overheden na verloop van een paar jaar niet meer nodig als bewijsstuk van hun hande
len of van rechten en verplichtingen van burgers. De informatie heeft dan uitgediend.
De gegevens zijn verouderd of door nieuwe vervangen. Het informatiebestand moet
van deze ballast ontdaan worden om nog wel waardevolle informatie toegankelijk te
houden. Het is dan ook de praktijk van het archiefbeheer, zowel in ons land als in het
buitenland, het archief te behouden nadat daaruit geselecteerd is wat niet op langere
termijn bewaard moet blijven. Bij die selectie wordt gekeken naar de taak van het be
treffende overheidsorgaan en de verhouding tot andere overheidsorganen. Hierbij
dient ook gelet te worden op doublures in de overheidsadministraties: begrotingen en
rekeningen van gemeenten en waterschappen zijn ook bij de provincie aanwezig.
Uiteraard moet bij de selectie rekening gehouden worden met het blijvend belang van
de gegevens voor de overheid, voor de recht- en bewijszoekende burger en het histo
risch onderzoek.
Voor de vernietiging van overheidsarchiefbescheiden geeft het Archiefbesluit proce-
dure-regels. Bescheiden, die voor vernietiging in aanmerking komen, worden omschre
ven in lijsten, vastgesteld door de Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur
samen met de minister die verantwoordelijk is voor het overheidsorgaan om welks ar
chieven het gaat. De Archiefraad moet over elke ontwerplijst advies uitbrengen. Bij het
vaststellen van de lijsten worden de door de Kroon vastgestelde algemene richtlijnen
van 19 mei 1972 in acht genomen. Deze algemene richtlijnen bevatten onder meer het
voorschrift van 'driehoeksoverleg'. Aan het ontwerpen van een vernietigingslijst moet
worden deelgenomen door:
1deskundigen ten aanzien van de taak van het overheidsorgaan waaronder de in de
lijst omschreven archieven berusten;
2. deskundigen ten aanzien van het beheer van die archieven;
3. de algemene rijksarchivaris.
Archiefbescheiden die nog niet in lijsten zijn omschreven kunnen worden vernietigd vol
gens de procedure van de zogenaamde incidentele vernietiging. Voor bescheiden van wa
terschappen na advies van de archivaris van het waterschap, indien deze is benoemd, en
van de algemene rijksarchivaris, gehoord degene, die met de inspectie van deze beschei
den is belast, of in afwijking van deze adviezen met machtiging van de minister.
Een derde punt dat bij de vernietiging van archiefbescheiden aan de orde komt, is de
mogelijkheid van de vervanging van archiefbescheiden door andere informatiedragers.
Archiefbescheiden, welke in vernietigingslij sten zijn omschreven kunnen eerder dan de
daarvoor gestelde termijn worden vernietigd, indien daarvan eerst reprodukties zijn ge
maakt. Deze reprodukties treden derhalve in de plaats van de originele bescheiden.
Terugkomend op de vernietiging van archiefbescheiden van waterschappen mag in her
innering worden gebracht dat de eerste lijst, houdende opgaaf van voor vernietiging in
aanmerking komende stukken in de archieven van waterschappen, veenschappen en
veenpolders, als bedoeld in artikel 5 van het Koninklijk besluit van 7 oktober 1919 S No.
596 werd vastgesteld bij beschikking van de Minister van Waterstaat d.d. 11 juni 1920.
Deze lijst werd vervangen door de thans geldende lijst vastgesteld bij beschikking van
de Ministers van Verkeer en Waterstaat en van Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen
van 31 december 1954/18 april 1955.
De afgelopen jaren is een nieuwe ontwerplijst op initiatief van de Unie van Waterschap
pen ontworpen. Het voorgeschreven driehoeksoverleg daarover is vrijwel afgerond,
waarna het ontwerp ter vaststelling zal worden voorgelegd aan de betreffende be
windslieden nadat daarover advies zal zijn uitgebracht door de Archiefraad.
Het ontwerp van de nieuwe lijst van voor vernietiging in aanmerking komende beschei
den van na 1850 in archieven van waterschappen zal binnen afzienbare tijd de huidige
lijst van 1954/55 gaan vervangen. Door de nieuwe lijst wordt de vernietiging van een
groter aantal bescheiden mogelijk gemaakt. De lijst heeft vooral betrekking op beschei
den betreffende de routinematige uitvoering van de waterschapstaken.
Bescheiden die voorschriften inhouden (algemene of bijzondere reglementen, keuren
en andere verordeningen dan wel de totstandkoming of wijziging ervan) zijn nimmer
begrepen in de omschrijvingen van deze lijst.
De lijst is ook niet van toepassing op bescheiden die een samenvatting vormen van gege
vens, zoals bijvoorbeeld jaarverslagen, overzichten en statistieken en evenmin op be
scheiden, houdende gegevens die het gevoerde beleid karakteriseren.
Het ontwerp is verdeeld in twee hoofdstukken:
A. met algemene omschrijvingen van categorieën van bescheiden van algemene aard,
die voor vernietiging in aanmerking komen;
B met een systematische aanduiding van de overige voor vernietiging in aanmerking
komende bescheiden.
Hoofdstuk A heeft een grote mate van overeenstemming met een dergelijk onderdeel
van het ontwerp van de nieuwe lijst voor de gemeente, die daarvoor zeg maar model
heeft gestaan. Daarin worden bescheiden aangegeven die bij de verschillende onderwer
pen van de systematische indeling van hoofdstuk B aangetroffen kunnen worden. Om
herhalingen te voorkomen zijn deze afzonderlijk beschreven. Deze keuze is in hoofd
zaak beperkt tot die, welke door hun hoeveelheid het eerst voor vernietiging in aanmer
king komen. De indeling van hoofdstuk B is geschied aan de hand van de Code voor de
ordening van de archieven van de waterschappen, uitgegeven door de Unie van Water
schappen, 4e druk 1979.
De lijst is van toepassing op bescheiden, ontstaan na 1850. Vernietiging van niet-
genoemde bescheiden of van bescheiden ontstaan vóór 1851, is slechts mogelijk met
toepassing van artikel 3, vierde lid, van het Archiefbesluit.
Uiteraard geldt de lijst zowel voor bescheiden van de bestaande waterschappen als van
opgeheven waterschappen.
Met nadruk wil ik er op wijzen, dat de lijst een machtiging geeft tot vernietiging van de
daarin aangegeven stukken, doch geen enkele verplichting tot vernietiging geeft.
De vernietiging betreft steeds de originele stukken.
Kopieën, dubbelen en afschriften van deze stukken behoeven derhalve niet gedurende
de desbetreffende voorgeschreven termijnen te worden bewaard; zij kunnen onmiddel
lijk worden vernietigd met uitzondering van de gevallen, waarin de originelen ontbre
ken, dan wel op dubbelen aantekeningen zijn geplaatst, welke op het origineel niet
voorkomen, maar wel van belang zijn voor de afhandeling van de zaak.
Met bovengenoemde rede werd het ochtendgedeelte van de studiedag afgesloten. Ver-
[345]
[344]
