Achter de beschrijvingen volgt nog de datering en een hoeveelheidsaanduiding. Een be
scheiden inleiding, bevattende onder andere gegevens omtrent de geschiedenis en regle
mentering van het orgaan alsmede de structuur van het archief, is zeker op zijn plaats.
Ontbreken noodzakelijke neveningangen, dan moet de inventaris daarmee worden aan
gevuld. Het fiche-doorschrijfsysteem kan hiertoe veel meer benut worden dan thans het
geval is. Registratoren van waterschappen die hun gecodeerde archief willen inventari
seren kunnen zich voor de benodigde begeleiding wenden tot de provinciale inspectie
der archieven in hun provincie. De cursus Voortgezette Vorming Archiefbeheer van de
S.O.D. is in dit verband zeer aanbevolen.
Vernietiging van archiefbescheiden uit waterschapsarchieven
Vervolgens werd het woord gevoerd door de heer J. M. de Graaff, voormalig directeur
van de Unie van Waterschappen te Den Haag. Bij deze de tekst van de door hem ge
houden inleiding:
Het lijkt een goed initiatief van de Rijksarchiefschool een afzonderlijke studiedag te
wijden aan de verzorging van waterschapsarchieven. In ieder geval blijkt daarvoor gro
te belangstelling aanwezig. Dit in schrille tegenstelling tot de praktijk van de archief-
zorg van besturen en ambtenaren van de zeer talrijke, vooral kleinere waterschappen
van een halve eeuw geleden. Dit vormde mede aanleiding voor de Overijsselse Water-
schapsbond om de verzorging van de waterschapsarchieven aan de orde te stellen in de
ledenvergadering van 25 mei 1935 aan de hand van een inleiding van dr. W. J.
Formsma, inspecteur der gemeente- en waterschapsarchieven voor de provincie Over
ijssel Deze bepleitte een betere methode van ordening door middel van toepassing van
het dossierstelsel met gebruikmaking van een decimaal opgezet plan van ordening van
deze dossiers. Een en ander leidde tot een onderzoek van de Unie van Waterschapsbon
den van de vraag of het mogelijk en gewenst was, evenals voor de gemeenten, een uni
form registratuurplan te ontwerpen, dat toegepast kan worden voor alle, of alleen voor
de meer belangrijke waterschapsadministraties. De daarvoor ingestelde commissie
kwam onder meer tot de conclusie dat een algemeen registratuurstelsel voor de water
schappen, ook voor de kleinere, mogelijk en gewenst was.
Het Uniebestuur is op grond daarvan overgegaan tot de oprichting van een registra
tuurbureau. Dit bureau, geleid door een commissie, bijgestaan door de heer P. Noor
denbos, directeur van het Registratuurbureau van de Vereniging van Nederlandse Ge
meenten, kwam in 1936 gereed met de Code voor de archiefverzorging der administra
tie van de waterschappen. Met ingang van 1 januari 1937 stond voor de waterschappen
toetreding tot het 'bureau' open. De leiding van het registratuurbureau werd toever
trouwd aan de heer W. H. van Ulsen, chef van de administratieve dienst van het Hoog
heemraadschap van Delfland. Van diens hand verscheen in 1943 het bekende gele boek
je over de verzorging van de archieven der waterschappen. Hij bezocht de aangesloten
waterschappen, gaf voorlichting over dossiervorming, te gebruiken materiaal en hulp
middelen en de toepassing van de code. Periodiek kwam hij terug om de resultaten in
ogenschouw te nemen en gerezen vragen te bespreken.
In 1951 mocht ik het werk van Van Ulsen als landelijk registrator overnemen. Het re-
gistratuurbureau was inmiddels geïncorporeerd als afdeling registratuur in het Uniebu
reau dat in 1949 was gevestigd aan de Parkstraat in Den Haag.
De Uniecode is van tijd tot tijd herzien. De jongste editie is van 1979.
Na deze introductie van de waterschappen en hun landelijke organisatie, de Unie van
Waterschapsbonden, die in 1969 werd gereorganiseerd tot de Unie van waterschappen,
wil ik gaarne ingaan op het door mij te behandelen onderwerp: de vernietiging van
daarvoor in aanmerking komende bescheiden in waterschapsarchieven.
Een dergelijke aanduiding van een onderdeel van de archiefzorg klinkt wat negatief en
wel in het bijzonder voor degenen die met zoveel zorg voor het ontstaan en de bewaring
van diezelfde bescheiden hun krachten hebben ingezet. Wat nuchter mogen we wellicht
constateren dat deze bescheiden geen doel op zichzelf vormden, doch een middel om
een ander doel te dienen: het doelmatig functioneren van het waterschap.
Een meer positieve benadering van het facet van de vernietiging van archiefbescheiden
treffen we aan in de inleiding op de Uniecode en wel onder hoofdstuk 4:
'Voorwaarde voor het ongestoord functioneren van een registratuur is de verwijdering
van al datgene, dat daarin niet beslist noodzakelijk is'.
Het grote belang van de zorg van overheidsarchieven werd reeds onderkend door de
wetgever met de totstandbrenging van de Archiefwet 1918, later vervangen door die van
1962.
Duidelijk stelt artikel 2, lid 1, van de Archiefwet 1962: de overheidsorganen zijn ver
plicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede en geordende staat te bewa
ren.
Het bewaren is dus de taak van de overheidsorganen; niet het vernietigen. Dit is dan
ook volkomen in overeenstemming met de functies van overheidsarchieven, te weten:
- het zijn van bewijsstuk van het handelen van de overheid;
- het voorzien in een zeer groot deel van de informatiebehoefte van het overheids
bestuur;
- het zijn van instrument waarmee de overheid opereert;
- het documenteren van rechten en belangen van de burgers.
Kort samengevat het dienen als basis voor het functioneren van de overheid en voor de
recht- en bewijszoekende burger.
Er is nog een derde functie die archieven kunnen vervullen, mits de overheid ze voor de
burger openstelt, namelijk de politieke emancipatie. Tenslotte vormen archieven een
voorname bron voor de geschiedenis en aldus een vitaal onderdeel van het culturele erf
goed van een natie.
Voldoende redenen om de bewaring en de bescherming van de overheidsarchieven wet
telijk te waarborgen.
Even vanzelfsprekend is de zorg voor de toegankelijkheid, de ordening en de registratie
van de archiefbescheiden en tenslotte de verwijdering of vernietiging van al datgene,
dat daarin niet beslist noodzakelijk is.
Als we alles zouden bewaren, wat de overheid aan informatie ontvangt en zelf produ
ceert, zou de bewaarplaats in korte tijd uitpuilen. Dit geldt in grote mate voor de ar
chieven van de algemene democratie, het rijk en zijn vele diensten en instellingen, van
de provincies en van de gemeenten. Een zeer groot deel van deze archieven hebben die
[342]
[343]
