personeelszaken of andere kwesties worden onder de betref
fende rubrieken geplaatst.
Stukken betreffende opheffing/samenvoeging sluiten dit onderdeel.
Bij de huidige grote samenvoegingscomplexen van de laatste jaren zal men betreffende
deze samenvoeging vaak dezelfde stukken aantreffen. Mijns inziens verdient het daar
om dan ook aanbeveling bij inventarisatie het totale complex van alle samengevoegde
waterschappen ineens te inventariseren en in een verzamelinventaris (ev. meerdere de-
[349]
