De inventarisatie van het archief ingericht volgens de Code voor
de Ordening van de Archieven van de Waterschappen
Dit onderwerp werd ingeleid door de heer P. F. A. Vrolijk, wnd. hoofd van de afdeling
oud archief en bibliotheek van het Hoogheemraadschap van Delfland te Delft. Bij deze
de tekst van de door hem gehouden inleiding (in samengevatte vorm):
De Unie van Waterschapsbonden is met het ontwerpen van een uniform decimaal geco
deerd registratuurplan begonnen op initiatief van de Overijsselse Waterschapsbond,
naar aanleiding van een lezing van de provinciaal inspecteur der archieven, Formsma.
De conclusie van de daartoe ingestelde commissie luidde, dat de waterschapsarchieven
een bonte verscheidenheid vertoonden; grote waterschappen volgden zelfstandig uitge
dachte systemen, terwijl kleine waterschappen in het geheel geen begrip voor documen
tatie hadden. Het ontwerpen van de code werd spoedig voltooid; sedert 1 januari 1937
traden - voornamelijk grotere - waterschappen toe tot het voor dat doel opgerichte Re
gistratuurbureau. Eerdere pogingen een registratuurstelsel in te voeren - buiten de
Unie - hadden geen navolging gevonden.
Het doel van de archiefcode, nazaat van de in 1876 ontworpen Decimal Code Classifi
cation van P. Otlet (in 1908 door J. A. Zaalberg uitgewerkt in zijn 'Decimale index', de
latere Code VNG) was een uniform registratuurplan, ter vereenvoudiging van de admi
nistratie. Deze eenheid van archief-systeem achtte men terecht een algemeen water-
schapsbelang.
Gelet op het bovenstaande mag men verwachten dat er rond 1937 (of bij een latere da
tum van invoering) een scheiding optreedt met het oudere aanwezige archief. Hoewel
het codestelsel uitdrukkelijk bedoeld was voor de toekomst, is er op ruime schaal terug
gewerkt. De eerdere ordeningsstelsels - voorzover daar al sprake van was - waren zozeer
in verval, dat zondigen tegen de archivistische regels in dit opzicht verleidelijk was.
Het grootste blok dat wij doorgaans ter inventarisatie zullen aantreffen behelst de peri
ode 1937-1980. Rond dit laatste jaar hebben alle weldenkende registratoren hun ar
chief, wegens de invoering van de 4e druk van de code, afgesloten. De systematiek en
codegetallen van deze herziene code zijn, ten behoeve van een betere aansluiting op de
code van de VNG, ingrijpend gewijzigd. Enkele grote waterschappen zullen hun archief
in blokken van tien jaar overbrengen naar de archiefbewaarplaats. Bij inventarisatie
dienen deze blokken over een grotere periode te worden samengevoegd.
In de praktijk zijn het vooral de archivarissen die inventariseren; registratoren hebben
bij een rechtstreeks toegankelijk registratuurstelsel weinig behoefte aan een beschrij
vende inventaris. Inventarisatie geschiedt bovendien zelden afzonderlijk van het oud
archief. De gemiddelde archivaris heeft weinig begrip voor de systematiek van het geco
deerde stelsel. In plaats hiervan gebruikt hij zowel voor het oude als voor het gecodeer
de archief veelal een bij de provinciale inspectie der archieven in Zuid-Holland ontwor
pen archiefschema. (Zie bijlagen).
De kwaliteit van het gecodeerde archief verschilt van waterschap tot waterschap. Het
registratuurstelsel gaat uit van een zaaksgewijze ordening. Onderwerpsgewijze opber
ging is derhalve uit den boze. Fouten in het stelsel sluipen o.a. door het aanleggen van
te veel oneigenlijke 'verzameldossiers'. De archivalia zijn de neerslag van de bestuurs-
handelingen (zaken), geordend volgens het gezichtspunt van het bestuur. Een zaak kan
uiteraard wel bestaan uit meerdere onderwerpen.
Een tweede punt dat vaak wordt nagelaten is het aanleggen van neveningangen op het
archief. Men denke hierbij aan de toegankelijkheid van bijvoorbeeld vergunningen.
Een ander stiefkind binnen het stelsel is de, reeds bij de invoering van 1937 verplicht
gestelde, dossier-inventaris. Juist deze (losbladige) dossier-inventaris kan een goed
voorstadium zijn van een beschrijvende inventaris, zoals de archivarissen die kennen.
Meestal zijn het echter summiere lijsten van afgevoerde mappen, soms ook van de
bestaande dossiers. Een goede dossier-inventaris bevat:
- het codegetal met rubrieksomschrijving;
- een omschrijving van de zaak (niet het onderwerp), waarin de handeling en het
gezichtspunt van het bestuur duidelijk tot uiting komt;
- een opgave van de jaren waarin de zaken zich afspelen;
- een vermelding van de verblijfplaats van de dossiers (magazijnnummer);
- event, aantekening omtrent vernietiging.
Bij het maken van een beschrijvende inventaris, al of niet op basis van een dossier
inventaris, moet de aandacht vooral uitgaan naar de redaktie van de beschrijvingen van
de aanwezige archiefbestanddelen (stukken of dossiers in enge zin). Bij een volledig
dossier kan men de redaktionele beschrijving aanvangen met 'Stukken betreffende', ge
volgd door de zaakomschrijving. Wij mogen dan alle soorten stukken verwachten aan
gaande een bepaalde zaak: besluiten, brieven, vergunningen, rapporten, tekeningen,
begrotingen enz. Zijn de stukken beperkter van aard, dan beschrijve men deze zo speci
fiek mogelijk. Ontbreken essentiële stukken, zoals tekeningen, dan moet dat uit de be
schrijving of uit een toegevoegd N.B. blijken. Wij maken de inventaris niet alleen voor
onszelf (registrator/archivaris) maar voor iedere geïnteresseerde. De archieven worden
immers te zijner tijd wettelijk openbaar bij overbrenging naar de archiefbewaarplaats.
De beschrijvingskunst is het moeilijkste onderdeel van het vak archivistiek, al krijgt de
systematiek van de inventaris relatief meer aandacht.
De uitgebreide systematiek van de code wordt bij de inventarisatie door archivarissen
meestal volledig verlaten; men ontwikkelt een van de code afgeleide systematiek of een
geheel andere. Dit leidt tot een diversiteit van archiefschema's. Uit een oogpunt van
uniformiteit is dit betreurenswaardig. De code wordt enerzijds te fijnmazig gevonden,
anderzijds te weinig onderverdeeld. De gehele waterstaat beslaat eigenlijk slechts drie
hoofdstukken; de paragraaf 'wateren, watergangen' één bladzijde.
Er leeft ook kritiek op afzonderlijke hoofdstukken, zoals personeel, financiën en eigen
dommen, alsmede op de interpretatie van de begrippen zorg, beheer en toezicht. Toch
moet het mogelijk zijn op verantwoorde wijze de systematiek van de code bij de inven
tarisatie te handhaven.
De codegetallen kan men, indien men dat wenst, plaatsen vóór de beschrijvingen; de
rubrieksbenamingen worden uiteraard ook opgenomen. Laat men de codenummers
weg, dan mag men de verfijnde rubricering niet verstoren door binnen de hoofd
rubrieken een chronologische orde ten aanzien van de dossiers in te voeren; dat kan
eerst onder de kleinste onderverdeling. Zogenaamde 'geheime systematieken' zijn
voorts uit den boze.
[340]
[341]
