BIJLAGE
Resolutie van de staatssecretaris van financiën d.d. 26 augustus 1981, nr. 581-11707, inzake het
archiveren op microfilm
1. In artikel 54 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen alsmede in artikel 6, derde lid, van
het Wetboek van Koophandel, wordt aan de in dat artikel bedoelde personen een bewaarplicht
opgelegd voor tien jaren, voor zover het betreft boeken en andere bescheiden die betrekking
hebben op hun bedrijf of zelfstandig uitgeoefende beroep. In een aantal gevallen wordt de na
leving van deze bepaling, in verband met het daaruit voortvloeiende beslag op archiefruimte,
als bezwaarlijk ervaren.
2. Mede door de technische ontwikkelingen op het gebied van de micrografie en de prijsontwik
keling van de daarvoor benodigde apparatuur, wordt het uit een oogpunt van doelmatig be
drijfsbeheer steeds aantrekkelijker gebruik te maken van de op dat terrein bestaande
mogelijkheden. In verband daarmede wordt van de zijde van het bedrijfsleven aangedrongen
op het treffen van een regeling welke het mogelijk maakt binnen de termijn van tien jaren tot
vernietiging van bescheiden over te gaan, nadat deze op microfilm zijn vastgelegd.
3. Bij de beoordeling van de vraag of archivering op microfilm, met de daarmee gepaard gaande
vernietiging van de op microfilm vastgelegde bescheiden, wat betreft de belastingheffing aan
vaardbaar is, dient te worden uitgegaan van de in het algemeen te stellen eis dat de gegevens
betrouwbaar, volledige en duidelijk op microfilm worden vastgelegd en dat raadpleging van
de microfilm geen grotere moeilijkheden met zich mee mag brengen dan bij het raadplegen
van de originele bescheiden het geval is.
Indien aan deze voorwaarden - welke hieronder nader zijn uitgewerkt - wordt voldaan, acht ik
in beginsel geen overwegende bezwaren aanwezig tegen het vervangen van boeken en beschei
den door microfilms na twee jaar. Zulks geldt mede indien de overbrenging op microfilm
plaatsvindt door tussenkomst van een servicebureau.
4. In verband met het voorgaande ben ik voornemens de totstandkoming te bevorderen van een
wettelijke voorziening welke, onder nader te stellen voorwaarden, afwijking van artikel 54 van
de Algemene wet inzake rijksbelastingen mogelijk maakt.
In afwachting van de totstandkoming van een wettelijke voorziening heb ik, ter tegemoet
koming aan de in de praktijk bestaande bezwaren tegen het onverkort handhaven van het be
paalde in voormeld artikel 54 ten aanzien van stukken welke op microfilm zijn overgebracht,
aanleiding gevonden wat betreft de belastingheffing de volgende regeling te treffen. Voor zo
ver mogelijk vindt deze regeling overeenkomstige toepassing voor wat betreft de invoerrechten
en accijnzen.
5. De inspecteur der directe belastingen dan wel der vennootschapsbelasting, in wiens ambtsge
bied de belanghebbende woont of gevestigd is, kan op grond van een daartoe strekkend ver
zoek van belanghebbende, nadat hij daaromtrent met zijn ambtgenoten van de invoerrechten
en accijnzen en van de omzetbelasting overleg heeft gepleegd en nadat hij te dier zake advies
heeft ingewonnen van de Rijksaccountantsdienst tot nader order en onder nader te stellen
voorwaarden, volgens het hierbijgaande model goedkeuren dat de originele, op een bedrijf of
beroep betrekking hebbende boeken en andere bescheiden, nadat zij op microfilm zijn overge
bracht, niet gedurende tien jaren maar slechts gedurende twee jaren worden bewaard. In zijn
verzoek dient belanghebbende nauwkeurig aan te geven welke originele boeken en andere be
scheiden hij wenst te vernietigen. Indien vorenbedoelde inspecteur meent te moeten afwijken
van het terzake door de Rijksaccountantsdienst uitgebrachte advies, pleegt hij daarover over
leg met de ambtenaar door wie het advies is uitgebracht. Indien de inspecteur der directe
[308]
belastingen dan wel der vennootschapsbelasting met zijn ambtgenoten van de invoerrechten
en accijnzen en van de omzetbelasting niet tot een eensluidend oordeel kan komen over een
voorliggend verzoek, dient het verzoek te worden voorgelegd aan het Ministerie (Directie Al
gemene Fiscale Zaken). In geval een verzoek tot toestemming om binnen een termijn van tien
jaren tot vernietiging van op microfilm overgebrachte boeken en bescheiden te mogen over
gaan wordt gericht aan de inspecteur der invoerrechten en accijnzen, dan wel van de omzetbe
lasting, draagt deze, na daaromtrent overleg te hebben gepleegd met zijn ambtgenoot der di
recte belastingen of vennootschapsbelasting, het verzoek aan deze ter beslissing over.
Alvorens de inspecteur de gevraagde goedkeuring verleent, dient de belanghebbende hem (het
ontwerp van) een voor diens personeel bestemde schriftelijke instructie te overleggen, waaruit
naar het oordeel van de inspecteur voldoende blijkt van waarborgen voor de voldoening aan
de eerdervermelde eisen inzake betrouwbaarheid en raadplegingsmogelijkheden. In geval van
een latere wijziging in die instructie dient de belanghebbende een afschrift van de gewijzigde
tekst aan de inspecteur te overleggen. De instructie dient voorschriften te bevatten omtrent het
volgende:
1° de microverfilmingsprocedure;
2° de bewaring van de microfilm;
3° een regeling inzake de vernietiging van de gemicrofilmde bescheiden.
Ad 1" De microverfilmingsprocedure.
a. Er dienen voor het met microverfilming belaste personeel voorschriften te zijn
welke behelzen dat alle voor microverfilming bestemde bescheiden ook werkelijk op micro
film worden overgebracht en dat de microverfilming op zodanige ordelijke wijze gebeurt, dat
de controle ten dienste van de belastingheffing niet moeilijker wordt dan wanneer de originele
bescheiden nog aanwezig zouden zijn.
b. Tevens dienen er voor het onder a. bedoelde personeel voorschriften te zijn met
betrekking tot het juiste gebruik van de apparatuur, alsmede ten aanzien van de controle op
volledigheid en goede kwaliteit (met name duidelijkheid) van de filmbeelden.
c. Van de uitvoering van de onder a en b genoemde werkzaamheden dient te blij
ken uit een door de ter zake verantwoordelijke functionaris op te maken en te ondertekenen
verslag.
Ad 2° De bewaring van de microfilm.
a. De microfilms moeten doelmatig worden opgeborgen en er moeten voldoende
waarborgen zijn voor beveiliging tegen brand (brandvrije, althans brandvertragende kast) en
andere calamiteiten.
b. Om waarborgen te hebben voor de volledigheid van het microfilmarchief dienen
voorschriften gegeven te worden met betrekking tot het afgeven en terugontvangen van micro
films. Deze voorschriften dienen te behelzen wie bevoegd is tot het opvragen van microfilms
en het eventueel aanmaken van kopieën, alsmede wie bevoegd is tot het afgeven van micro
films.
Ad 3° De regeling inzake de vernietiging van de gemicrofilmde bescheiden
a. Vernietiging van gemicrofilmde bescheiden dient niet eerder plaats te vinden dan
op het tijdstip waarop alle aan de verwerking van die bescheiden verbonden administratieve
handelingen zijn verricht en alle op de bescheiden te stellen aantekeningen (bijvoorbeeld bij
gebruikmaking van een blokstempel) zijn geplaatst.
b. Alvorens tot vernietiging wordt overgegaan, moet de verantwoordelijke functio
naris zich ervan kunnen vergewissen dat alle in het onder 1 letter c.bedoelde verslag voor de
microverfilming benodigde werkzaamheden naar behoren zijn verricht.
[309]
